Neues Kontingent anlegen
Bietet dein Unternehmen mehrere Arten von abzugsfähigem Abwesenheitsarten an? Wir haben dich abgedeckt!
Mit der Option, anzugeben, von welchem Kontingent die Abwesenheit abgezogen werden soll, gibt dir absentify volle Kontrolle über die Verwaltung der abzugsfähigen Abwesenheiten deines Personals. Dies ist eine nützliche Funktion für Unternehmen, die zusätzliches Jahreskontingent anbieten!
Diese Funktion ist nur im Business- und Enterprise-Plan verfügbar. Schau dir unsere Pakete & Preise an und sprich mit uns über ein Upgrade.
Erste Schritte
Abwesenheitsanfrage erstellen
Eine Kontingentart löschen
Einrichtung eines Standardkontingents
Einrichtung von Kontingenten für neue User
Gruppenanfrage erstellen
Das Hinzufügen von Kontingentarten ist schnell und einfach!
Gehe zu Einstellungen > Kontingente. Von hier aus siehst du die voreingestellte Kontingent, die wahrscheinlich standardmäßig mit dem Abwesenheitsanspruch der Mitarbeiter verbunden ist.
Klicke auf Neues Kontingent, um eine neue abzugsfähige Kontingentart zu erstellen.
Von hier aus kannst du den Kontingenttyp gemäß den folgenden Einstellungen anpassen:
Name: Benenne den Kontingenttyp
Kontingent in Tagen oder Stunden: Aus dem Dropdown-Menü kannst du die Abwesenheitseinheit des Kontingents auswählen. Das jährliche Kontingent muss in Form der gewählten Einheit eingegeben werden.
Maximaler Übertrag: Wenn ein Benutzer am Ende des Geschäftsjahres noch Restkontingent hat, kannst du das Maximum festlegen, das ins folgende Geschäftsjahr übertragen werden kann.
Limit ignorieren: Aktiviere diesen Schalter, wenn Benutzer mehr Abwesenheit nehmen dürfen, als ihnen zugeteilt ist. Indem der Schalter deaktiviert bleibt, können Benutzer, sobald sie das festgelegte Limit erreichen, keine weitere Abwesenheit mehr für diesen Typ beantragen.
Standardkontingent für das aktuelle und nächste Jahr: Lege fest, wie viele Tage jeder Benutzer als jährliches Kontingent während des aktuellen und nächsten Geschäftsjahres deiner Organisation erhalten soll.
Sobald du deinen neuen Kontingenttyp gespeichert hast, kannst du die Anzahl der Kontingenttage pro Jahr nicht mehr für das gesamte Unternehmen ändern, sondern nur für jeden einzelnen Mitarbeiter. Stelle sicher, dass du die richtige Anzahl von Tagen eingibst!
Klicke auf Speichern, um deine Änderungen zu speichern.
Nun, da du ein neues Kontingent erstellt hast, kannst du ganz einfach jede Abwesenheitsart anpassen und auswählen. Festlegen von welchem Kontingent der Abwesenheit abgezogen werden soll.
Gehe zu Einstellungen > Abwesenheitsarten und wähle die Abwesenheitsart aus, die du bearbeiten möchtest, indem du auf das Bleistiftsymbol klickst. Oder klicke auf Neue Abwesenheitsart hinzufügen, um eine neue Abwesenheitsart zu erstellen.
Scrolle nach unten zu "Vom Kontingent abziehen" und stelle den Toggle auf Ein, um diese Einstellung zu aktivieren und die gewünschte Abwesenheitsart auszuwählen.
Bitte beachte, dass durch die Auswahl eines Kontingenttyps mit einer anderen Zeiteinheit als die im Abwesenheitstyp angegebene, die Zeiteinheit automatisch auf die entsprechende Kontingentseinheit aktualisiert wird.
Wenn du ein Kontingent mit der Zeiteinheit in "Stunden" auswählst, hast du die Möglichkeit, die gewünschte Mindesteinheit für diese Abwesenheit aus dem Dropdown-Menü auszuwählen.
Zum Beispiel, indem du 10 Minuten auswählst, können Benutzer diesen Abwesenheitstyp nicht für 5 Minuten anfordern, sondern nur Abwesenheiten in Zehn-Minuten-Schritten.
Sobald du mehr als eine abzugsfähige Abwesenheitsart hast, sehen Benutzer, mit welcher Abwesenheit ist das Kontingent verbunden, wenn sie eine Anfrage erstellen. Dein Team wird sofort sehen, ob die ausgewählte Abwesenheitsart von ihrem Kontingent abgezogen wird oder nicht.
Im Kalenderansicht erhalten Benutzer eine klare und sichtbare Aufschlüsselung aller verfügbaren Abwesenheitskontingente für das Jahr.
Das sichtbare Kontingent von der Übersichts- oder Mein Kalender-Seite wird das Standardkontingent sein, das unter Einstellungen > Kontingente definiert ist.
Bitte beachte, dass Kontingentarten, die bereits mit Abwesenheitsarten verknüpft sind, nicht gelöscht werden können.
Wenn du diese Warnung siehst beim Versuch eine Kontingentart zu löschen, bearbeite einfach die betroffene Abwesenheitsart, indem du auf das Bleistiftsymbol klickst. Scrolle nach unten zu "Von Kontingentart abziehen", wo du eine andere Kontingentart auswählen oder den Toggle komplett ausschalten kannst.
Nachdem du auf 'Speichern' geklickt hast, kannst du das Kontingent nun löschen, sofern noch keine Abwesenheitsanträge unter dieser Abwesenheitsart gebucht wurden.
absentify bietet Admins auch die Möglichkeit, pro Nutzer ein Standardkontingent einzurichten sowie bestimmte Kontingente aus dem Quoten eines Nutzers zu entfernen.
Lies mehr über Standardkontingente hier.
Genauso wie Admin-User die Anzahl der Standardtage/-stunden pro Kontingenttyp bearbeiten können, haben Admins auch die Möglichkeit, diesen Wert beim Hinzufügen eines neuen Users einzugeben.
Navigiere auf der Seite Einstellungen zu User > Neuen User hinzufügen. Die Werte für das Kontingent des Users ab seinem Eintrittsdatum werden für alle in deiner Organisation erstellten Kontingente für das aktuelle und kommende Geschäftsjahr angezeigt.
Die Kontingentwerte für das aktuelle Geschäftsjahr werden automatisch pro-rata basierend auf der Abteilung, der sie zugewiesen sind, und dem Eintrittsdatum des Arbeitnehmers in Bezug auf euer Geschäftsjahr berechnet. Bitte überprüfe diese Kontingentwerte, um sicherzustellen, dass sie korrekt sind, oder bearbeite das Kontingent des Users später, indem du das Kontingent des Users bearbeitest. Du hast die Möglichkeit, das Kontingent des Users zu bearbeiten, falls der User unter besonderen Umständen ein anderes jährliches Kontingent erhalten soll.
Hinweis: Wenn du das Kontingent manuell anpasst, wird es nicht aktualisiert, wenn du später die Abteilung oder das Eintrittsdatum änderst. Weitere Anpassungen müssen manuell vorgenommen werden.
Angenommen, die jährlichen Kontingente eines Unternehmens sind wie folgt eingerichtet:
Urlaub: 30 Tage
Privater Termin: 10 Stunden
John Doe soll zur Jahresmitte beginnen, sodass seine Kontingente für das laufende Jahr auf die unten angezeigten Werte angepasst werden, während sein Kontingent für das kommende Jahr dem Unternehmensstandard entspricht.
Urlaub: 15 Tage
Privater Termin: 5 Stunden
Urlaub: 30 Tage
Privater Termin: 10 Stunden
Pro-Tipp: Die Werte für das zugewiesene Kontingent des Users für das laufende und das kommende Geschäftsjahr können jederzeit über Einstellungen > User > Bearbeiten > Kontingente bearbeitet werden. Dies gilt, solange der geänderte Wert nicht geringer ist als das, was der User bereits für das Jahr beantragt hat!
Bietet dein Unternehmen für einen bestimmten Zeitraum abteilungsweite Abwesenheit an? Als Admin oder Abteilungsleiter kannst du ganz einfach Gruppenanfragen erstellen, ohne einen separaten Abwesenheitstyp hinzufügen zu müssen. So funktioniert es:
Zur Übersichtsseite navigieren: Klicke auf den Pfeil neben Anfrage erstellen. Wähle im Dropdown-Menü Gruppenanfrage erstellen.
Abteilung auswählen: Wähle die Abteilung aus, für die du die Anfrage erstellen möchtest. Gib dann die erforderlichen Informationen wie Start- und Enddatum sowie den Abwesenheitstyp ein.
Hinweis: Manager können nur die Abteilung auswählen, für die sie verantwortlich sind, nicht das gesamte Unternehmen.
Übersicht überprüfen: Du siehst eine Liste der User, für die die Gruppenanfrage erstellt wird.
Gruppenanfrage anzeigen: User können die Gruppenanfrage anzeigen, indem sie nach der ausgewählten Gruppe filtern.
Solltest du dennoch Hilfe mit dieser Funktion benötigen, zögere nicht, dich an unser Support-Team zu wenden oder uns Feedback zu unserem Roadmap zu geben. Wir freuen uns immer über Rückmeldungen von unseren Benutzern!
Genehmigung der Urlaubsanträge
Arbeitszeiten für deine Benutzer festlegen
Urlaubstage übertragen Jahresende
Mit der Option, anzugeben, von welchem Kontingent die Abwesenheit abgezogen werden soll, gibt dir absentify volle Kontrolle über die Verwaltung der abzugsfähigen Abwesenheiten deines Personals. Dies ist eine nützliche Funktion für Unternehmen, die zusätzliches Jahreskontingent anbieten!
Diese Funktion ist nur im Business- und Enterprise-Plan verfügbar. Schau dir unsere Pakete & Preise an und sprich mit uns über ein Upgrade.
Springe zu:
Erste Schritte
Abwesenheitsanfrage erstellen
Eine Kontingentart löschen
Einrichtung eines Standardkontingents
Einrichtung von Kontingenten für neue User
Gruppenanfrage erstellen
Erste Schritte
Das Hinzufügen von Kontingentarten ist schnell und einfach!
Gehe zu Einstellungen > Kontingente. Von hier aus siehst du die voreingestellte Kontingent, die wahrscheinlich standardmäßig mit dem Abwesenheitsanspruch der Mitarbeiter verbunden ist.
Klicke auf Neues Kontingent, um eine neue abzugsfähige Kontingentart zu erstellen.
Von hier aus kannst du den Kontingenttyp gemäß den folgenden Einstellungen anpassen:
Name: Benenne den Kontingenttyp
Kontingent in Tagen oder Stunden: Aus dem Dropdown-Menü kannst du die Abwesenheitseinheit des Kontingents auswählen. Das jährliche Kontingent muss in Form der gewählten Einheit eingegeben werden.
Maximaler Übertrag: Wenn ein Benutzer am Ende des Geschäftsjahres noch Restkontingent hat, kannst du das Maximum festlegen, das ins folgende Geschäftsjahr übertragen werden kann.
Limit ignorieren: Aktiviere diesen Schalter, wenn Benutzer mehr Abwesenheit nehmen dürfen, als ihnen zugeteilt ist. Indem der Schalter deaktiviert bleibt, können Benutzer, sobald sie das festgelegte Limit erreichen, keine weitere Abwesenheit mehr für diesen Typ beantragen.
Standardkontingent für das aktuelle und nächste Jahr: Lege fest, wie viele Tage jeder Benutzer als jährliches Kontingent während des aktuellen und nächsten Geschäftsjahres deiner Organisation erhalten soll.
Sobald du deinen neuen Kontingenttyp gespeichert hast, kannst du die Anzahl der Kontingenttage pro Jahr nicht mehr für das gesamte Unternehmen ändern, sondern nur für jeden einzelnen Mitarbeiter. Stelle sicher, dass du die richtige Anzahl von Tagen eingibst!
Klicke auf Speichern, um deine Änderungen zu speichern.
Nun, da du ein neues Kontingent erstellt hast, kannst du ganz einfach jede Abwesenheitsart anpassen und auswählen. Festlegen von welchem Kontingent der Abwesenheit abgezogen werden soll.
Gehe zu Einstellungen > Abwesenheitsarten und wähle die Abwesenheitsart aus, die du bearbeiten möchtest, indem du auf das Bleistiftsymbol klickst. Oder klicke auf Neue Abwesenheitsart hinzufügen, um eine neue Abwesenheitsart zu erstellen.
Scrolle nach unten zu "Vom Kontingent abziehen" und stelle den Toggle auf Ein, um diese Einstellung zu aktivieren und die gewünschte Abwesenheitsart auszuwählen.
Bitte beachte, dass durch die Auswahl eines Kontingenttyps mit einer anderen Zeiteinheit als die im Abwesenheitstyp angegebene, die Zeiteinheit automatisch auf die entsprechende Kontingentseinheit aktualisiert wird.
Wenn du ein Kontingent mit der Zeiteinheit in "Stunden" auswählst, hast du die Möglichkeit, die gewünschte Mindesteinheit für diese Abwesenheit aus dem Dropdown-Menü auszuwählen.
Zum Beispiel, indem du 10 Minuten auswählst, können Benutzer diesen Abwesenheitstyp nicht für 5 Minuten anfordern, sondern nur Abwesenheiten in Zehn-Minuten-Schritten.
Abwesenheitsanfrage erstellen
Sobald du mehr als eine abzugsfähige Abwesenheitsart hast, sehen Benutzer, mit welcher Abwesenheit ist das Kontingent verbunden, wenn sie eine Anfrage erstellen. Dein Team wird sofort sehen, ob die ausgewählte Abwesenheitsart von ihrem Kontingent abgezogen wird oder nicht.
Im Kalenderansicht erhalten Benutzer eine klare und sichtbare Aufschlüsselung aller verfügbaren Abwesenheitskontingente für das Jahr.
Das sichtbare Kontingent von der Übersichts- oder Mein Kalender-Seite wird das Standardkontingent sein, das unter Einstellungen > Kontingente definiert ist.
Eine Kontingentart löschen
Bitte beachte, dass Kontingentarten, die bereits mit Abwesenheitsarten verknüpft sind, nicht gelöscht werden können.
Wenn du diese Warnung siehst beim Versuch eine Kontingentart zu löschen, bearbeite einfach die betroffene Abwesenheitsart, indem du auf das Bleistiftsymbol klickst. Scrolle nach unten zu "Von Kontingentart abziehen", wo du eine andere Kontingentart auswählen oder den Toggle komplett ausschalten kannst.
Nachdem du auf 'Speichern' geklickt hast, kannst du das Kontingent nun löschen, sofern noch keine Abwesenheitsanträge unter dieser Abwesenheitsart gebucht wurden.
Einrichtung eines Standardkontingents
absentify bietet Admins auch die Möglichkeit, pro Nutzer ein Standardkontingent einzurichten sowie bestimmte Kontingente aus dem Quoten eines Nutzers zu entfernen.
Lies mehr über Standardkontingente hier.
Einrichtung von Kontingenten für neue User
Genauso wie Admin-User die Anzahl der Standardtage/-stunden pro Kontingenttyp bearbeiten können, haben Admins auch die Möglichkeit, diesen Wert beim Hinzufügen eines neuen Users einzugeben.
Navigiere auf der Seite Einstellungen zu User > Neuen User hinzufügen. Die Werte für das Kontingent des Users ab seinem Eintrittsdatum werden für alle in deiner Organisation erstellten Kontingente für das aktuelle und kommende Geschäftsjahr angezeigt.
Pro-rata Berechnung
Die Kontingentwerte für das aktuelle Geschäftsjahr werden automatisch pro-rata basierend auf der Abteilung, der sie zugewiesen sind, und dem Eintrittsdatum des Arbeitnehmers in Bezug auf euer Geschäftsjahr berechnet. Bitte überprüfe diese Kontingentwerte, um sicherzustellen, dass sie korrekt sind, oder bearbeite das Kontingent des Users später, indem du das Kontingent des Users bearbeitest. Du hast die Möglichkeit, das Kontingent des Users zu bearbeiten, falls der User unter besonderen Umständen ein anderes jährliches Kontingent erhalten soll.
Hinweis: Wenn du das Kontingent manuell anpasst, wird es nicht aktualisiert, wenn du später die Abteilung oder das Eintrittsdatum änderst. Weitere Anpassungen müssen manuell vorgenommen werden.
Use Case
Angenommen, die jährlichen Kontingente eines Unternehmens sind wie folgt eingerichtet:
Urlaub: 30 Tage
Privater Termin: 10 Stunden
John Doe soll zur Jahresmitte beginnen, sodass seine Kontingente für das laufende Jahr auf die unten angezeigten Werte angepasst werden, während sein Kontingent für das kommende Jahr dem Unternehmensstandard entspricht.
Kontingent für das laufende Geschäftsjahr
Urlaub: 15 Tage
Privater Termin: 5 Stunden
Kontingent für das nächste Geschäftsjahr:
Urlaub: 30 Tage
Privater Termin: 10 Stunden
Pro-Tipp: Die Werte für das zugewiesene Kontingent des Users für das laufende und das kommende Geschäftsjahr können jederzeit über Einstellungen > User > Bearbeiten > Kontingente bearbeitet werden. Dies gilt, solange der geänderte Wert nicht geringer ist als das, was der User bereits für das Jahr beantragt hat!
Gruppenanfrage erstellen
Bietet dein Unternehmen für einen bestimmten Zeitraum abteilungsweite Abwesenheit an? Als Admin oder Abteilungsleiter kannst du ganz einfach Gruppenanfragen erstellen, ohne einen separaten Abwesenheitstyp hinzufügen zu müssen. So funktioniert es:
Zur Übersichtsseite navigieren: Klicke auf den Pfeil neben Anfrage erstellen. Wähle im Dropdown-Menü Gruppenanfrage erstellen.
Abteilung auswählen: Wähle die Abteilung aus, für die du die Anfrage erstellen möchtest. Gib dann die erforderlichen Informationen wie Start- und Enddatum sowie den Abwesenheitstyp ein.
Hinweis: Manager können nur die Abteilung auswählen, für die sie verantwortlich sind, nicht das gesamte Unternehmen.
Übersicht überprüfen: Du siehst eine Liste der User, für die die Gruppenanfrage erstellt wird.
Gruppenanfrage anzeigen: User können die Gruppenanfrage anzeigen, indem sie nach der ausgewählten Gruppe filtern.
Solltest du dennoch Hilfe mit dieser Funktion benötigen, zögere nicht, dich an unser Support-Team zu wenden oder uns Feedback zu unserem Roadmap zu geben. Wir freuen uns immer über Rückmeldungen von unseren Benutzern!
Verwandte Artikel:
Genehmigung der Urlaubsanträge
Arbeitszeiten für deine Benutzer festlegen
Urlaubstage übertragen Jahresende
Aktualisiert am: 03/09/2024
Danke!