Nutzer hinzufügen
Sobald du dein Unternehmen in absentify eingerichtet hast, ist es an der Zeit, deine Benutzer hinzuzufügen!
Indem Administratoren Benutzer einfach einbinden und verwalten können, ermöglicht absentify eine effiziente Zusammenarbeit, reduziert administrativen Aufwand und gewährleistet eine genaue Aufzeichnung von Mitarbeiterabwesenheiten, was letztendlich zu einem produktiveren und besser organisierten Arbeitsplan führt.
Das Hinzufügen von Nutzern kann entweder einzeln oder durch Import erfolgen. Admin-Benutzer sind die einzigen, welche ihr Team vergrößern können, bzw. die Option haben Nutzer hinzufügen zu können.
Benutzer werden über das folgende Menü hinzugefügt:
Einstellungen > Benutzer > Einen neuen Benutzer einladen
Das Formular "Einen neuen Benutzer einladen" wird angezeigt. Jetzt musst du nur noch alle benötigten Daten des Benutzers eingeben und auf speichern klicken.
Denke daran, dass vor Abschluss der Registrierung alle Benutzer standardmäßig auf inaktiv gesetzt werden. Du musst den Benutzer später manuell auf aktiv setzen, um ihm eine Einladung zu senden.
Das gibt den Administratoren Zeit, das Profil des Benutzers anzupassen, wie zum Beispiel Zulagen, Genehmiger, Abteilung usw. zu aktualisieren. Wenn du bereit bist, den Benutzer zur App einzuladen, gehe einfach in die Profil-Einstellungen und schalte den Toggle an für Aktiver Benutzer.
Lese weiter, um mehr über die Aktivierung von Benutzern zu erfahren.
Um die Benutzern Zugriff auf absentify zu gewahren, muss du alle Benutzern aktivieren, indem du zu Einstellungen > Benutzer > Bleistiftsymbol hinter dem Benutzer.
Von hier aus, kannst du bei Aktiver Benutzer, der Toggle einschalten.
Wenn der Benutzer noch nicht aktiviert wurde, erhält er beim Anmeldeversuch die folgende Meldung.
Kurz darauf wird eine Einladung an die eingetragene E-Mail versendet. Wichtig ist, dass es sich um die E-Mail des Microsoft-Kontos des Benutzers handelt.
Die Abteilung wird so zugewiesen, wie er auch in der Unternehmensstruktur zugewiesen wird.
Du musst auch jedem Benutzer einen Feiertagskalender hinzufügen, z. B. er arbeitet für dein Unternehmen in einem anderen Land, dann kannst du ihm den Kalender des Lands eintragen, in dem er arbeitet.
Datum des Beginns der Beschäftigung, mit dem Feld kannst du bestimmen, wann dein neuer Benutzer seinen ersten Arbeitstag hat.
Jährliches Kontingent (aktuelles Jahr) wird automatisch berechnet mit dem Jahreskontingent welches in der Abteilung hinterlegt ist und dem Datum des Beginns der Beschäftigung. Es ist ein Vorschlag von absentify und kann beliebig geändert werden. Für die Folgejahre wird das Kontingent aus der Abteilung genommen.
Alle gewünschte Benutzer können auch in einem bulk upload eingeladen werden mit dem Feature Benutzer importieren.
Zunächst empfehlen wir die Aktualisierung der bestehenden Abteilungen in der Firma sowie der Feiertage, die dein Unternehmen betreffen.
Die Verwaltung der Abteilungen lässt sich leicht mit den in diesem Artikel beschriebenen Schritten erreichen, und das Anlegen von Feiertagen kann nach diesen Anweisungen erfolgen.
Sobald du die notwendigen Abteilungen und Feiertage in absentify erstellt hast, wird die heruntergeladene Excel-Datei zum Importieren von Benutzern automatisch ausgefüllt, was einen einfacheren Upload ermöglicht!
Gehe zu Einstellungen > Benutzer > Benutzer importieren.
Von hier aus hat man die Möglichkeit, die Excel-Datei automatisch mit den Azure AD-Gruppen von Microsoft aufzufüllen, so dass man die Werte nicht mehr selbst ausfüllen muss.
Falls es so aussieht, wurde dieses Feature noch nicht eingeschaltet:
Um diese Feature aktivieren zu lassen, gehe zu Microsoft > Microsoft Integrations > und schalte der Toggle für Synchronisierung von Teams und Entra ID (Azure Active Directory) Gruppen ein.
Die Bearbeitung diese Gruppen kann abgerufen werden unter der Microsoft Admin Portal.
Gehe zu Teams und Gruppen > Aktiv Teams und Gruppen
Bei der Auswahl ein Gruppe, kann man der Mitgliedschaft bearbeiten:
Sobald du die gewünschte Gruppe gepflegt hast, wähle diese Gruppe aus der Gruppenliste in absentify aus und diese Benutzer werden automatisch zu dem Excel hinzugefügt.
Jetzt sollten deine Microsoft-Gruppen angezeigt werden:
Auf der Excel Datei, wenn du auf den Blatt "Abteilungen" drauf klickst, erscheint alle Abteilungen die du vorher in absentify angelegt hast. In der Spalte Abteilungen auf der erste Blatt kann man von dem Dropdown menu eine der Abteilungen auf dem zweiten Blatt auswählen. Dies gilt auf für die Feiertage.
Nachdem du zufrieden bist mit dem ausgewählten Mitarbeitereingabe, speichere dein Datei und lade es wieder in absentify hoch.
Nun werden alle Benutzern, die in der Excel eingetragen wurden hier angezeigt.
Denke daran, dass vor Abschluss der Registrierung alle Benutzer standardmäßig auf inaktiv gesetzt werden. Du musst den Benutzer später manuell auf aktiv setzen, um ihm eine Einladung zu senden.
Das gibt den Administratoren Zeit, das Profil des Benutzers anzupassen, wie zum Beispiel Zulagen, Genehmiger, Abteilung usw. zu aktualisieren. Wenn du bereit bist, den Benutzer zur App einzuladen, gehe einfach in die Profil-Einstellungen und schalte den Toggle an für Aktiver Benutzer.
Hier ist ein Beispiel einer E-Mail, die deine Mitarbeiter erhalten würden, um auf Absentify zugreifen zu können:
Nachdem du den Benutzer hinzugefügt hast, kannst du unter Benutzer > Stift hinter jedem beliebigen Benutzer jegliche Informationen zu ihm einfügen. Wie unter anderem den Geburtstag oder für den Benutzer einen zuständigen Genehmiger.
Zudem kannst du dann für jeden Benutzer einzeln, einen Zeitplan für deren Arbeitszeiten erstellen. Einfach und individuell.
Benutzer > Stift hinter Benutzer > Zeitplan > Neuer Arbeitsplan
Wenn das erfolgt ist, kannst du auch spontane Änderungen in den Arbeitsplänen einzelnen Benutzern vornehmen, falls sich die Arbeitszeit ändern sollte.
Benutzer > Stift hinter Benutzer > Zeitplan > Details > Neuer Arbeitsplan
Es ist wichtig, dass du deinen Zeitplan richtig einstellst, damit die Abzüge korrekt sind, wenn du deine Abwesenheit buchst.
Du kannst auch für Benutzer, welche im Ausland tätig sind, einen schon angefertigten Kalender hinzufügen. Welcher die gesetzlichen Feiertage beinhaltet. Dafür auf den schon eingestellten Kalender und in der Dropdown Liste werden dir die Kalender angezeigt.
Benutzer > Stift hinter Benutzer > Feiertagskalender
Neue Feiertags Kalender kannst du hinzufügen unter Einstellungen > Feiertage > Feiertage hinzufügen
Dort findest du Feiertage aus über 250 Ländern und 3000 Regionen.
Vergesse nicht auf die Taste Speichern unten rechts zu klicken!
Verwalten der Abteilungen
Gesetzliche Feiertage
Individuelle Benutzerrechte
Indem Administratoren Benutzer einfach einbinden und verwalten können, ermöglicht absentify eine effiziente Zusammenarbeit, reduziert administrativen Aufwand und gewährleistet eine genaue Aufzeichnung von Mitarbeiterabwesenheiten, was letztendlich zu einem produktiveren und besser organisierten Arbeitsplan führt.
Das Hinzufügen von Nutzern kann entweder einzeln oder durch Import erfolgen. Admin-Benutzer sind die einzigen, welche ihr Team vergrößern können, bzw. die Option haben Nutzer hinzufügen zu können.
Einzeln hinzufügen
Benutzer werden über das folgende Menü hinzugefügt:
Einstellungen > Benutzer > Einen neuen Benutzer einladen
Das Formular "Einen neuen Benutzer einladen" wird angezeigt. Jetzt musst du nur noch alle benötigten Daten des Benutzers eingeben und auf speichern klicken.
Denke daran, dass vor Abschluss der Registrierung alle Benutzer standardmäßig auf inaktiv gesetzt werden. Du musst den Benutzer später manuell auf aktiv setzen, um ihm eine Einladung zu senden.
Das gibt den Administratoren Zeit, das Profil des Benutzers anzupassen, wie zum Beispiel Zulagen, Genehmiger, Abteilung usw. zu aktualisieren. Wenn du bereit bist, den Benutzer zur App einzuladen, gehe einfach in die Profil-Einstellungen und schalte den Toggle an für Aktiver Benutzer.
Lese weiter, um mehr über die Aktivierung von Benutzern zu erfahren.
Benutzer aktivieren
Um die Benutzern Zugriff auf absentify zu gewahren, muss du alle Benutzern aktivieren, indem du zu Einstellungen > Benutzer > Bleistiftsymbol hinter dem Benutzer.
Von hier aus, kannst du bei Aktiver Benutzer, der Toggle einschalten.
Wenn der Benutzer noch nicht aktiviert wurde, erhält er beim Anmeldeversuch die folgende Meldung.
Kurz darauf wird eine Einladung an die eingetragene E-Mail versendet. Wichtig ist, dass es sich um die E-Mail des Microsoft-Kontos des Benutzers handelt.
Die Abteilung wird so zugewiesen, wie er auch in der Unternehmensstruktur zugewiesen wird.
Du musst auch jedem Benutzer einen Feiertagskalender hinzufügen, z. B. er arbeitet für dein Unternehmen in einem anderen Land, dann kannst du ihm den Kalender des Lands eintragen, in dem er arbeitet.
Datum des Beginns der Beschäftigung, mit dem Feld kannst du bestimmen, wann dein neuer Benutzer seinen ersten Arbeitstag hat.
Jährliches Kontingent (aktuelles Jahr) wird automatisch berechnet mit dem Jahreskontingent welches in der Abteilung hinterlegt ist und dem Datum des Beginns der Beschäftigung. Es ist ein Vorschlag von absentify und kann beliebig geändert werden. Für die Folgejahre wird das Kontingent aus der Abteilung genommen.
Benutzer importieren
Alle gewünschte Benutzer können auch in einem bulk upload eingeladen werden mit dem Feature Benutzer importieren.
Zunächst empfehlen wir die Aktualisierung der bestehenden Abteilungen in der Firma sowie der Feiertage, die dein Unternehmen betreffen.
Die Verwaltung der Abteilungen lässt sich leicht mit den in diesem Artikel beschriebenen Schritten erreichen, und das Anlegen von Feiertagen kann nach diesen Anweisungen erfolgen.
Sobald du die notwendigen Abteilungen und Feiertage in absentify erstellt hast, wird die heruntergeladene Excel-Datei zum Importieren von Benutzern automatisch ausgefüllt, was einen einfacheren Upload ermöglicht!
Los geht's!
Gehe zu Einstellungen > Benutzer > Benutzer importieren.
Von hier aus hat man die Möglichkeit, die Excel-Datei automatisch mit den Azure AD-Gruppen von Microsoft aufzufüllen, so dass man die Werte nicht mehr selbst ausfüllen muss.
Falls es so aussieht, wurde dieses Feature noch nicht eingeschaltet:
Um diese Feature aktivieren zu lassen, gehe zu Microsoft > Microsoft Integrations > und schalte der Toggle für Synchronisierung von Teams und Entra ID (Azure Active Directory) Gruppen ein.
Die Bearbeitung diese Gruppen kann abgerufen werden unter der Microsoft Admin Portal.
Gehe zu Teams und Gruppen > Aktiv Teams und Gruppen
Bei der Auswahl ein Gruppe, kann man der Mitgliedschaft bearbeiten:
Sobald du die gewünschte Gruppe gepflegt hast, wähle diese Gruppe aus der Gruppenliste in absentify aus und diese Benutzer werden automatisch zu dem Excel hinzugefügt.
Jetzt sollten deine Microsoft-Gruppen angezeigt werden:
Auf der Excel Datei, wenn du auf den Blatt "Abteilungen" drauf klickst, erscheint alle Abteilungen die du vorher in absentify angelegt hast. In der Spalte Abteilungen auf der erste Blatt kann man von dem Dropdown menu eine der Abteilungen auf dem zweiten Blatt auswählen. Dies gilt auf für die Feiertage.
Nachdem du zufrieden bist mit dem ausgewählten Mitarbeitereingabe, speichere dein Datei und lade es wieder in absentify hoch.
Nun werden alle Benutzern, die in der Excel eingetragen wurden hier angezeigt.
Denke daran, dass vor Abschluss der Registrierung alle Benutzer standardmäßig auf inaktiv gesetzt werden. Du musst den Benutzer später manuell auf aktiv setzen, um ihm eine Einladung zu senden.
Das gibt den Administratoren Zeit, das Profil des Benutzers anzupassen, wie zum Beispiel Zulagen, Genehmiger, Abteilung usw. zu aktualisieren. Wenn du bereit bist, den Benutzer zur App einzuladen, gehe einfach in die Profil-Einstellungen und schalte den Toggle an für Aktiver Benutzer.
Useransicht
Hier ist ein Beispiel einer E-Mail, die deine Mitarbeiter erhalten würden, um auf Absentify zugreifen zu können:
Nachdem du den Benutzer hinzugefügt hast, kannst du unter Benutzer > Stift hinter jedem beliebigen Benutzer jegliche Informationen zu ihm einfügen. Wie unter anderem den Geburtstag oder für den Benutzer einen zuständigen Genehmiger.
Zudem kannst du dann für jeden Benutzer einzeln, einen Zeitplan für deren Arbeitszeiten erstellen. Einfach und individuell.
Benutzer > Stift hinter Benutzer > Zeitplan > Neuer Arbeitsplan
Wenn das erfolgt ist, kannst du auch spontane Änderungen in den Arbeitsplänen einzelnen Benutzern vornehmen, falls sich die Arbeitszeit ändern sollte.
Benutzer > Stift hinter Benutzer > Zeitplan > Details > Neuer Arbeitsplan
Es ist wichtig, dass du deinen Zeitplan richtig einstellst, damit die Abzüge korrekt sind, wenn du deine Abwesenheit buchst.
Du kannst auch für Benutzer, welche im Ausland tätig sind, einen schon angefertigten Kalender hinzufügen. Welcher die gesetzlichen Feiertage beinhaltet. Dafür auf den schon eingestellten Kalender und in der Dropdown Liste werden dir die Kalender angezeigt.
Benutzer > Stift hinter Benutzer > Feiertagskalender
Neue Feiertags Kalender kannst du hinzufügen unter Einstellungen > Feiertage > Feiertage hinzufügen
Dort findest du Feiertage aus über 250 Ländern und 3000 Regionen.
Vergesse nicht auf die Taste Speichern unten rechts zu klicken!
Verwandte
Verwalten der Abteilungen
Gesetzliche Feiertage
Individuelle Benutzerrechte
Aktualisiert am: 04/03/2024
Danke!