Mit absentify starten - Einrichtung
Herzlich willkommen bei absentify, ihr smarter Urlaubsplaner!
Diese Quickstart - Anleitung trägt dazu bei, die Ersteinrichtung erfolgreich abzuschließen. Am Ende hast du ein gutes Verständnis für die Grundlagen und bist bereit, mit der Erfassung der Abwesenheiten deines Teams zu beginnen.
Zunächst ist die Registrierung ihres Teams notwendig.
Das ist standardmäßig der übliche Weg einzelne Personen aus deinem Unternehmen zu absentify hinzuzufügen.
Über die Menü-Leiste oben links in der Ecke kann man in die Option "Einstellungen" gelangen. Die Sidebar zeigt einige Einstellungsmöglichkeiten an. Klicke auf das 2. Feld "Benutzer" und schon hast du alle registrierte Benutzer aus deinem Unternehmen auf einem Blick. Scrollst du nun bis zum Ende aller Benutzer, bis das Feld "Einen neuen Benutzer einladen" erscheint.
Darauf klicken
Jetzt gibst du nur noch alle Daten des zu registrierenden Benutzers ein und speicherst es ab. Somit ist die Registrierung erfolgreich abgeschlossen. absentify ist für Microsoft 365 entwickelt worden, alle User, die du einlädst, benötigen einen Microsoft Account. Deshalb beachte, dass die E-Mail-Adresse dem Microsoft Konto entspricht. Sobald der User sich das erste Mal einloggt, erscheint das Bild und der Name wird mit dem Microsoft Konto synchronisiert. Weitere Informationen findest du hier.
Standardmäßig werden dem Benutzer die Arbeitszeiten des Unternehmens, welche unter Einstellungen > Allgemein > Geschäftszeiten zugeteilt, hat aber der Benutzer einen abweichenden Arbeitsplan können diese angepasst werden.
Wähle Benutzer > Klicke auf den Stift hinter dem jeweiligen Benutzer > Zeitplan > "Neuer Arbeitsplan".
Dort kannst du dem Benutzer verschieden Arbeitszeiten zuteilen und bestimmen, ab wann die Gültigkeit von dem Arbeitsplan eintritt.
Der nächste Schritt wäre dann die Arbeitszeit von jedem Benutzer korrekt einzustellen. Es ist wichtig, dass alle Daten korrekt sind, damit die Abwesenheiten und die Abzüge der Urlaubstage exakt sind.
Wähle Benutzer > Klicke auf den Stift hinter dem jeweiligen Benutzer > Zeitplan > Details
Unter "Details" kannst du den bestehenden Arbeitsplan des Benutzers bearbeiten und Kästchen für Morgens- und Nachmittagsschichten sowie die Start und Endzeit einstellen, um kurzfristige Änderungen vorzunehmen ohne einen ganz neuen Arbeitsplan zu erstellen. Bereits gebuchte Abwesenheiten werden bei der Änderung des Arbeitsplans nicht berücksichtigt.
Hat dein Team auch an gesetzlichen Feiertagen frei? Wenn ja, dann können wir alle diese Tage unmittelbar in deinen Kalender eintragen und jedem Mitarbeiter einzeln zuweisen.
Die gesetzlichen Feiertage werden nicht von dem Kontingent abgezogen.
Beispielsweise der Zeitraum vom 11.04 - 15.04, da am 14. + 15. ein gesetzlicher Feiertag ist, werden dir nur der 11. + 12. + 13. von deinem Urlaubskontingent abgezogen. Von 5 Tagen genommene Abwesenheit werden somit nur 3 Tage abgezogen.
Einstellen kannst du die unterschiedlichen Feiertage unter Benutzer > Stift hinter dem jeweiligen Benutze > Profil > Feiertags Kalender
Mehr Informationen, wie du Feiertage importierst, findest du hier.
Die Abteilungen, welche du einrichtest, sollte mit deiner realen Unternehmensstruktur übereinstimmen. Nicht zu vergessen ist, dass du für jede Abteilung einen "Manager" brauchst, welcher dir deine Abwesenheiten genehmigt.
Die Optionen für die Abteilung findest du unter Einstellungen > Abteilungen > Stift hinter der jeweiligen Abteilung
Wähle aus den gegebenen Dropdown-Listen einen Manager aus und lege fest, wie viele Personen in einer Abteilung maximal abwesend sein dürfen. Weiter Informationen findest du hier.
Um auf das Menü zu kommen, wähle Einstellungen und klicke dann auf Abwesenheitsarten.
Die üblichen Abwesenheitsgründe sind in absentify schon aufgelistet (Urlaub, Krankheitsbedingt, unbezahlter-Urlaub, ...).
Das Hinzufügen von weiteren, benutzerdefinierten Abwesenheitsgründen ist möglich.
Dazu klicken sie auf "Neue Abwesenheitsart hinzufügen", geben den Namen ein und wähle die Schalter aus.
Es gibt drei unterschiedliche Schalter, welche du aktivierst (Farbe Grün) und auch deaktivieren (Farbe Grau) kannst, indem du auf den Schalter klickst.
Den Schalter "Vom Kontingent nehmen" kannst du aktivieren und deaktivieren. Das heißt, wenn der Schalter aktiviert ist, dann werden die genommenen Tage von deinem Urlaubskontingent abgezogen. Ist der Schalter deaktiviert, dann hat es auf deinen Urlaubskontingent keinen Einfluss bzw. es werden keine Tage vom Kontingent abgezogen.
Den Schalter "Benötigt Genehmigung" kannst du auch aktivieren und deaktivieren. Ist der Schalter aktiviert, muss ein Manager oder Genehmiger dir die Anfrage für deine Abwesenheit genehmigen oder ablehnen. Ist der Schalter deaktiviert, wird der Abwesenheitsantrag direkt genehmigt.
Den Schalter " Maximal abwesend" kannst du aktivieren und deaktivieren, genau wie bei den 2 anderen zuvor. Ist der Schalter aktiviert und in deiner Abteilung sind bisher schon die maximale Anzahl an Abwesenden, abwesend? Dann werden alle neuen Anfragen auf Abwesenheit automatisch abgelehnt. Da sonst die minimale Besetzung nicht vollständig ist. Dies bezieht sich immer auf einen gewissen Zeitraum. Ist der Schalter deaktiviert kannst du eine Anfrage auf Abwesenheit stellen, diese wird dann nicht automatisch abgelehnt.
Bsp. Maximal Abwesend ist deaktiviert aber benötigt Genehmigung ist aktiviert sowie vom Kontingent nehmen auch aktiviert ist. Dann muss der Genehmiger oder Manager dir deinen Antrag auf Abwesenheit genehmigen oder ablehnen, wenn er sie genehmigt werden dir alle Tage der Abwesenheit vom Kontingent abgezogen (ausgenommen Feiertage).
Du kannst auch entscheiden in welcher Farbe dir der Abwesenheitsgrund im Kalender angezeigt wird.
Auch ICON´s kannst du passend zu dem Abwesenheitsgrund auswählen, welche dann auch im Kalender so angezeigt werden.
Administratoren können alle Daten sehen, Mitarbeiter oder Teammitglieder hingegen haben eingeschränktere Informationen.
Hier eine Kurzübersicht über die Fähigkeiten der 3 Kontoarten:
Anlegen des Kontos
Sämtliche Abwesenheitsanträge genehmigen
Einzelheiten des Jahresurlaubes einzelner Personen abrufen
Urlaubsansprüche festlegen/ bearbeiten
Feiertageskalender verwalten
Abwesenheitsarten verwalten
Benutzer einladen/ archivieren/ löschen
Keine Einsicht in "Einstellungen" oder "Benutzer"
Keine Änderung des Jahresurlaubsanspruchs möglich
Keine Einsicht in Abwesenheiten anderer Mitarbeiter oder zusammengefasste Kalenderinformationen
Keine Einsicht in "Einstellungen"
Kann sehen wie viel Tage seine Mitarbeiter noch vom Kontingent übrig haben
Sieht Kalender und Übersichtsinformationen
Kann Abwesenheitsgründe ihrer zu genehmigenden Anträge einsehen
Auf dein Profilbild klicken > Allgemein > Datumsformat
*Wenn der Schalter aktiviert (Farbe Grün) ist, können nur Administratoren und Genehmiger den Abwesenheitsgrund von andern Abwesenheiten sehen. Wobei die Genehmiger sehen nur die Abwesenheitsgründe von den ihr zu genehmigenden Anträgen. Steht der Schalter auf deaktiviert (Farbe Grau), können alle Benutzer den Abwesenheitsgrund anderer sehen.
Diese Quickstart - Anleitung trägt dazu bei, die Ersteinrichtung erfolgreich abzuschließen. Am Ende hast du ein gutes Verständnis für die Grundlagen und bist bereit, mit der Erfassung der Abwesenheiten deines Teams zu beginnen.
1. Nutzer hinzufügen
Zunächst ist die Registrierung ihres Teams notwendig.
Nutzer Registrierungen
Das ist standardmäßig der übliche Weg einzelne Personen aus deinem Unternehmen zu absentify hinzuzufügen.
Über die Menü-Leiste oben links in der Ecke kann man in die Option "Einstellungen" gelangen. Die Sidebar zeigt einige Einstellungsmöglichkeiten an. Klicke auf das 2. Feld "Benutzer" und schon hast du alle registrierte Benutzer aus deinem Unternehmen auf einem Blick. Scrollst du nun bis zum Ende aller Benutzer, bis das Feld "Einen neuen Benutzer einladen" erscheint.
Darauf klicken
Jetzt gibst du nur noch alle Daten des zu registrierenden Benutzers ein und speicherst es ab. Somit ist die Registrierung erfolgreich abgeschlossen. absentify ist für Microsoft 365 entwickelt worden, alle User, die du einlädst, benötigen einen Microsoft Account. Deshalb beachte, dass die E-Mail-Adresse dem Microsoft Konto entspricht. Sobald der User sich das erste Mal einloggt, erscheint das Bild und der Name wird mit dem Microsoft Konto synchronisiert. Weitere Informationen findest du hier.
2. Festlegung der Arbeitszeiten
Standardmäßig werden dem Benutzer die Arbeitszeiten des Unternehmens, welche unter Einstellungen > Allgemein > Geschäftszeiten zugeteilt, hat aber der Benutzer einen abweichenden Arbeitsplan können diese angepasst werden.
Wähle Benutzer > Klicke auf den Stift hinter dem jeweiligen Benutzer > Zeitplan > "Neuer Arbeitsplan".
Dort kannst du dem Benutzer verschieden Arbeitszeiten zuteilen und bestimmen, ab wann die Gültigkeit von dem Arbeitsplan eintritt.
Der nächste Schritt wäre dann die Arbeitszeit von jedem Benutzer korrekt einzustellen. Es ist wichtig, dass alle Daten korrekt sind, damit die Abwesenheiten und die Abzüge der Urlaubstage exakt sind.
Wähle Benutzer > Klicke auf den Stift hinter dem jeweiligen Benutzer > Zeitplan > Details
Unter "Details" kannst du den bestehenden Arbeitsplan des Benutzers bearbeiten und Kästchen für Morgens- und Nachmittagsschichten sowie die Start und Endzeit einstellen, um kurzfristige Änderungen vorzunehmen ohne einen ganz neuen Arbeitsplan zu erstellen. Bereits gebuchte Abwesenheiten werden bei der Änderung des Arbeitsplans nicht berücksichtigt.
3. Gesetzliche Feiertage
Hat dein Team auch an gesetzlichen Feiertagen frei? Wenn ja, dann können wir alle diese Tage unmittelbar in deinen Kalender eintragen und jedem Mitarbeiter einzeln zuweisen.
Die gesetzlichen Feiertage werden nicht von dem Kontingent abgezogen.
Beispielsweise der Zeitraum vom 11.04 - 15.04, da am 14. + 15. ein gesetzlicher Feiertag ist, werden dir nur der 11. + 12. + 13. von deinem Urlaubskontingent abgezogen. Von 5 Tagen genommene Abwesenheit werden somit nur 3 Tage abgezogen.
Einstellen kannst du die unterschiedlichen Feiertage unter Benutzer > Stift hinter dem jeweiligen Benutze > Profil > Feiertags Kalender Mehr Informationen, wie du Feiertage importierst, findest du hier.
4. Erstellen der Abteilungen
Die Abteilungen, welche du einrichtest, sollte mit deiner realen Unternehmensstruktur übereinstimmen. Nicht zu vergessen ist, dass du für jede Abteilung einen "Manager" brauchst, welcher dir deine Abwesenheiten genehmigt.
Die Optionen für die Abteilung findest du unter Einstellungen > Abteilungen > Stift hinter der jeweiligen Abteilung
Wähle aus den gegebenen Dropdown-Listen einen Manager aus und lege fest, wie viele Personen in einer Abteilung maximal abwesend sein dürfen. Weiter Informationen findest du hier.
5. Anpassung der Abwesenheiten
Um auf das Menü zu kommen, wähle Einstellungen und klicke dann auf Abwesenheitsarten.
Die üblichen Abwesenheitsgründe sind in absentify schon aufgelistet (Urlaub, Krankheitsbedingt, unbezahlter-Urlaub, ...).
Das Hinzufügen von weiteren, benutzerdefinierten Abwesenheitsgründen ist möglich.
Dazu klicken sie auf "Neue Abwesenheitsart hinzufügen", geben den Namen ein und wähle die Schalter aus.
Es gibt drei unterschiedliche Schalter, welche du aktivierst (Farbe Grün) und auch deaktivieren (Farbe Grau) kannst, indem du auf den Schalter klickst.
Den Schalter "Vom Kontingent nehmen" kannst du aktivieren und deaktivieren. Das heißt, wenn der Schalter aktiviert ist, dann werden die genommenen Tage von deinem Urlaubskontingent abgezogen. Ist der Schalter deaktiviert, dann hat es auf deinen Urlaubskontingent keinen Einfluss bzw. es werden keine Tage vom Kontingent abgezogen.
Den Schalter "Benötigt Genehmigung" kannst du auch aktivieren und deaktivieren. Ist der Schalter aktiviert, muss ein Manager oder Genehmiger dir die Anfrage für deine Abwesenheit genehmigen oder ablehnen. Ist der Schalter deaktiviert, wird der Abwesenheitsantrag direkt genehmigt.
Den Schalter " Maximal abwesend" kannst du aktivieren und deaktivieren, genau wie bei den 2 anderen zuvor. Ist der Schalter aktiviert und in deiner Abteilung sind bisher schon die maximale Anzahl an Abwesenden, abwesend? Dann werden alle neuen Anfragen auf Abwesenheit automatisch abgelehnt. Da sonst die minimale Besetzung nicht vollständig ist. Dies bezieht sich immer auf einen gewissen Zeitraum. Ist der Schalter deaktiviert kannst du eine Anfrage auf Abwesenheit stellen, diese wird dann nicht automatisch abgelehnt.
Bsp. Maximal Abwesend ist deaktiviert aber benötigt Genehmigung ist aktiviert sowie vom Kontingent nehmen auch aktiviert ist. Dann muss der Genehmiger oder Manager dir deinen Antrag auf Abwesenheit genehmigen oder ablehnen, wenn er sie genehmigt werden dir alle Tage der Abwesenheit vom Kontingent abgezogen (ausgenommen Feiertage).
Du kannst auch entscheiden in welcher Farbe dir der Abwesenheitsgrund im Kalender angezeigt wird.Auch ICON´s kannst du passend zu dem Abwesenheitsgrund auswählen, welche dann auch im Kalender so angezeigt werden.
6. Datenschutz und Zugang
Administratoren können alle Daten sehen, Mitarbeiter oder Teammitglieder hingegen haben eingeschränktere Informationen.
Hier eine Kurzübersicht über die Fähigkeiten der 3 Kontoarten:
Admin - Konto
Anlegen des Kontos
Sämtliche Abwesenheitsanträge genehmigen
Einzelheiten des Jahresurlaubes einzelner Personen abrufen
Urlaubsansprüche festlegen/ bearbeiten
Feiertageskalender verwalten
Abwesenheitsarten verwalten
Benutzer einladen/ archivieren/ löschen
Benutzer - Konto
Keine Einsicht in "Einstellungen" oder "Benutzer"
Keine Änderung des Jahresurlaubsanspruchs möglich
Keine Einsicht in Abwesenheiten anderer Mitarbeiter oder zusammengefasste Kalenderinformationen
Abteilungsleiter/ Genehmiger
Keine Einsicht in "Einstellungen"
Kann sehen wie viel Tage seine Mitarbeiter noch vom Kontingent übrig haben
Sieht Kalender und Übersichtsinformationen
Kann Abwesenheitsgründe ihrer zu genehmigenden Anträge einsehen
Einstellung des Datumsformats
Auf dein Profilbild klicken > Allgemein > Datumsformat
Datenschutz - Modi
*Wenn der Schalter aktiviert (Farbe Grün) ist, können nur Administratoren und Genehmiger den Abwesenheitsgrund von andern Abwesenheiten sehen. Wobei die Genehmiger sehen nur die Abwesenheitsgründe von den ihr zu genehmigenden Anträgen. Steht der Schalter auf deaktiviert (Farbe Grau), können alle Benutzer den Abwesenheitsgrund anderer sehen.
Aktualisiert am: 04/02/2023
Danke!