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Add-on: Kalender Synchronization

Tauche ein in die moderne Arbeitswelt mit ${color}#38385c und erlebe den Vorteil der reibungslosen Integration in die Microsoft 365-Umgebung – insbesondere mit unserer innovativen Synchronisationsfunktion für deinen Outlook-Kalender!

Mit dem verfügbaren Upgrade Kalendar-Synchronisation wird diese Aufgabe für dich automatisiert. Mit der erweiterte Option Kalender Synchronisation hast du in deinem Outlook-Kalender einen klaren Überblick über die Abwesenheit deiner Mitarbeiter je nach Abteilung.

Diese Funktion steht nur im Enterprise- und Business-Plan zur Verfügung. Wenn du dich für den kostenlosen Plan angemeldet hast, muss du dich für ein Upgrade entscheiden.

Vorteile

Automatisches Tracking: Die Kalender-Synchronisierung beseitigt die Notwendigkeit, Abwesenheiten sowohl in absentify als auch in Outlook manuell zu verfolgen. Sie optimiert den Prozess, spart Zeit und verringert das Risiko von Fehlern.

Synchronisierte Team-Abwesenheiten: Diese Funktion synchronisiert Abwesenheitsdaten für ganze Abteilungen. Dies ermöglicht einen umfassenden Überblick über die Verfügbarkeit den Mitarbeitern

Klare Übersicht: Benutzer erhalten eine klare Übersicht über alle verbundenen Kalender und erleichtert die Planung von Besprechungen oder Events.

Flexible Konfiguration: die Kalender-Synchronisierung bietet Flexibilität bei der Konfiguration des Synchronisierungsprozesses. Benutzer können wählen, ob sie Abwesenheiten direkt in Outlook synchronisieren oder sie als Einladungen per E-Mail erhalten möchten.

Zu beachten ist, dass es in diesem Artikel um einen geteilten Outlook-Kalender geht. Der normale Outlook-Kalender des Benutzers kann leicht synchronisiert werden. Weitere Informationen zur Einrichtung der Kalender-Sync-Funktion für persönlichen Abwesenheiten findest du in diesem Support-Artikel hier.

Upgrade

Wenn du diese Funktion hinzufügst, siehst du nicht nur Ihre eigenen synchronisierten Abwesenheiten, sondern auch die deiner Kolleginnen und Kollegen.

Im Businessplan ist ein Shared-Kalender enthalten. Wenn du jedoch mehr als einen Kalender hast, kannst du bequem mit diesem Add-On dein Kalenderansicht erweitern unter Einstellungen > Upgrade.

Sobald dieses Upgrade eingerichtet ist, lese weiter, um mehr über diese Funktion zu erfahren.

Kalender Synchronization

Beginne, indem du zu Einstellungen > Integrationen > Calendar Sync gehst.

Wähle Konfiguration und anschließend neue Kalendersynchronisation hinzufügen, um die Einrichtung deines synchronisierten Kalenders zu starten.

Entscheide, wie du den Kalender nennen möchtest, füge eine Beschreibung hinzu und klicke auf Weiter.

Von hier aus hast du die Möglichkeit, Folgendes auszuwählen:

Gemeinsamer Outlook-Kalender: Durch Auswahl dieser Option werden Abwesenheiten von absentify automatisch mit Outlook synchronisiert. Das ist hilfreich, wenn du die Abwesenheiten nicht manuell per E-Mail hinzufügen möchtest.

iCal: Durch Auswahl dieser Option kannst du alle Abwesenheiten zuerst per E-Mail überprüfen, bevor du sie zu deinem Kalender hinzufügst.

Psst: Die Details deines synchronisierten Kalenders können immer bearbeitet werden, außer der Art des ausgewählten Kalenders. Stelle sicher, dass du den richtigen auswählst, bevor du fortfährst!

Auf der folgenden Seite muss du auswählen, von welcher Abteilung die Abwesenheiten in deinem Outlook-Kalender synchronisiert werden sollen.

Du kannst so viele Abteilungen auswählen, wie du in absentify erstellt hast. Um eine zu löschen, klicke einfach auf das X neben der Abteilung.

Klicke zunächst auf Weiter. Auf der nächste Seite kannst du auswählen, welche Abwesenheiten in deinem synchronisierten Kalender angezeigt werden sollen. Wenn du den Toggle aktivierst, wird die Abwesenheit in deinem Outlook-Kalender angezeigt, andernfalls kannst du diesen Abwesenheitstyp nur in absentify sehen.

Vergesse nicht, auf Speichern zu klicken! Jetzt kannst du von deinem Outlook-Kalender alle Abwesenheiten sehen, die du von den Benutzern in der ausgewählten Abteilung aktiviert hast!

iCal:

Wenn du dich für die Option iCal entschieden hast, siehst du alle Abwesenheiten aus den ausgewählten Abteilungen als Einladung per E-Mail, bevor du die Möglichkeit hast, sie zu deinem synchronisierten Kalender hinzuzufügen.

Nachdem du die Konfigurationen deines synchronisierten Kalenders gespeichert hast, erstelle eine Abwesenheit in absentify.

Bitte beachte, dass die iCal-Synchronisation nur mit zukünftigen Abwesenheiten funktioniert. Wenn eine Abwesenheit in der Vergangenheit erstellt wurde, erhältst du keine Einladung.

Gehe zu deinem Posteingang. Wähle die Einladung aus und klicke auf Ja, um sie zu deinem Kalender hinzuzufügen.

Du siehst jetzt die hinzugefügte Abwesenheit in deinem Outlook-Kalender.

Die Kalender Synchronization Funktion von absentify vereinfacht deine Abwesenheitsverwaltung, indem sie einen klaren Überblick über die Abwesenheiten auf allen Plattformen bietet. Wir hoffen, dass diese Funktion wird die Produktivität und Effizienz in deinem Organization steigern!

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