Nutzer hinzufügen
Sobald du dein Unternehmen in absentify eingerichtet hast, ist es an der Zeit, deine Benutzer hinzuzufügen!
Admin-Benutzer sind die einzigen, welche ihr Team vergrößern können, bzw. die Option haben Nutzer hinzufügen zu können.
absentify empfiehlt seinen Benutzern, vor dem Hinzufügen von Benutzern Folgendes zu erstellen:
Feiertage hinzufügen: Gesetzliche Feiertage
Abteilungen hinzufügen: Verwaltung der Abteilunge
Das Hinzufügen von Nutzern kann entweder einzeln oder durch Import erfolgen.
Diese Option zum Importieren von Benutzern wird für große Teams mit mindestens 10 Mitarbeitern empfohlen. Der Grund dafür ist, dass das Hinzufügen von Benutzern über den Excel-Export es dir ermöglicht, direkt in der Excel-Datei das Kontingent, die Feiertage und die Abteilung jedes Mitarbeiters zuzuweisen.
Benutzer werden über das folgende Menü hinzugefügt:
Einstellungen > Benutzer > Einen neuen Benutzer einladen
Das Formular Einen neuen Benutzer einladen wird angezeigt. Jetzt musst du nur noch alle benötigten Daten des Mitarbeiters eingeben. Diese umfassen:
Name
E-Mail: Diese muss eine Microsoft-E-Mail-Adresse sein
Abteilung(en): Wähle eine oder mehrere Abteilungen aus, denen sie angehören
Feiertage: Wähle einen Feiertagskalendar aus, die in ihrem Kalender angezeigt werden sollen
Beginn der Beschäftigung: Gib an, wann der Benutzer seinen ersten Arbeitstag hatte/hat
Standard-Kontingente: Das jährliche Kontingent (aktuelles Jahr), das du für den Benutzer festlegen möchtest. Wenn du mehrere Kontingente eingerichtet hast, werden diese alle hier angezeigt und müssen entsprechend angepasst werden.
Um mehr über Standard-Kontingente zu erfahren und wie du sie für deine Benutzer einrichtest, lies unseren Helpdesk-Artikel, Einrichten von Standardkontingente.
Nun klicke auf Speichern.
Denke daran, dass vor Abschluss der Registrierung alle Benutzer standardmäßig auf inaktiv gesetzt werden. Du musst den Benutzer später manuell auf aktiv setzen, um ihm eine Einladung zu senden.
Das gibt den Administratoren Zeit, das Profil des Benutzers anzupassen, wie zum Beispiel Zulagen, Genehmiger, Abteilung usw. zu aktualisieren. Wenn du bereit bist, den Benutzer zur App einzuladen, gehe einfach in die Profil-Einstellungen und schalte den Toggle an für Aktiver Benutzer.
Um die Benutzern Zugriff auf absentify zu gewahren, muss du alle Benutzern aktivieren, indem du zu Einstellungen > Benutzer > Bleistiftsymbol hinter dem Benutzer.
Von hier aus, kannst du bei Aktiver Benutzer, der Toggle einschalten.
Wenn der Benutzer noch nicht aktiviert wurde, erhält er beim Anmeldeversuch die folgende Meldung.
Kurz darauf wird eine Einladung an die eingetragene E-Mail versendet. Wichtig ist, dass es sich um die E-Mail des Microsoft-Kontos des Benutzers handelt.
Die Abteilung wird so zugewiesen, wie er auch in der Unternehmensstruktur zugewiesen wird.
Du musst auch jedem Benutzer einen Feiertagskalender hinzufügen, z. B. er arbeitet für dein Unternehmen in einem anderen Land, dann kannst du ihm den Kalender des Lands eintragen, in dem er arbeitet.
Datum des Beginns der Beschäftigung, mit dem Feld kannst du bestimmen, wann dein neuer Benutzer seinen ersten Arbeitstag hat.
Jährliches Kontingent (aktuelles Jahr) wird automatisch berechnet mit dem Jahreskontingent welches in der Abteilung hinterlegt ist und dem Datum des Beginns der Beschäftigung. Es ist ein Vorschlag von absentify und kann beliebig geändert werden. Für die Folgejahre wird das Kontingent aus der Abteilung genommen.
Alle gewünschte Benutzer können auch in einem bulk upload eingeladen werden mit dem Feature Benutzer importieren.
Zunächst empfehlen wir die Aktualisierung der bestehenden Abteilungen in der Firma sowie der Feiertage, die dein Unternehmen betreffen.
Weitere Informationen zu den Abteilungen und Feiertagen sind in den folgenden Artikeln zu finden:
Gesetzliche Feiertage
Verwaltung der Abteilunge
Sobald du die notwendigen Abteilungen und Feiertage in absentify erstellt hast, wird die heruntergeladene Excel-Datei zum Importieren von Benutzern automatisch ausgefüllt, was einen einfacheren Upload ermöglicht!
Gehe zu Einstellungen > Benutzer > Benutzer importieren.
Von hier aus hat man die Möglichkeit, die Excel-Datei automatisch mit den Azure AD-Gruppen von Microsoft aufzufüllen, so dass man die Werte nicht mehr selbst ausfüllen muss.
Falls es so aussieht, wurde dieses Feature noch nicht eingeschaltet:
Um diese Feature aktivieren zu lassen, gehe zu Microsoft > Microsoft Integrations > und schalte der Toggle für Synchronisierung von Teams und Entra ID (Azure Active Directory) Gruppen ein.
Die Bearbeitung diese Gruppen kann abgerufen werden unter der Microsoft Admin Portal.
Gehe zu Teams und Gruppen > Aktiv Teams und Gruppen.
Bei der Auswahl ein Gruppe, kann man der Mitgliedschaft bearbeiten:
Sobald du die gewünschte Gruppe gepflegt hast, wähle diese Gruppe aus der Gruppenliste in absentify aus und diese Benutzer werden automatisch zu dem Excel hinzugefügt.
Jetzt sollten deine Microsoft-Gruppen angezeigt werden:
Auf der Excel Datei, wenn du auf den Blatt "Abteilungen" drauf klickst, erscheint alle Abteilungen die du vorher in absentify angelegt hast. In der Spalte Abteilungen auf der erste Blatt kann man von dem Dropdown menu eine der Abteilungen auf dem zweiten Blatt auswählen. Dies gilt auf für die Feiertage.
Nachdem du zufrieden bist mit dem ausgewählten Mitarbeitereingabe, speichere dein Datei und lade es wieder in absentify hoch.
Nun werden alle Benutzern, die in der Excel eingetragen wurden hier angezeigt.
Denke daran, dass vor Abschluss der Registrierung alle Benutzer standardmäßig auf inaktiv gesetzt werden. Du musst den Benutzer später manuell auf aktiv setzen, um ihm eine Einladung zu senden.
Das gibt den Administratoren Zeit, das Profil des Benutzers anzupassen, wie zum Beispiel Zulagen, Genehmiger, Abteilung usw. zu aktualisieren. Wenn du bereit bist, den Benutzer zur App einzuladen, gehe einfach in die Profil-Einstellungen und schalte den Toggle an für Aktiver Benutzer oder lese hier, wie du diese aktivieren kannst.
Diese Option zum Importieren von Benutzern wird für große Teams mit maximal 10 Mitarbeitern oder zum Hinzufügen mehrerer neuer Benutzer gleichzeitig empfohlen.
Der Grund dafür ist, dass nach dem Importieren von Benutzern über die Microsoft Teams-Gruppe und Entra ID-Synchronisation, die Kontingente, die Feiertage und die zugewiesenen Abteilungen für jeden Benutzer manuell aktualisiert werden müssen. Diese Funktion ist jedoch vorteilhaft, wenn du keine Zeit damit verbringen möchtest, den Excel-Export zum Hinzufügen von Benutzern auszufüllen.
Zum Starten gehe zu Einstellungen > Microsoft und aktiviere den Schalter für Synchronisation von Teams und Entra ID (Azure Active Directory) Gruppen.
Nach der Aktivierung gehe zu Einstellungen > Integrations > Microsoft Entra ID/Teams Gruppen-Synchronisation.
Klicke auf Konfiguration > Microsoft Entra ID/Teams Gruppe synchronisieren hinzufügen.
Benenne deine Gruppe, die du synchronisieren möchtest, und klicke auf Weiter.
Nun musst du die Microsoft-Gruppe auswählen, die du synchronisieren möchtest. Gruppen können innerhalb des Microsoft Admin Portals erstellt oder bearbeitet werden.
Sobald du die gewünschte Gruppe aus dem Dropdown-Menü ausgewählt hast, klicke auf Weiter.
Wähle die Abteilung(en) innerhalb von absentify, die mit deiner ausgewählten Microsoft Entra ID/Teams-Gruppe synchronisiert werden.
Nachdem du auf Weiter geklickt hast, wirst du zu den Synchronisationsoptionen weitergeleitet. Um Benutzer hinzuzufügen, aktiviere den Schalter Automatische Erstellung von Benutzerkonten aktivieren. Dadurch werden automatisch alle Teilnehmer der ausgewählten Microsoft-Gruppe zu absentify hinzugefügt. Klicke auf Speichern, um den Import abzuschließen.
Nun kannst du die neu hochgeladenen Benutzer unter Einstellungen > Benutzer sehen. Du wirst bemerken, dass das Profilfoto erst aktualisiert wird, wenn der Benutzer eingeladen wird und sich zum ersten Mal in die App einloggt.
Der Status des Benutzers wird automatisch auf "Inaktiv" gesetzt. Wenn du bereit bist, den Benutzer in die App einzuladen, klicke auf Benutzer aktivieren in seinem Profil. Wir empfehlen, dies zu tun, nachdem du sein Profil entsprechend eingerichtet hast.
Wenn du bereit bist, den Benutzer zur App einzuladen, gehe einfach in die Profil-Einstellungen und schalte den Toggle an für Aktiver Benutzer oder lese hier, wie du diese aktivieren kannst.
Hier ist ein Beispiel einer E-Mail, die deine Mitarbeiter erhalten würden, um auf Absentify zugreifen zu können:
Nachdem du den Benutzer hinzugefügt hast, kannst du unter Benutzer > Stift hinter jedem beliebigen Benutzer jegliche Informationen zu ihm einfügen. Wie unter anderem den Geburtstag oder für den Benutzer einen zuständigen Genehmiger.
Zudem kannst du dann für jeden Benutzer einzeln, einen Zeitplan für deren Arbeitszeiten erstellen. Einfach und individuell.
Benutzer > Stift hinter Benutzer > Zeitplan > Neuer Arbeitsplan
Wenn das erfolgt ist, kannst du auch spontane Änderungen in den Arbeitsplänen einzelnen Benutzern vornehmen, falls sich die Arbeitszeit ändern sollte.
Benutzer > Stift hinter Benutzer > Zeitplan > Details > Neuer Arbeitsplan.
Es ist wichtig, dass du deinen Zeitplan richtig einstellst, damit die Abzüge korrekt sind, wenn du deine Abwesenheit buchst.
Vergesse nicht auf die Taste Speichern unten rechts zu klicken!
Verwalten der Abteilungen
Gesetzliche Feiertage
Individuelle Benutzerrechte
Admin-Benutzer sind die einzigen, welche ihr Team vergrößern können, bzw. die Option haben Nutzer hinzufügen zu können.
Bevor wir beginnen
absentify empfiehlt seinen Benutzern, vor dem Hinzufügen von Benutzern Folgendes zu erstellen:
Feiertage hinzufügen: Gesetzliche Feiertage
Abteilungen hinzufügen: Verwaltung der Abteilunge
Das Hinzufügen von Nutzern kann entweder einzeln oder durch Import erfolgen.
Einzeln hinzufügen
Diese Option zum Importieren von Benutzern wird für große Teams mit mindestens 10 Mitarbeitern empfohlen. Der Grund dafür ist, dass das Hinzufügen von Benutzern über den Excel-Export es dir ermöglicht, direkt in der Excel-Datei das Kontingent, die Feiertage und die Abteilung jedes Mitarbeiters zuzuweisen.
Benutzer werden über das folgende Menü hinzugefügt:
Einstellungen > Benutzer > Einen neuen Benutzer einladen
Das Formular Einen neuen Benutzer einladen wird angezeigt. Jetzt musst du nur noch alle benötigten Daten des Mitarbeiters eingeben. Diese umfassen:
Name
E-Mail: Diese muss eine Microsoft-E-Mail-Adresse sein
Abteilung(en): Wähle eine oder mehrere Abteilungen aus, denen sie angehören
Feiertage: Wähle einen Feiertagskalendar aus, die in ihrem Kalender angezeigt werden sollen
Beginn der Beschäftigung: Gib an, wann der Benutzer seinen ersten Arbeitstag hatte/hat
Standard-Kontingente: Das jährliche Kontingent (aktuelles Jahr), das du für den Benutzer festlegen möchtest. Wenn du mehrere Kontingente eingerichtet hast, werden diese alle hier angezeigt und müssen entsprechend angepasst werden.
Um mehr über Standard-Kontingente zu erfahren und wie du sie für deine Benutzer einrichtest, lies unseren Helpdesk-Artikel, Einrichten von Standardkontingente.
Nun klicke auf Speichern.
Denke daran, dass vor Abschluss der Registrierung alle Benutzer standardmäßig auf inaktiv gesetzt werden. Du musst den Benutzer später manuell auf aktiv setzen, um ihm eine Einladung zu senden.
Das gibt den Administratoren Zeit, das Profil des Benutzers anzupassen, wie zum Beispiel Zulagen, Genehmiger, Abteilung usw. zu aktualisieren. Wenn du bereit bist, den Benutzer zur App einzuladen, gehe einfach in die Profil-Einstellungen und schalte den Toggle an für Aktiver Benutzer.
Benutzer aktivieren
Um die Benutzern Zugriff auf absentify zu gewahren, muss du alle Benutzern aktivieren, indem du zu Einstellungen > Benutzer > Bleistiftsymbol hinter dem Benutzer.
Von hier aus, kannst du bei Aktiver Benutzer, der Toggle einschalten.
Wenn der Benutzer noch nicht aktiviert wurde, erhält er beim Anmeldeversuch die folgende Meldung.
Kurz darauf wird eine Einladung an die eingetragene E-Mail versendet. Wichtig ist, dass es sich um die E-Mail des Microsoft-Kontos des Benutzers handelt.
Die Abteilung wird so zugewiesen, wie er auch in der Unternehmensstruktur zugewiesen wird.
Du musst auch jedem Benutzer einen Feiertagskalender hinzufügen, z. B. er arbeitet für dein Unternehmen in einem anderen Land, dann kannst du ihm den Kalender des Lands eintragen, in dem er arbeitet.
Datum des Beginns der Beschäftigung, mit dem Feld kannst du bestimmen, wann dein neuer Benutzer seinen ersten Arbeitstag hat.
Jährliches Kontingent (aktuelles Jahr) wird automatisch berechnet mit dem Jahreskontingent welches in der Abteilung hinterlegt ist und dem Datum des Beginns der Beschäftigung. Es ist ein Vorschlag von absentify und kann beliebig geändert werden. Für die Folgejahre wird das Kontingent aus der Abteilung genommen.
Benutzer importieren über Excel
Alle gewünschte Benutzer können auch in einem bulk upload eingeladen werden mit dem Feature Benutzer importieren.
Zunächst empfehlen wir die Aktualisierung der bestehenden Abteilungen in der Firma sowie der Feiertage, die dein Unternehmen betreffen.
Weitere Informationen zu den Abteilungen und Feiertagen sind in den folgenden Artikeln zu finden:
Gesetzliche Feiertage
Verwaltung der Abteilunge
Sobald du die notwendigen Abteilungen und Feiertage in absentify erstellt hast, wird die heruntergeladene Excel-Datei zum Importieren von Benutzern automatisch ausgefüllt, was einen einfacheren Upload ermöglicht!
Gehe zu Einstellungen > Benutzer > Benutzer importieren.
Von hier aus hat man die Möglichkeit, die Excel-Datei automatisch mit den Azure AD-Gruppen von Microsoft aufzufüllen, so dass man die Werte nicht mehr selbst ausfüllen muss.
Falls es so aussieht, wurde dieses Feature noch nicht eingeschaltet:
Um diese Feature aktivieren zu lassen, gehe zu Microsoft > Microsoft Integrations > und schalte der Toggle für Synchronisierung von Teams und Entra ID (Azure Active Directory) Gruppen ein.
Die Bearbeitung diese Gruppen kann abgerufen werden unter der Microsoft Admin Portal.
Gehe zu Teams und Gruppen > Aktiv Teams und Gruppen.
Bei der Auswahl ein Gruppe, kann man der Mitgliedschaft bearbeiten:
Sobald du die gewünschte Gruppe gepflegt hast, wähle diese Gruppe aus der Gruppenliste in absentify aus und diese Benutzer werden automatisch zu dem Excel hinzugefügt.
Jetzt sollten deine Microsoft-Gruppen angezeigt werden:
Auf der Excel Datei, wenn du auf den Blatt "Abteilungen" drauf klickst, erscheint alle Abteilungen die du vorher in absentify angelegt hast. In der Spalte Abteilungen auf der erste Blatt kann man von dem Dropdown menu eine der Abteilungen auf dem zweiten Blatt auswählen. Dies gilt auf für die Feiertage.
Nachdem du zufrieden bist mit dem ausgewählten Mitarbeitereingabe, speichere dein Datei und lade es wieder in absentify hoch.
Nun werden alle Benutzern, die in der Excel eingetragen wurden hier angezeigt.
Denke daran, dass vor Abschluss der Registrierung alle Benutzer standardmäßig auf inaktiv gesetzt werden. Du musst den Benutzer später manuell auf aktiv setzen, um ihm eine Einladung zu senden.
Das gibt den Administratoren Zeit, das Profil des Benutzers anzupassen, wie zum Beispiel Zulagen, Genehmiger, Abteilung usw. zu aktualisieren. Wenn du bereit bist, den Benutzer zur App einzuladen, gehe einfach in die Profil-Einstellungen und schalte den Toggle an für Aktiver Benutzer oder lese hier, wie du diese aktivieren kannst.
Benutzer über Microsoft Sync importieren
Diese Option zum Importieren von Benutzern wird für große Teams mit maximal 10 Mitarbeitern oder zum Hinzufügen mehrerer neuer Benutzer gleichzeitig empfohlen.
Der Grund dafür ist, dass nach dem Importieren von Benutzern über die Microsoft Teams-Gruppe und Entra ID-Synchronisation, die Kontingente, die Feiertage und die zugewiesenen Abteilungen für jeden Benutzer manuell aktualisiert werden müssen. Diese Funktion ist jedoch vorteilhaft, wenn du keine Zeit damit verbringen möchtest, den Excel-Export zum Hinzufügen von Benutzern auszufüllen.
Zum Starten gehe zu Einstellungen > Microsoft und aktiviere den Schalter für Synchronisation von Teams und Entra ID (Azure Active Directory) Gruppen.
Nach der Aktivierung gehe zu Einstellungen > Integrations > Microsoft Entra ID/Teams Gruppen-Synchronisation.
Klicke auf Konfiguration > Microsoft Entra ID/Teams Gruppe synchronisieren hinzufügen.
Benenne deine Gruppe, die du synchronisieren möchtest, und klicke auf Weiter.
Nun musst du die Microsoft-Gruppe auswählen, die du synchronisieren möchtest. Gruppen können innerhalb des Microsoft Admin Portals erstellt oder bearbeitet werden.
Sobald du die gewünschte Gruppe aus dem Dropdown-Menü ausgewählt hast, klicke auf Weiter.
Wähle die Abteilung(en) innerhalb von absentify, die mit deiner ausgewählten Microsoft Entra ID/Teams-Gruppe synchronisiert werden.
Nachdem du auf Weiter geklickt hast, wirst du zu den Synchronisationsoptionen weitergeleitet. Um Benutzer hinzuzufügen, aktiviere den Schalter Automatische Erstellung von Benutzerkonten aktivieren. Dadurch werden automatisch alle Teilnehmer der ausgewählten Microsoft-Gruppe zu absentify hinzugefügt. Klicke auf Speichern, um den Import abzuschließen.
Nun kannst du die neu hochgeladenen Benutzer unter Einstellungen > Benutzer sehen. Du wirst bemerken, dass das Profilfoto erst aktualisiert wird, wenn der Benutzer eingeladen wird und sich zum ersten Mal in die App einloggt.
Der Status des Benutzers wird automatisch auf "Inaktiv" gesetzt. Wenn du bereit bist, den Benutzer in die App einzuladen, klicke auf Benutzer aktivieren in seinem Profil. Wir empfehlen, dies zu tun, nachdem du sein Profil entsprechend eingerichtet hast.
Wenn du bereit bist, den Benutzer zur App einzuladen, gehe einfach in die Profil-Einstellungen und schalte den Toggle an für Aktiver Benutzer oder lese hier, wie du diese aktivieren kannst.
Useransicht
Hier ist ein Beispiel einer E-Mail, die deine Mitarbeiter erhalten würden, um auf Absentify zugreifen zu können:
Nachdem du den Benutzer hinzugefügt hast, kannst du unter Benutzer > Stift hinter jedem beliebigen Benutzer jegliche Informationen zu ihm einfügen. Wie unter anderem den Geburtstag oder für den Benutzer einen zuständigen Genehmiger.
Zudem kannst du dann für jeden Benutzer einzeln, einen Zeitplan für deren Arbeitszeiten erstellen. Einfach und individuell.
Benutzer > Stift hinter Benutzer > Zeitplan > Neuer Arbeitsplan
Wenn das erfolgt ist, kannst du auch spontane Änderungen in den Arbeitsplänen einzelnen Benutzern vornehmen, falls sich die Arbeitszeit ändern sollte.
Benutzer > Stift hinter Benutzer > Zeitplan > Details > Neuer Arbeitsplan.
Es ist wichtig, dass du deinen Zeitplan richtig einstellst, damit die Abzüge korrekt sind, wenn du deine Abwesenheit buchst.
Vergesse nicht auf die Taste Speichern unten rechts zu klicken!
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Gesetzliche Feiertage
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Aktualisiert am: 05/06/2024
Danke!