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Einstellung verschiedener Arten von Abwesenheiten

absentify stellt viele unterschiedliche Arten der Abwesenheiten schon von Anfang an dar, 5 vorinstallierte Abwesenheitsgründe sind bereits zur Verfügung gestellt. Löschen oder hinzufügen weiterer ist bedenkenlos möglich.

Die vorhanden werden hier in einer kurzen Zusammenfassung aufgelistet: Urlaub, Vaterschaft, Mutterschaft, Krankheit, Unbezahlter Urlaub. Du kannst jedoch jederzeit problemlos Abwesenheitsarten hinzufügen oder löschen.

Springe zu:

Hinzufügen einer Abwesenheitsart
Konfiguriere die Datenschutzeinstellungen
Bearbeiten einer Abwesenheitsart
Ändern von Farbe und Symbol
Löschen von Abwesenheitsarten

Los geht's

Hinzufügen einer Abwesenheitsart

Das Menü kann aufgerufen werden unter Einstellungen > Abwesenheitsarten > Neue Abwesenheitsart hinzufügen

Dadurch wird automatisch ein Fenster geöffnet, in dem du die Details der neuen Abwesenheitsart ausfüllen kannst. Folgendes muss angeben werden:

Name

Nenne deine Abwesenheitsart.

Minimale tägliche Abwesenheitseinheit

Lege die Mindestabwesenheit fest, die genommen werden kann. Wähle zwischen einem halben oder einem ganzen Tag.

Kalendersynchronisation

Aus dem Dropdown-Menü kannst du eine der folgenden drei Optionen auswählen:

Synchronisation bei Erstellung des Eintrags: Die Abwesenheit wird sofort mit dem Outlook-Kalender des Benutzers synchronisiert, sobald die Abwesenheitsanfrage gesendet wird.
Synchronisation nur nach Genehmigung: Die Abwesenheit wird nur mit dem Outlook-Kalender des Benutzers synchronisiert, nachdem die Anfrage genehmigt wurde.
Synchronisation deaktiviert: Die Abwesenheit wird nicht mit dem Outlook-Kalender des Benutzers synchronisiert.

Outlook-Kalendereintrag

Wenn du Option eins oder zwei oben ausgewählt und die Kalendersynchronisation aktiviert hast, kannst du hier angeben, wie die Abwesenheit im Outlook-Kalender angezeigt werden soll.

Betreffszeile des Ereignisses

Gib den Betreff der Abwesenheitsart an, der im Outlook-Kalender angezeigt wird. Wenn nichts angegeben ist, ist der Betreff einfach der gleiche Eintrag wie der Name.

Konfiguriere die Datenschutzeinstellungen

Bevor du die Abwesenheitsart abschließt, entscheide, welche Datenschutzfunktionen du aktivieren möchtest. Du kannst aus folgenden Optionen wählen:

Vom Kontingent abziehen: Ist der Schalter aktiviert, werden die genommenen Tage von von der Urlaubskontingent des Mitarbeiters abgezogen.

Wähle aus dem Dropdown-Menü aus, von welchem Kontingent diese bestimmte Abwesenheitsart abgezogen werden soll. Klicke Hier um mehr zu erfahren wie du mehrere Kontingentarten erstellen kannst.

Erfordert Genehmigung: Ist der Schalter aktiviert, muss ein Genehmiger die Anfrage genehmigen oder ablehnen. Ist der Schalter deaktiviert, wird der Abwesenheitsantrag direkt genehmigt.

Grund obligatorisch: Aktiviere diesen Toggle, um das Ausfüllen des Feldes erforderlich zu machen. Hier gibt es auch die Möglichkeit, einen Hinweistext hinzuzufügen.

In maximal abwesend einbeziehen: Innerhalb jeder Abteilung können Admins die maximale Anzahl der Mitarbeiter festlegen, die gleichzeitig abwesend sein dürfen. Ist der Schalter aktiviert ist, werden alle neuen Abwesenheitsanträge automatisch abgelehnt, sobald das maximale Abwesenheitslimit erreicht ist.

Datenschutz: Bei Aktivierung dieser Datenschutzeinstellung können nur der Genehmigende und der Administrator die Abwesenheitsart sehen.

Sobald alle Einstellungen wie gewünscht definiert sind, klicken Sie auf "Speichern", um die neue Abwesenheitsart hinzuzufügen.

Bei Änderungen kann man Abwesenheitsarten jederzeit bearbeiten!

Bearbeiten einer Abwesenheitsart

Um eine Abwesenheitsart zu bearbeiten, gehe zu Einstellungen > Abwesenheitsarten und klicke auf das Stiftsymbol neben der Abwesenheitsart, die du bearbeiten möchtest.

Hier kannst du alle Einstellungen ändern, die ursprünglich beim Hinzufügen der Abwesenheitsart festgelegt wurden.

Vergiss nicht, auf Speichern zu klicken, um deine Änderungen zu speichern!

Ändern von Farbe und Symbol

Du kannst auch eine ganz eigene Farbe für die neue Abwesenheitsart bestimmen. Diese wird dann im Kalender sichtbar mit der ausgewählten Farbe.

Um die Farbe einer Abwesenheitsart zu ändern, klicke auf den Farbauswähler neben der Abwesenheitsart, die du ändern möchtest.

Auch kannst du passende ICON´s einfügen, um die Kalenderübersicht zu gestalten.

Klicke auf das Symbol neben der Abwesenheitsart, die du ändern möchtest. Dies öffnet ein Menü von Symbolen, aus dem du das Symbol auswählen kannst, das du für die Abwesenheitsart verwenden möchtest.

Beispielsweise Urlaub = Sonne/Strand

Löschen von Abwesenheitsarten

Du kannst auch Abwesenheitsarten löschen, welche dein Unternehmen nicht mehr berücksichtigt.

Die bestehenden Anträge und auch gebuchten Abwesenheiten werden jedoch noch ausgeführt. Das Löschen der Abwesenheitsarten hat keinen Einfluss auf alte Abwesenheitsanträge. Neue Abwesenheitsanträge können nicht mehr mit dieser Abwesenheit erstellt werden.

Gehe zu Einstellungen > Abwesenheitsarten und klicke auf das Mülleimersymbol neben der Abwesenheitsart, die du löschen möchtest.

Du wirst aufgefordert, diese Entscheidung durch Klicken auf OK im Popup-Fenster zu bestätigen.

Jetzt kannst du die Abwesenheiten deines Personals mühelos in Absentify verfolgen!

Bei Fragen, wende dich gerne an unser Support-Team oder gebe uns Feedback auf unserer Roadmap. Wir freuen uns immer über Rückmeldungen von unseren Benutzern!