Nutzer hinzufügen
Sobald du dein Unternehmen in absentify eingerichtet hast, ist es an der Zeit, deine Benutzer hinzuzufügen!
Tipp: Um Benutzer hinzufügen zu können, braucht man Administratorrechte.
absentify empfiehlt seinen Benutzern, vor dem Hinzufügen von Benutzern Folgendes zu erstellen:
Feiertage hinzufügen: Gesetzliche Feiertage
Abteilungen hinzufügen: Verwaltung der Abteilunge
User einzeln hinzufügen
Benutzer aktivieren
User via Import hinzufügen
User via Microsoft Sync hinzufügen
Geburtstag eines Users hinzufügen
Genehmiger eines Users ändern
Einen User zum Admin machen
Kontingent eines Users ändern
Arbeitszeitplan eines Users ändern
Diese Option zum Importieren von Benutzern wird für große Teams mit mindestens 10 Mitarbeitern empfohlen. Der Grund dafür ist, dass das Hinzufügen von Benutzern über den Excel-Export es dir ermöglicht, direkt in der Excel-Datei das Kontingent, die Feiertage und die Abteilung jedes Mitarbeiters zuzuweisen.
Benutzer werden über das folgende Menü hinzugefügt:
Einstellungen > Benutzer > Einen neuen Benutzer einladen
Das Formular Einen neuen Benutzer einladen wird angezeigt. Jetzt musst du nur noch alle benötigten Daten des Mitarbeiters eingeben. Diese umfassen:
Name
E-Mail: Diese muss eine Microsoft-E-Mail-Adresse sein
Abteilung(en): Wähle eine oder mehrere Abteilungen aus, denen sie angehören
Feiertage: Wähle einen Feiertagskalendar aus, die in ihrem Kalender angezeigt werden sollen
Beginn der Beschäftigung: Gib an, wann der Benutzer seinen ersten Arbeitstag hatte/hat
Standardkontingente: Das jährliche Kontingent (aktuelles Jahr) für den User. Wenn du mehrere Kontingente eingerichtet hast, werden hier alle angezeigt.
Pro-rata Berechnung: Die Kontingente für das aktuelle Geschäftsjahr werden automatisch anteilig basierend auf dem Eintrittsdatum des Arbeitnehmers und der Abteilung, der er zugewiesen ist, berechnet. Bitte überprüfe diese Kontingentwerte, um sicherzustellen, dass sie korrekt sind, oder bearbeite das Kontingent des Users später, indem du das Kontingent des Users bearbeitest.
Hinweis: Wenn du das Kontingent manuell anpasst, wird es nicht aktualisiert, wenn du später die Abteilung oder das Eintrittsdatum änderst. Weitere Anpassungen müssen manuell vorgenommen werden.
Standardkontingente: absentify gibt seinen Usern die Möglichkeit, Standardkontingente pro User festzulegen. Deaktiviere bestimmte Kontingente, um sie aus dem Kalender des Users zu entfernen. Um mehr über Standard-Kontingente zu erfahren und wie du sie für deine Benutzer einrichtest, lies unseren Helpdesk-Artikel, Einrichten von Standardkontingente.
Nun klicke auf Speichern.
Denke daran, dass vor Abschluss der Registrierung alle Benutzer standardmäßig auf inaktiv gesetzt werden. Du musst den Benutzer später manuell auf aktiv setzen, um ihm eine Einladung zu senden.
Das gibt den Administratoren Zeit, das Profil des Benutzers anzupassen, wie zum Beispiel Zulagen, Genehmiger, Abteilung usw. zu aktualisieren. Wenn du bereit bist, den Benutzer zur App einzuladen, gehe einfach in die Profil-Einstellungen und schalte den Toggle an für Aktiver Benutzer.
Um die Benutzern Zugriff auf absentify zu gewahren, muss du alle Benutzern aktivieren, indem du zu Einstellungen > Benutzer > Bleistiftsymbol hinter dem Benutzer.
Von hier aus, kannst du bei Aktiver Benutzer, der Toggle einschalten.
Hier ist ein Beispiel einer E-Mail, die deine Mitarbeiter erhalten würden, um auf absentify zugreifen zu können:
Falls der Benutzer noch nicht aktiviert wurde, erhält er beim Anmeldeversuch die folgende Meldung.
Kurz darauf wird eine Einladung an die eingetragene E-Mail versendet. Wichtig ist, dass es sich um die E-Mail des Microsoft-Kontos des Benutzers handelt.
Die Abteilung wird so zugewiesen, wie er auch in der Unternehmensstruktur zugewiesen wird.
Du musst auch jedem Benutzer einen Feiertagskalender hinzufügen, z. B. er arbeitet für dein Unternehmen in einem anderen Land, dann kannst du ihm den Kalender des Lands eintragen, in dem er arbeitet.
Datum des Beginns der Beschäftigung, mit dem Feld kannst du bestimmen, wann dein neuer Benutzer seinen ersten Arbeitstag hat.
Jährliches Kontingent (aktuelles Jahr) wird automatisch berechnet mit dem Jahreskontingent welches in der Abteilung hinterlegt ist und dem Datum des Beginns der Beschäftigung. Es ist ein Vorschlag von absentify und kann beliebig geändert werden. Für die Folgejahre wird das Kontingent aus der Abteilung genommen.
Alle gewünschte Benutzer können auch in einem bulk upload eingeladen werden mit dem Feature Benutzer importieren.
Zunächst empfehlen wir die Aktualisierung der bestehenden Abteilungen in der Firma sowie der Feiertage, die dein Unternehmen betreffen.
Weitere Informationen zu den Abteilungen und Feiertagen sind in den folgenden Artikeln zu finden:
Gesetzliche Feiertage
Verwaltung der Abteilunge
Sobald du die notwendigen Abteilungen und Feiertage in absentify erstellt hast, wird die heruntergeladene Excel-Datei zum Importieren von Benutzern automatisch ausgefüllt, was einen einfacheren Upload ermöglicht!
Gehe zu Einstellungen > Benutzer > Benutzer importieren.
Von hier aus hat man die Möglichkeit, die Excel-Datei automatisch mit den Azure AD-Gruppen von Microsoft aufzufüllen, so dass man die Werte nicht mehr selbst ausfüllen muss.
Falls es so aussieht, wurde dieses Feature noch nicht eingeschaltet:
Um diese Feature aktivieren zu lassen, gehe zu Microsoft > Microsoft Integrations > und schalte der Toggle für Synchronisierung von Teams und Entra ID (Azure Active Directory) Gruppen ein.
Die Bearbeitung diese Gruppen kann abgerufen werden unter der Microsoft Admin Portal.
Gehe zu Teams und Gruppen > Aktiv Teams und Gruppen.
Bei der Auswahl ein Gruppe, kann man der Mitgliedschaft bearbeiten:
Sobald du die gewünschte Gruppe gepflegt hast, wähle diese Gruppe aus der Gruppenliste in absentify aus und diese Benutzer werden automatisch zu dem Excel hinzugefügt.
Jetzt sollten deine Microsoft-Gruppen angezeigt werden:
Auf der Excel Datei, wenn du auf den Blatt "Abteilungen" drauf klickst, erscheint alle Abteilungen die du vorher in absentify angelegt hast. In der Spalte Abteilungen auf der erste Blatt kann man von dem Dropdown menu eine der Abteilungen auf dem zweiten Blatt auswählen. Dies gilt auf für die Feiertage.
Nachdem du zufrieden bist mit dem ausgewählten Mitarbeitereingabe, speichere dein Datei und lade es wieder in absentify hoch.
Nun werden alle Benutzern, die in der Excel eingetragen wurden hier angezeigt.
Denke daran, dass vor Abschluss der Registrierung alle Benutzer standardmäßig auf inaktiv gesetzt werden. Du musst den Benutzer später manuell auf aktiv setzen, um ihm eine Einladung zu senden.
Das gibt den Administratoren Zeit, das Profil des Benutzers anzupassen, wie zum Beispiel Zulagen, Genehmiger, Abteilung usw. zu aktualisieren. Wenn du bereit bist, den Benutzer zur App einzuladen, gehe einfach in die Profil-Einstellungen und schalte den Toggle an für Aktiver Benutzer oder lese hier, wie du diese aktivieren kannst.
Diese Option zum Importieren von Benutzern wird für große Teams mit maximal 10 Mitarbeitern oder zum Hinzufügen mehrerer neuer Benutzer gleichzeitig empfohlen.
Der Grund dafür ist, dass nach dem Importieren von Benutzern über die Microsoft Teams-Gruppe und Entra ID-Synchronisation, die Kontingente, die Feiertage und die zugewiesenen Abteilungen für jeden Benutzer manuell aktualisiert werden müssen. Diese Funktion ist jedoch vorteilhaft, wenn du keine Zeit damit verbringen möchtest, den Excel-Export zum Hinzufügen von Benutzern auszufüllen.
Zum Starten gehe zu Einstellungen > Microsoft und aktiviere den Schalter für Synchronisation von Teams und Entra ID (Azure Active Directory) Gruppen.
Nach der Aktivierung gehe zu Einstellungen > Integrations > Microsoft Entra ID/Teams Gruppen-Synchronisation.
Klicke auf Konfiguration > Microsoft Entra ID/Teams Gruppe synchronisieren hinzufügen.
Benenne deine Gruppe, die du synchronisieren möchtest, und klicke auf Weiter.
Nun musst du die Microsoft-Gruppe auswählen, die du synchronisieren möchtest. Gruppen können innerhalb des Microsoft Admin Portals erstellt oder bearbeitet werden.
Sobald du die gewünschte Gruppe aus dem Dropdown-Menü ausgewählt hast, klicke auf Weiter.
Wähle die Abteilung(en) innerhalb von absentify, die mit deiner ausgewählten Microsoft Entra ID/Teams-Gruppe synchronisiert werden.
Nachdem du auf Weiter geklickt hast, wirst du zu den Synchronisationsoptionen weitergeleitet. Um Benutzer hinzuzufügen, aktiviere den Schalter Automatische Erstellung von Benutzerkonten aktivieren. Dadurch werden automatisch alle Teilnehmer der ausgewählten Microsoft-Gruppe zu absentify hinzugefügt. Klicke auf Speichern, um den Import abzuschließen.
Nun kannst du die neu hochgeladenen Benutzer unter Einstellungen > Benutzer sehen. Du wirst bemerken, dass das Profilfoto erst aktualisiert wird, wenn der Benutzer eingeladen wird und sich zum ersten Mal in die App einloggt.
Der Status des Benutzers wird automatisch auf "Inaktiv" gesetzt. Wenn du bereit bist, den Benutzer in die App einzuladen, klicke auf Benutzer aktivieren in seinem Profil. Wir empfehlen, dies zu tun, nachdem du sein Profil entsprechend eingerichtet hast.
Wenn du bereit bist, den Benutzer zur App einzuladen, gehe einfach in die Profil-Einstellungen und schalte den Toggle an für Aktiver Benutzer oder lese hier, wie du diese aktivieren kannst.
Nachdem du den/die User hinzugefügt hast, kannst du Informationen über den User hinzufügen oder bearbeiten, indem du auf Einstellungen > User klickst und das Stiftsymbol für Bearbeiten neben dem User auswählst, dessen Informationen du ändern möchtest.
Im Pop-up-Fenster kannst du Änderungen an den Informationen des Users vornehmen sowie zusätzliche Informationen hinzufügen, einschließlich:
Gehe zu Bearbeiten > Profil > Geburtstag.
Ändere das Datum auf den Geburtstag des Users und klicke auf Speichern, um deine Änderungen zu speichern.
Der Geburtstag wird sowohl im Kalender des Users als auch in den Kalendern aller anderen User angezeigt, die in derselben Abteilung arbeiten. Abhängig von den bestehenden Datenschutzeinstellungen können jedoch auch andere User, die berechtigt sind, abteilungsübergreifend zu sehen, den Geburtstag des Users einsehen.
Für weitere Informationen darüber, welche User welche Berechtigungen haben, besuche unseren Support-Artikel – Berechtigungen pro User – und scrolle nach unten zu Datenschutzeinstellungen.
Navigiere zunächst zu Genehmiger.
Die Standardeinstellung für den Genehmiger des Users ist der Abteilungsleiter.
Wenn du dies ändern möchtest, wähle den Genehmiger aus, der die Anfragen des Arbeitnehmers genehmigen oder ablehnen soll.
Klicke auf Speichern, um deine Änderungen zu speichern.
Weitere Details zur Auswahl eines Genehmigers findest du im Artikel Genehmiger eines Users auswählen.
Gehe zu Profil.
Scrolle nach unten, bis du Administrator siehst.
Durch Aktivieren dieses Schalters und Klicken auf Speichern muss sich der User nur ab- und wieder anmelden, um Administratorrechte zu erhalten.
Für weitere Informationen zu Benutzerberechtigungen klicke hier.
Über die Kontingentseite haben Administratoren die Möglichkeit, das Standardkontingent eines Users zu bearbeiten sowie die Sichtbarkeit jedes erstellten Kontingents zu aktualisieren.
Navigiere zunächst zu Kontingent im Profil des Users.
Wenn du die Anzahl der Tage oder Stunden eines bestimmten Kontingentyps für ein bestimmtes Jahr aktualisieren möchtest, klicke auf das Stiftsymbol neben dem gewünschten Jahr, das du bearbeiten möchtest.
Du hast die Möglichkeit, das Urlaubskontingent des Users für das Vorjahr, das aktuelle Jahr und das folgende Jahr zu bearbeiten, einschließlich:
Übertrag: Wie viele Tage aus dem Vorjahr übertragen wurden
Kontingent: Wie viele Tage insgesamt im jährlichen Kontingent enthalten sind
Freizeitausgleich: Wenn ein Arbeitnehmer Überstunden oder an einem Feiertag gearbeitet hat, kann hier die Anzahl der zusätzlich gearbeiteten Tage geändert werden, die dem Urlaubskontingent des Users hinzugefügt werden.
Die hier eingegebenen Werte können jederzeit bearbeitet werden, sofern der geänderte Wert nicht geringer ist als das, was der User für das Jahr bereits beantragt hat.
Klicke auf Speichern, um deine Änderungen zu speichern.
Nur das Kontingent und der Freizeitausgleich können für das aktuelle und folgende Jahr geändert werden, während du für das Vorjahr auch die Möglichkeit hast, die Übertragstage in das aktuelle Jahr zu ändern.
Durch Deaktivieren des Sichtbarkeitsschalters neben dem Kontingenttyp wird dieses Kontingent vollständig aus dem Jahreskontingent des Users entfernt.
Zum Beispiel arbeitet Lidia in Spanien, wo Arzttermine nicht als Kontingenttyp angeboten werden. Administratoren haben die Möglichkeit, dieses abzugsfähige Kontingent aus ihrem Kalender zu entfernen, was es ihr nicht ermöglicht, diesen Urlaubstyp zu beantragen.
Weitere Informationen zu Standardkontingenten und deren Sichtbarkeit findest du in unserem Support-Artikel Standardkontingente einrichten.
Du kannst für jeden Benutzer, einen Zeitplan für deren Arbeitszeiten erstellen. Einfach und individuell!
Gehe zu Arbeitszeitplan.
Hier hast du die Möglichkeit, den aktuellen Arbeitszeitplan zu bearbeiten oder einen neuen Arbeitszeitplan hinzuzufügen.
Wenn du mehr als einen Arbeitszeitplan hinzufügst, musst du angeben, wann der eine endet und der nächste beginnt. Der Grund dafür ist, dass ein User nicht zwei Arbeitszeitpläne gleichzeitig haben kann.
Für weitere Informationen zum Bearbeiten der Arbeitszeiten eines Users siehe Arbeitszeiten für deine User festlegen.
Vergiss nicht, auf Speichern zu klicken, um deine Änderungen zu speichern!
Es ist wichtig, dass du ihren Arbeitszeitplan korrekt festlegst, damit die Abzüge korrekt sind, wenn sie ihre Abwesenheiten buchen.
Du kannst auch einen bereits erstellten Kalender für User hinzufügen, die im Ausland arbeiten und die gesetzlichen Feiertage enthalten. Wähle dazu einen der voreingestellten Kalender aus dem Dropdown-Menü aus.
User > Bearbeiten > Feiertagskalender.
Wenn der gewünschte Feiertagskalender nicht vorhanden ist, kannst du unter Einstellungen > Feiertage > Feiertage hinzufügen einen neuen Feiertagskalender hinzufügen.
Dort findest du Feiertage aus über 250 Ländern und Regionen!
Um mehr darüber zu erfahren, wie du einen Feiertagskalender hinzufügst, besuche Feiertage für weitere Informationen.
Auf der Seite des Benutzerprofils kannst du den E-Mail-Verlauf einsehen, der an den Benutzer gesendet wurde. Gehe zu Bearbeiten > E-Mail-Verlauf. Hier erhältst du einen Überblick über alle E-Mails, die in den letzten drei Monaten an diesen Benutzer gesendet wurden, sowie darüber, ob sie eingegangen sind oder noch ausstehen.
Jetzt, wo du alle deine Angestellten hinzugefügt hast, kannst du damit beginnen, ihre Fehlzeiten mit absentify zu erfassen!
Wir sind immer froh, von unseren Benutzern zu hören. Wende dich an unser Support-Team, wenn du Fragen hast, oder hinterlasse eine Empfehlung auf unserer Roadmap, wenn du Ideen hast, wie wir absentify verbessern können!
Verwalten der Abteilungen
Gesetzliche Feiertage
Individuelle Benutzerrechte
Tipp: Um Benutzer hinzufügen zu können, braucht man Administratorrechte.
Bevor wir beginnen
absentify empfiehlt seinen Benutzern, vor dem Hinzufügen von Benutzern Folgendes zu erstellen:
Feiertage hinzufügen: Gesetzliche Feiertage
Abteilungen hinzufügen: Verwaltung der Abteilunge
Springe zu:
User einzeln hinzufügen
Benutzer aktivieren
User via Import hinzufügen
User via Microsoft Sync hinzufügen
Geburtstag eines Users hinzufügen
Genehmiger eines Users ändern
Einen User zum Admin machen
Kontingent eines Users ändern
Arbeitszeitplan eines Users ändern
Einzeln hinzufügen
Diese Option zum Importieren von Benutzern wird für große Teams mit mindestens 10 Mitarbeitern empfohlen. Der Grund dafür ist, dass das Hinzufügen von Benutzern über den Excel-Export es dir ermöglicht, direkt in der Excel-Datei das Kontingent, die Feiertage und die Abteilung jedes Mitarbeiters zuzuweisen.
Benutzer werden über das folgende Menü hinzugefügt:
Einstellungen > Benutzer > Einen neuen Benutzer einladen
Das Formular Einen neuen Benutzer einladen wird angezeigt. Jetzt musst du nur noch alle benötigten Daten des Mitarbeiters eingeben. Diese umfassen:
Name
E-Mail: Diese muss eine Microsoft-E-Mail-Adresse sein
Abteilung(en): Wähle eine oder mehrere Abteilungen aus, denen sie angehören
Feiertage: Wähle einen Feiertagskalendar aus, die in ihrem Kalender angezeigt werden sollen
Beginn der Beschäftigung: Gib an, wann der Benutzer seinen ersten Arbeitstag hatte/hat
Standardkontingente: Das jährliche Kontingent (aktuelles Jahr) für den User. Wenn du mehrere Kontingente eingerichtet hast, werden hier alle angezeigt.
Tipps für Kontingente:
Pro-rata Berechnung: Die Kontingente für das aktuelle Geschäftsjahr werden automatisch anteilig basierend auf dem Eintrittsdatum des Arbeitnehmers und der Abteilung, der er zugewiesen ist, berechnet. Bitte überprüfe diese Kontingentwerte, um sicherzustellen, dass sie korrekt sind, oder bearbeite das Kontingent des Users später, indem du das Kontingent des Users bearbeitest.
Hinweis: Wenn du das Kontingent manuell anpasst, wird es nicht aktualisiert, wenn du später die Abteilung oder das Eintrittsdatum änderst. Weitere Anpassungen müssen manuell vorgenommen werden.
Standardkontingente: absentify gibt seinen Usern die Möglichkeit, Standardkontingente pro User festzulegen. Deaktiviere bestimmte Kontingente, um sie aus dem Kalender des Users zu entfernen. Um mehr über Standard-Kontingente zu erfahren und wie du sie für deine Benutzer einrichtest, lies unseren Helpdesk-Artikel, Einrichten von Standardkontingente.
Nun klicke auf Speichern.
Denke daran, dass vor Abschluss der Registrierung alle Benutzer standardmäßig auf inaktiv gesetzt werden. Du musst den Benutzer später manuell auf aktiv setzen, um ihm eine Einladung zu senden.
Das gibt den Administratoren Zeit, das Profil des Benutzers anzupassen, wie zum Beispiel Zulagen, Genehmiger, Abteilung usw. zu aktualisieren. Wenn du bereit bist, den Benutzer zur App einzuladen, gehe einfach in die Profil-Einstellungen und schalte den Toggle an für Aktiver Benutzer.
Benutzer aktivieren
Um die Benutzern Zugriff auf absentify zu gewahren, muss du alle Benutzern aktivieren, indem du zu Einstellungen > Benutzer > Bleistiftsymbol hinter dem Benutzer.
Von hier aus, kannst du bei Aktiver Benutzer, der Toggle einschalten.
Hier ist ein Beispiel einer E-Mail, die deine Mitarbeiter erhalten würden, um auf absentify zugreifen zu können:
Falls der Benutzer noch nicht aktiviert wurde, erhält er beim Anmeldeversuch die folgende Meldung.
Kurz darauf wird eine Einladung an die eingetragene E-Mail versendet. Wichtig ist, dass es sich um die E-Mail des Microsoft-Kontos des Benutzers handelt.
Die Abteilung wird so zugewiesen, wie er auch in der Unternehmensstruktur zugewiesen wird.
Du musst auch jedem Benutzer einen Feiertagskalender hinzufügen, z. B. er arbeitet für dein Unternehmen in einem anderen Land, dann kannst du ihm den Kalender des Lands eintragen, in dem er arbeitet.
Datum des Beginns der Beschäftigung, mit dem Feld kannst du bestimmen, wann dein neuer Benutzer seinen ersten Arbeitstag hat.
Jährliches Kontingent (aktuelles Jahr) wird automatisch berechnet mit dem Jahreskontingent welches in der Abteilung hinterlegt ist und dem Datum des Beginns der Beschäftigung. Es ist ein Vorschlag von absentify und kann beliebig geändert werden. Für die Folgejahre wird das Kontingent aus der Abteilung genommen.
Benutzer importieren über Excel
Alle gewünschte Benutzer können auch in einem bulk upload eingeladen werden mit dem Feature Benutzer importieren.
Zunächst empfehlen wir die Aktualisierung der bestehenden Abteilungen in der Firma sowie der Feiertage, die dein Unternehmen betreffen.
Weitere Informationen zu den Abteilungen und Feiertagen sind in den folgenden Artikeln zu finden:
Gesetzliche Feiertage
Verwaltung der Abteilunge
Sobald du die notwendigen Abteilungen und Feiertage in absentify erstellt hast, wird die heruntergeladene Excel-Datei zum Importieren von Benutzern automatisch ausgefüllt, was einen einfacheren Upload ermöglicht!
Gehe zu Einstellungen > Benutzer > Benutzer importieren.
Von hier aus hat man die Möglichkeit, die Excel-Datei automatisch mit den Azure AD-Gruppen von Microsoft aufzufüllen, so dass man die Werte nicht mehr selbst ausfüllen muss.
Falls es so aussieht, wurde dieses Feature noch nicht eingeschaltet:
Um diese Feature aktivieren zu lassen, gehe zu Microsoft > Microsoft Integrations > und schalte der Toggle für Synchronisierung von Teams und Entra ID (Azure Active Directory) Gruppen ein.
Die Bearbeitung diese Gruppen kann abgerufen werden unter der Microsoft Admin Portal.
Gehe zu Teams und Gruppen > Aktiv Teams und Gruppen.
Bei der Auswahl ein Gruppe, kann man der Mitgliedschaft bearbeiten:
Sobald du die gewünschte Gruppe gepflegt hast, wähle diese Gruppe aus der Gruppenliste in absentify aus und diese Benutzer werden automatisch zu dem Excel hinzugefügt.
Jetzt sollten deine Microsoft-Gruppen angezeigt werden:
Auf der Excel Datei, wenn du auf den Blatt "Abteilungen" drauf klickst, erscheint alle Abteilungen die du vorher in absentify angelegt hast. In der Spalte Abteilungen auf der erste Blatt kann man von dem Dropdown menu eine der Abteilungen auf dem zweiten Blatt auswählen. Dies gilt auf für die Feiertage.
Nachdem du zufrieden bist mit dem ausgewählten Mitarbeitereingabe, speichere dein Datei und lade es wieder in absentify hoch.
Nun werden alle Benutzern, die in der Excel eingetragen wurden hier angezeigt.
Denke daran, dass vor Abschluss der Registrierung alle Benutzer standardmäßig auf inaktiv gesetzt werden. Du musst den Benutzer später manuell auf aktiv setzen, um ihm eine Einladung zu senden.
Das gibt den Administratoren Zeit, das Profil des Benutzers anzupassen, wie zum Beispiel Zulagen, Genehmiger, Abteilung usw. zu aktualisieren. Wenn du bereit bist, den Benutzer zur App einzuladen, gehe einfach in die Profil-Einstellungen und schalte den Toggle an für Aktiver Benutzer oder lese hier, wie du diese aktivieren kannst.
Benutzer über Microsoft Sync importieren
Diese Option zum Importieren von Benutzern wird für große Teams mit maximal 10 Mitarbeitern oder zum Hinzufügen mehrerer neuer Benutzer gleichzeitig empfohlen.
Der Grund dafür ist, dass nach dem Importieren von Benutzern über die Microsoft Teams-Gruppe und Entra ID-Synchronisation, die Kontingente, die Feiertage und die zugewiesenen Abteilungen für jeden Benutzer manuell aktualisiert werden müssen. Diese Funktion ist jedoch vorteilhaft, wenn du keine Zeit damit verbringen möchtest, den Excel-Export zum Hinzufügen von Benutzern auszufüllen.
Zum Starten gehe zu Einstellungen > Microsoft und aktiviere den Schalter für Synchronisation von Teams und Entra ID (Azure Active Directory) Gruppen.
Nach der Aktivierung gehe zu Einstellungen > Integrations > Microsoft Entra ID/Teams Gruppen-Synchronisation.
Klicke auf Konfiguration > Microsoft Entra ID/Teams Gruppe synchronisieren hinzufügen.
Benenne deine Gruppe, die du synchronisieren möchtest, und klicke auf Weiter.
Nun musst du die Microsoft-Gruppe auswählen, die du synchronisieren möchtest. Gruppen können innerhalb des Microsoft Admin Portals erstellt oder bearbeitet werden.
Sobald du die gewünschte Gruppe aus dem Dropdown-Menü ausgewählt hast, klicke auf Weiter.
Wähle die Abteilung(en) innerhalb von absentify, die mit deiner ausgewählten Microsoft Entra ID/Teams-Gruppe synchronisiert werden.
Nachdem du auf Weiter geklickt hast, wirst du zu den Synchronisationsoptionen weitergeleitet. Um Benutzer hinzuzufügen, aktiviere den Schalter Automatische Erstellung von Benutzerkonten aktivieren. Dadurch werden automatisch alle Teilnehmer der ausgewählten Microsoft-Gruppe zu absentify hinzugefügt. Klicke auf Speichern, um den Import abzuschließen.
Nun kannst du die neu hochgeladenen Benutzer unter Einstellungen > Benutzer sehen. Du wirst bemerken, dass das Profilfoto erst aktualisiert wird, wenn der Benutzer eingeladen wird und sich zum ersten Mal in die App einloggt.
Der Status des Benutzers wird automatisch auf "Inaktiv" gesetzt. Wenn du bereit bist, den Benutzer in die App einzuladen, klicke auf Benutzer aktivieren in seinem Profil. Wir empfehlen, dies zu tun, nachdem du sein Profil entsprechend eingerichtet hast.
Wenn du bereit bist, den Benutzer zur App einzuladen, gehe einfach in die Profil-Einstellungen und schalte den Toggle an für Aktiver Benutzer oder lese hier, wie du diese aktivieren kannst.
Bearbeiten der Informationen eines Users
Nachdem du den/die User hinzugefügt hast, kannst du Informationen über den User hinzufügen oder bearbeiten, indem du auf Einstellungen > User klickst und das Stiftsymbol für Bearbeiten neben dem User auswählst, dessen Informationen du ändern möchtest.
Im Pop-up-Fenster kannst du Änderungen an den Informationen des Users vornehmen sowie zusätzliche Informationen hinzufügen, einschließlich:
1. Geburtstag eines Users hinzufügen
Gehe zu Bearbeiten > Profil > Geburtstag.
Ändere das Datum auf den Geburtstag des Users und klicke auf Speichern, um deine Änderungen zu speichern.
Der Geburtstag wird sowohl im Kalender des Users als auch in den Kalendern aller anderen User angezeigt, die in derselben Abteilung arbeiten. Abhängig von den bestehenden Datenschutzeinstellungen können jedoch auch andere User, die berechtigt sind, abteilungsübergreifend zu sehen, den Geburtstag des Users einsehen.
Für weitere Informationen darüber, welche User welche Berechtigungen haben, besuche unseren Support-Artikel – Berechtigungen pro User – und scrolle nach unten zu Datenschutzeinstellungen.
2. Genehmiger eines Users ändern
Navigiere zunächst zu Genehmiger.
Die Standardeinstellung für den Genehmiger des Users ist der Abteilungsleiter.
Wenn du dies ändern möchtest, wähle den Genehmiger aus, der die Anfragen des Arbeitnehmers genehmigen oder ablehnen soll.
Klicke auf Speichern, um deine Änderungen zu speichern.
Weitere Details zur Auswahl eines Genehmigers findest du im Artikel Genehmiger eines Users auswählen.
3. Einen User zum Admin machen
Gehe zu Profil.
Scrolle nach unten, bis du Administrator siehst.
Durch Aktivieren dieses Schalters und Klicken auf Speichern muss sich der User nur ab- und wieder anmelden, um Administratorrechte zu erhalten.
Für weitere Informationen zu Benutzerberechtigungen klicke hier.
4. Das Kontingent eines Users ändern
Über die Kontingentseite haben Administratoren die Möglichkeit, das Standardkontingent eines Users zu bearbeiten sowie die Sichtbarkeit jedes erstellten Kontingents zu aktualisieren.
Navigiere zunächst zu Kontingent im Profil des Users.
Kontingentwerte bearbeiten
Wenn du die Anzahl der Tage oder Stunden eines bestimmten Kontingentyps für ein bestimmtes Jahr aktualisieren möchtest, klicke auf das Stiftsymbol neben dem gewünschten Jahr, das du bearbeiten möchtest.
Du hast die Möglichkeit, das Urlaubskontingent des Users für das Vorjahr, das aktuelle Jahr und das folgende Jahr zu bearbeiten, einschließlich:
Übertrag: Wie viele Tage aus dem Vorjahr übertragen wurden
Kontingent: Wie viele Tage insgesamt im jährlichen Kontingent enthalten sind
Freizeitausgleich: Wenn ein Arbeitnehmer Überstunden oder an einem Feiertag gearbeitet hat, kann hier die Anzahl der zusätzlich gearbeiteten Tage geändert werden, die dem Urlaubskontingent des Users hinzugefügt werden.
Die hier eingegebenen Werte können jederzeit bearbeitet werden, sofern der geänderte Wert nicht geringer ist als das, was der User für das Jahr bereits beantragt hat.
Klicke auf Speichern, um deine Änderungen zu speichern.
Nur das Kontingent und der Freizeitausgleich können für das aktuelle und folgende Jahr geändert werden, während du für das Vorjahr auch die Möglichkeit hast, die Übertragstage in das aktuelle Jahr zu ändern.
Sichtbarkeit des Kontingents bearbeiten
Durch Deaktivieren des Sichtbarkeitsschalters neben dem Kontingenttyp wird dieses Kontingent vollständig aus dem Jahreskontingent des Users entfernt.
Zum Beispiel arbeitet Lidia in Spanien, wo Arzttermine nicht als Kontingenttyp angeboten werden. Administratoren haben die Möglichkeit, dieses abzugsfähige Kontingent aus ihrem Kalender zu entfernen, was es ihr nicht ermöglicht, diesen Urlaubstyp zu beantragen.
Weitere Informationen zu Standardkontingenten und deren Sichtbarkeit findest du in unserem Support-Artikel Standardkontingente einrichten.
5. Arbeitszeitplan eines Users ändern
Du kannst für jeden Benutzer, einen Zeitplan für deren Arbeitszeiten erstellen. Einfach und individuell!
Gehe zu Arbeitszeitplan.
Hier hast du die Möglichkeit, den aktuellen Arbeitszeitplan zu bearbeiten oder einen neuen Arbeitszeitplan hinzuzufügen.
Wenn du mehr als einen Arbeitszeitplan hinzufügst, musst du angeben, wann der eine endet und der nächste beginnt. Der Grund dafür ist, dass ein User nicht zwei Arbeitszeitpläne gleichzeitig haben kann.
Für weitere Informationen zum Bearbeiten der Arbeitszeiten eines Users siehe Arbeitszeiten für deine User festlegen.
Vergiss nicht, auf Speichern zu klicken, um deine Änderungen zu speichern!
Es ist wichtig, dass du ihren Arbeitszeitplan korrekt festlegst, damit die Abzüge korrekt sind, wenn sie ihre Abwesenheiten buchen.
Du kannst auch einen bereits erstellten Kalender für User hinzufügen, die im Ausland arbeiten und die gesetzlichen Feiertage enthalten. Wähle dazu einen der voreingestellten Kalender aus dem Dropdown-Menü aus.
User > Bearbeiten > Feiertagskalender.
Wenn der gewünschte Feiertagskalender nicht vorhanden ist, kannst du unter Einstellungen > Feiertage > Feiertage hinzufügen einen neuen Feiertagskalender hinzufügen.
Dort findest du Feiertage aus über 250 Ländern und Regionen!
Um mehr darüber zu erfahren, wie du einen Feiertagskalender hinzufügst, besuche Feiertage für weitere Informationen.
E-Mail-Verlauf
Auf der Seite des Benutzerprofils kannst du den E-Mail-Verlauf einsehen, der an den Benutzer gesendet wurde. Gehe zu Bearbeiten > E-Mail-Verlauf. Hier erhältst du einen Überblick über alle E-Mails, die in den letzten drei Monaten an diesen Benutzer gesendet wurden, sowie darüber, ob sie eingegangen sind oder noch ausstehen.
Jetzt, wo du alle deine Angestellten hinzugefügt hast, kannst du damit beginnen, ihre Fehlzeiten mit absentify zu erfassen!
Brauchst du Hilfe?
Wir sind immer froh, von unseren Benutzern zu hören. Wende dich an unser Support-Team, wenn du Fragen hast, oder hinterlasse eine Empfehlung auf unserer Roadmap, wenn du Ideen hast, wie wir absentify verbessern können!
Verwandte
Verwalten der Abteilungen
Gesetzliche Feiertage
Individuelle Benutzerrechte
Aktualisiert am: 30/08/2024
Danke!