Artikel über: Erstkonfiguration für Administratoren
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Start und Implementierung für Administratoren

Willkommen bei absentify, deinem smarten Abwesenheitsplaner!

Diese Startanleitung hilft dir dabei, die erste Einrichtung erfolgreich abzuschließen. Am Ende wirst du ein gutes Verständnis für die Grundlagen haben und bereit sein, die Abwesenheiten deines Teams zu verfolgen.


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Dein Unternehmen registrieren
Unternehmensdetails eingeben
Geschäftszeiten festlegen
Plattform auswählen
Abteilungen hinzufügen
Feiertage hinzufügen
Abwesenheiten anpassen
Benutzer hinzufügen


Dein Unternehmen registrieren



Wir freuen uns, dass du dich für absentify zur Verwaltung der Abwesenheiten deines Unternehmens entschieden hast! Um zu beginnen, musst du dein Unternehmen auf unserer Website registrieren.

Da absentify in Microsoft 365 integriert ist, benötigst du eine Microsoft-E-Mail-Adresse, um fortzufahren.

Klicke auf Mit Microsoft fortfahren.



Du wirst dann aufgefordert, dich in dein Microsoft-Konto einzuloggen.



Nach dem Einloggen hast du die Möglichkeit, entweder ein Unternehmen zu registrieren oder einem Unternehmen beizutreten.

Klicke auf Ein neues Unternehmen registrieren.




Unternehmensdetails eingeben



Beginne damit, die Details deines Unternehmens hinzuzufügen, um dein Profil auszufüllen.

Klicke auf Einstellungen > Allgemein.



Auf dieser Seite kannst du Folgendes bearbeiten:

Unternehmensname

Standardzeitzone: die Zeitzone, in der dein Unternehmen tätig ist. Bitte beachte, dass, wenn einige deiner Mitarbeiter in einer anderen Zeitzone arbeiten, sie diese in ihrem Profil unter Einstellungen bearbeiten können.

Standard-Datumsformat: bevorzugtes Datumsformat. Jeder Benutzer kann dies unter Einstellungen nach Wunsch bearbeiten.

Standard-Zeitformat: bevorzugtes Zeitformat. Jeder Benutzer kann dies unter Einstellungen nach Wunsch bearbeiten.

Standard-Wochenstart: der erste Tag der Woche, der für die Benutzer deines Unternehmens angezeigt wird.


Geschäftszeiten festlegen



Du kannst deine Betriebszeiten ganz einfach unter Einstellungen > Allgemein > Geschäftszeiten konfigurieren. Diese Stunden bilden die Grundlage für die Arbeitspläne der Mitarbeiter.



Klicke auf Anzeigen & Bearbeiten, um sowohl den Tag als auch das Zeitfenster festzulegen, in dem du deine Mitarbeiter einplanen möchtest.



Hier hast du die Möglichkeit, den Beginn und das Ende der Schicht für jeden Wochentag zu ändern sowie festzulegen, ob die Abwesenheiten der Benutzer als ganzer oder halber Tag abgezogen werden sollen.

Wenn Mitarbeiter die Möglichkeit haben sollen, Abwesenheiten für halbe Tage zu buchen, musst du die Kästchen für die Vormittags- und Nachmittagschicht auswählen.

Wenn du mit deinen ausgewählten Geschäftszeiten zufrieden bist, klicke auf Speichern, um deine Änderungen zu speichern. Denke daran, dass diese nicht dauerhaft sind; Anpassungen können jederzeit vorgenommen werden!

Standardmäßig wird dem Benutzer die Arbeitszeit des Unternehmens zugewiesen, aber wenn der Benutzer einen anderen Arbeitsplan hat, kann dieser leicht angepasst werden.

Du kannst einen separaten Arbeitsplan für jeden Benutzer unter Einstellungen > Benutzer > Zeitplan bearbeiten.



Klicke auf Anzeigen und Bearbeiten unter dem aktiven Zeitplan des Benutzers und nehme die gewünschten Änderungen vor, einschließlich des Datums, an dem der neue Zeitplan beginnen soll. Ab diesem Datum wird der Kalender des Benutzers mit seinem neuen Zeitplan aktualisiert, anstatt mit dem des Unternehmens.


Plattform auswählen



Nachdem du dein Unternehmen registriert hast, kannst du absentify weiterhin über deine Suchmaschine verwenden oder über die Teams-App darauf zugreifen.

absentify in der Teams-App herunterladen



Es ist einfach, die absentify App in deinem Microsoft Teams Konto zu installieren! Gehe einfach zu Microsoft Teams > Apps > suche nach absentify > klicke auf Hinzufügen. Die App wird automatisch installiert, sodass du absentify von deinem Teams-Konto aus verwenden kannst.



Wenn du noch nicht in deinem Microsoft-Konto angemeldet bist, wirst du dazu aufgefordert. Danach wirst du automatisch zum absentify Dashboard weitergeleitet.


Abteilungen hinzufügen



Durch das Hinzufügen von Abteilungen kannst du sicherstellen, dass die Abwesenheiten deiner Mitarbeiter organisiert und für jede einzelne Abteilung leicht nachvollziehbar sind. Die von dir erstellten Abteilungen sollten deiner tatsächlichen Unternehmensstruktur entsprechen.

Hinweis:

Vergiss nicht, dass du für jede Abteilung einen Manager benötigst, der die Abwesenheiten der Abteilungsmitglieder genehmigt.

Beginne, indem du zu Einstellungen > Abteilungen navigierst.



Du wirst aufgefordert, Folgendes auszufüllen:

Name: Name der Abteilung

Manager: bis du deine Benutzer eingeladen hast, kannst du dich selbst als Manager festlegen und dies später bei Bedarf ändern

Genehmigungsprozess: wähle die Reihenfolge, in der die Abwesenheitsanträge an die Manager gesendet werden sollen, wenn die Abteilung mehr als einen hat

Maximal abwesend: die maximale Anzahl von Benutzern innerhalb der Abteilungen, die gleichzeitig abwesend sein können

Kontingent (Tage): das Standardkontingentsguthaben für Mitglieder der Abteilung (dies kann später in den Benutzerdetails geändert werden)



Wenn du mit deinen Änderungen zufrieden bist, klicke auf Speichern.

Um Änderungen an einer Abteilung vorzunehmen, gehe zu Einstellungen > Abteilungen und klicke auf das Stiftsymbol neben der jeweiligen Abteilung für "Bearbeiten".

Von hier aus kannst du Änderungen an der Abteilung vornehmen, einschließlich des Wechsels des genehmigenden Managers, indem du einen Benutzer aus der Dropdown-Liste auswählst.



Um mehr über mögliche Abteilungsänderungen zu erfahren, lies unseren Helpdesk-Artikel, Verwalten der Abteilungen.


Feiertage hinzufügen



Hat dein Team an Feiertagen frei? Wenn ja, können wir all diese Tage direkt in den Kalender eintragen und sie jedem Mitarbeiter individuell zuweisen.

Hinweis:

Denke daran, dass diese Feiertage nicht vom jährlichen Kontingent des Benutzers abgezogen werden.

Navigiere zu Feiertage

Beginne, indem du zu Einstellungen > Feiertage > Feiertag hinzufügen gehst.



Wähle das Land aus

Benenne den Feiertag und wähle dein gewünschtes Land aus dem Dropdown-Menü.



Wähle die Region des ausgewählten Landes aus

Nach der Auswahl des Landes wirst du aufgefordert, die Region auszuwählen.



Klicke auf Speichern, um deine Änderungen zu speichern

Dein neuer Feiertag wird nun in der Hauptfeiertagsliste angezeigt.



Für weitere Informationen zu Feiertagen, z.B. wie man sie bearbeitet oder bestimmten Benutzern zuweist, lies unseren Helpdesk-Artikel Gesetzliche Feiertage, um mehr zu erfahren.


Abwesenheiten anpassen



Kontingente und Abwesenheitstypen sollten hinzugefügt werden, bevor du dein Personal einlädst, damit ihre jährlichen Kontingente bereits eingerichtet sind, bevor sie zur App eingeladen werden.

Ein Kontingent erstellen



Beginne, indem du zu Einstellungen > Kontingente > Neues Kontingent navigierst.



Hier kannst du das Kontingent entsprechend den folgenden Einstellungen anpassen:

Name: Benenne das Kontingent
Kontingent in Tagen oder Stunden: Im Dropdown-Menü kannst du die Abwesenheitseinheit des Kontingents auswählen. Das jährliche Kontingent muss in der Form der gewählten Einheit eingegeben werden.
Maximaler Übertrag: Wenn ein Benutzer am Ende des Geschäftsjahres noch Restkontingent hat, kannst du das Maximum festlegen, das in das folgende Geschäftsjahr übertragen werden kann.
Limit ignorieren: Aktiviere diesen Schalter, wenn Benutzer zusätzliche Abwesenheiten nehmen dürfen als zugewiesen. Wenn du den Schalter deaktiviert lässt, können Benutzer, sobald sie das festgelegte Limit erreicht haben, keine Abwesenheit für diesen Typ mehr beantragen.
Standardkontingent für das laufende und nächste Jahr: Lege fest, wie viele Tage jeder Benutzer als jährliches Kontingent während des aktuellen und nächsten Geschäftsjahres deiner Organisation erhalten soll.

Sobald du dein neues Kontingent gespeichert hast, kannst du die Anzahl der Kontingenttage pro Jahr nicht mehr für das gesamte Unternehmen ändern, sondern nur für jeden einzelnen Mitarbeiter. Stelle sicher, dass du die korrekte Anzahl an Tagen eingibst!
Die gewählte Zeiteinheit kann später nicht mehr bearbeitet werden. Stelle sicher, dass du die korrekte Zeiteinheit in Tagen oder Stunden eingibst!

Klicke auf Speichern, um deine Änderungen zu speichern.



Ein Standardkontingent einrichten



absentify bietet Administratoren auch die Möglichkeit, ein Standardkontingent pro Benutzer festzulegen sowie bestimmte Kontingente aus dem Kontingent eines Benutzers zu entfernen.

Lies mehr über Einrichten von Standardkontingente.

Einen Abwesenheitstyp hinzufügen



Nachdem du ein neues Kontingent erstellt hast, kannst du jeden Abwesenheitstyp leicht anpassen und auswählen, aus welchem Kontingent die Abwesenheit abgezogen werden soll, oder einen neuen Abwesenheitstyp erstellen.

Gehe zu Einstellungen > Abwesenheitstypen und wähle den Abwesenheitstyp aus, den du bearbeiten möchtest, indem du auf das Stiftsymbol klickst, oder klicke auf Neuen Abwesenheitstyp hinzufügen.

Scrolle zu Vom Kontingent abziehen und aktiviere diese Einstellung, indem du den Schalter auf An stellst und den gewünschten Kontingenttyp auswählst.



Bitte beachte, dass durch die Auswahl eines Kontingenttyps mit einer anderen Abwesenheitsdauer als der im Abwesenheitstyp angegebenen, die Dauer automatisch auf die entsprechende Kontingentseinheit aktualisiert wird.

Durch die Auswahl eines Kontingents mit einer Dauereinheit in "Stunden" hast du die Möglichkeit, die gewünschte Mindesteinheit für diese Abwesenheit aus dem Dropdown-Menü auszuwählen.

Beispielsweise können Benutzer, wenn du 10 Minuten auswählst, diese Abwesenheitsart nicht für 5 Minuten beantragen, sondern nur in 10-Minuten-Schritten.



Benutzer hinzufügen



Nachdem du Abteilungen, Kontingente, Abwesenheitstypen und Feiertage eingerichtet hast, ist es an der Zeit, dein Team aufzubauen, indem du deine Mitarbeiter registrierst. Gehe zuerst zu Einstellungen > Benutzer.



Du hast zwei Möglichkeiten, wie du deine Benutzer hinzufügen möchtest: einzeln oder per Massendatenimport aus einer Excel-Tabelle.

Einzelne hinzufügen



Klicke auf das Pluszeichen für Neuen Benutzer einladen.

Das Formular Neuen Benutzer einladen wird automatisch angezeigt, wo du aufgefordert wirst, die Details des Mitarbeiters hinzuzufügen. Diese beinhalten:

Name

E-Mail: dies muss eine Microsoft-E-Mail-Adresse sein

Abteilung(en): wähle eine oder mehrere Abteilungen, denen der Mitarbeiter angehört

Feiertage: wähle einen oder mehrere Feiertage aus, die im Kalender des Mitarbeiters angezeigt werden

Beschäftigungsbeginn: gib an, wann der Mitarbeiter seinen ersten Arbeitstag hatte/hat

Jahreskontingent: das jährliche Kontingent (aktuelles Jahr), das du für den Mitarbeiter festlegen möchtest



Der neue Benutzer wird automatisch auf inaktiv gesetzt, bis du ihn aktivierst. Dies geschieht unter Einstellungen > Benutzer > Bearbeiten > Benutzer aktivieren. Durch Aktivieren des Schalters An sendet absentify dem Benutzer einen Einladungslink per E-Mail. Bevor du diese Funktion aktivierst, stelle sicher, dass das Profil des Benutzers vollständig eingerichtet ist!

Per Import



Wenn du deine Benutzer per Excel-Export importierst, empfehlen wir, zuerst die Teams- und Entra-ID-Gruppensynchronisierung unter Einstellungen > Microsoft zu aktivieren. Weitere Informationen zur Einrichtung dieser Funktion findest du unter Microsoft Integration.

Klicke auf Benutzer importieren.

Du wirst aufgefordert, eine Excel-Vorlage herunterzuladen. Klicke auf Herunterladen.



Die Tabelle enthält drei verschiedene Blätter, auf denen du die Informationen deines Unternehmens ausfüllen kannst.

Springe zu diesem Artikel, Benutzer importieren über Excel, der das Ausfüllen dieses Dokuments detaillierter beschreibt.

Weitere Informationen zu den individuellen Berechtigungen pro Benutzer findest du in unserem Artikel Individuelle Benutzerrechte.

Beginne mit der Nutzung von absentify



Da der Abwesenheitsmanager deines Unternehmens jetzt eingerichtet ist, lies unseren Schnelleinsteig für Administratoren und lerne, wie du absentify zur Verfolgung und Verwaltung von Mitarbeiterabwesenheiten verwenden kannst!

Schnelleinstieg:


Sobald du absentify für dein Unternehmen eingerichtet hast, sende die folgenden Artikel an dein Team, je nachdem, welche Rolle sie zugewiesen bekommen haben. Unsere Schnelleinstieg-Anleitung sind hilfreiche Ressourcen für deinem Team, um absentify erfolgreich zu nutzen!

Schnelleinstieg für Mitarbeiter
Schnelleinstieg für Manager
Schnelleinsteig für Administratoren

Aktualisiert am: 15/06/2024

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