Artikel über: Arbeiten mit absentify
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Schnelleinstieg für Mitarbeiter

Willkommen bei absentify, dem Abwesenheitsverwaltungssystem, das die Nachverfolgung von Mitarbeiterabwesenheiten einfach und effizient macht!

Diese Schnellstartanleitung für Arbeitnehmer führt dich durch den Einrichtungsprozess, damit du schnell loslegen kannst. Am Ende dieser Anleitung wirst du ein gutes Verständnis dafür haben, wie absentify funktioniert und wie du es zur Nachverfolgung deiner Abwesenheiten nutzen kannst.

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Anmeldung
Übersichtsseite
Abteilungen
Mein Kalender
Anfrage erstellen
Deine Einstellungen
Ankündigungen und Ideen

Anmeldung



Es gibt zwei Möglichkeiten, sich bei absentify anzumelden, sei es im Web oder in der Microsoft Teams App. Wir machen es dir leicht, loszulegen!

Im Web:



Wenn du auf absentify über deine Suchmaschine zugreifen möchtest, kannst du dies auf unserer Homepage tun, indem du auf Anmelden klickst.



In der Teams App:



Wenn du auf absentify in der Microsoft Teams App zugreifen möchtest, kannst du dies tun, indem du die App in deinem Microsoft Teams Konto installierst. Gehe einfach zu Microsoft Teams > Apps > suche nach absentify > klicke auf Hinzufügen. Die App wird automatisch installiert, sodass du leicht auf absentify in Microsoft Teams zugreifen kannst.



Du musst von deinem Unternehmensadministrator eingeladen werden, bevor du beitreten kannst.

Sobald du eingeladen wurdest, kannst du dem Unternehmenskonto beitreten, indem du auf Einem Unternehmen beitreten klickst.



Wenn du noch nicht in deinem Microsoft-Konto angemeldet bist, wirst du dazu aufgefordert.

Nach dem Anmelden wirst du automatisch zum Dashboard weitergeleitet.


Übersicht



Auf der Übersichtsseite hast du einen klaren Überblick über die kommenden Wochen, in denen du sehen kannst, wann du und deine Kollegen für Abwesenheiten geplant sind.



Du kannst den Zeitraum ändern, um vorherige oder kommende Wochen anzuzeigen, indem du die Pfeile in der oberen linken Ecke verwendest.



Jede Abwesenheit wird durch ein Symbol und eine bestimmte Füllfarbe angezeigt. Um mehr Informationen über die Abwesenheit zu erhalten, klicke auf den Tag der Abwesenheit, und ein Fenster wird angezeigt, das Folgendes zeigt:

Abwesenheitstyp: welcher Abwesenheitstyp beantragt wurde und das Datum/Uhrzeit des Beginns und Endes der Abwesenheit
Status: welcher Benutzer für die Genehmigung der Abwesenheit verantwortlich ist und ob sie angenommen, abgelehnt oder noch ausstehend ist
Vom Guthaben abgezogen: ob die Abwesenheit vom Kontingente abgezogen wurde und falls ja, wie viele Tage abgezogen wurden
Anfrage erstellt: das Datum und die Uhrzeit, zu der die Anfrage eingereicht wurde



Abteilungen



Von der Übersichtsseite aus kannst du mit der Suchleiste neben Abteilung nach einer bestimmten Abteilung innerhalb deines Unternehmens suchen.

Im Dropdown-Menü kannst du auswählen, welche Abteilung du anzeigen möchtest.



Es gibt auch einige zusätzliche Optionen wie Heute abwesend, wo absentify automatisch andere Mitarbeiter oder Manager herausfiltert, die heute nicht anwesend sind. Eine weitere Option ist Alle Abteilungen, die die Abteilungsfilter automatisch deaktiviert.

Unten findest du ein Beispiel für das Layout Heute abwesend. In diesem Beispiel wird Alex angezeigt, da er unbezahlter Urlaub hat, und Henrietta, weil sie einen Krankheitstag genommen hat.



Hinweis:


Abhängig davon, wie dein Systemadministrator dein Unternehmens-${color}[#38385c](absentify) eingerichtet hat, kannst du möglicherweise nur die Abteilungen anzeigen, in denen du bist.

Der Grund für die Abwesenheit deiner Kollegen wird nicht angezeigt, wenn du kein Mitglied ihrer Abteilung bist. Stattdessen wird der abwesende Tag in einer dunkelblauen Farbe dargestellt, wie im untenstehenden Foto gezeigt.




Mein Kalender



Im Mein Kalender siehst du eine Übersicht über das ganze Jahr. Folgendes wird angezeigt:

Jahr: Dieser Abschnitt zeigt dir alle Statistiken über deine abzugsfähiges Kontingent.
Dein Guthaben: wie viele bezahlte Kontingentstage du für das angezeigte Jahr erhältst
Übertragene Tage: wie viele Kontingentstage aus dem letzten Jahr übertragen wurden
Verbleibende Tage: wie viele Tage du noch für das angezeigte Jahr buchen kannst
Feiertage: wie viele Feiertage es im angezeigten Jahr gibt (im Kalender werden diese Tage grau schattiert angezeigt)

Gleitzeit: Dieser Abschnitt zeigt dir alle Daten für den zweiten Zulassungstyp (falls zutreffend)
Guthaben: Gesamtguthaben für das ausgewählte Geschäftsjahr
Übertrag: Gesamttage, die aus dem vorherigen Geschäftsjahr übertragen wurden
Gleitzeit: Anzahl der Tage, die vom ausgewählten Zulassungstyp verwendet wurden (in diesem Fall Gleitzeit)

Ohne Abzug vom Kontingent:
Feiertage
Krankheitstage
Elternzeit
Home Office
Unbezahlter Urlaub

Mein Kalender

Wenn du die vorherigen oder folgenden Jahre anzeigen möchtest, kannst du einfach durch Klicken auf die Pfeile oben links blättern.




Anfrage erstellen



In Mein Kalender oder Übersicht kannst du eine Anfrage erstellen, indem du entweder auf Anfrage erstellen, einen bestimmten Tag oder eine Serie von Tagen klickst.

Beim Buchen einer Abwesenheit musst du Folgendes angeben:

Abwesenheitstyp: Wähle den Abwesenheitstyp aus dem Dropdown-Menü aus
Beginn: gib an, wann die Anfrage beginnen soll
Ende: gib an, wann die Anfrage enden soll
Grund: erkläre, warum du die Abwesenheit beantragst



Wenn du Abwesenheit beantragen möchtest, wirst du möglicherweise darüber informiert, wie viele Tage von deinem gesamten Kontingent abgezogen werden, bevor du die Anfrage sendest. Dies hängt davon ab, ob deine Abwesenheitsanfrage von deinem Kontingent abgezogen wird oder nicht.



Nachdem du deine Anfrage gesendet hast, wirst du sie in einer verblassten Farbe sehen, was bedeutet, dass sie noch nicht von deinem Abteilungsleiter/Administrator genehmigt wurde. Unten siehst du, dass die Anfrage für Urlaub (gelb) noch nicht genehmigt wurde, aber die Anfrage für einen Krankheitstag (rot) bereits genehmigt wurde.



Hinweis:


Abhängig davon, wie dein Systemadministrator dein Unternehmens-${color}[#38385c](absentify) eingerichtet hat, müssen möglicherweise einige oder alle Anfragen genehmigt werden, einschließlich Krankheitstagen. Wenn du dir unsicher bist, kläre dies mit deinem Abteilungsleiter/Administrator oder überprüfe deinen Kalender, um zu sehen, ob deine Anfragen direkt nach dem Senden protokolliert werden.

Wenn du der Leiter einer Abteilung bist, musst du möglicherweise Anfragen von Mitarbeitern in deiner Abteilung genehmigen. Dies hängt davon ab, wie dein Unternehmensadministrator das Genehmigungssystem eingerichtet hat. Für weitere Informationen zum Genehmigen von Anfragen als Abteilungsleiter, besuche bitte unseren "Schnellstart-Leitfaden für Manager".


Deine Einstellungen



In der oberen rechten Ecke kannst du auf deine Einstellungen zugreifen, indem du auf dein persönliches Symbol klickst und Deine Einstellungen aus dem Dropdown-Menü auswählst.



Allgemein


Unter "Allgemein" hast du die Möglichkeit, Folgendes zu ändern:

Sprache: wähle deine bevorzugte Sprache aus dem Dropdown-Menü aus
Datumsformat: gib an, wie das Datum angezeigt werden soll
Zeitformat: gib an, ob du eine 12- oder 24-Stunden-Uhr möchtest
Wochenstart: wähle, welcher Tag als Beginn der Woche angezeigt werden soll



Automatische Antworten


absentify sendet automatisch deine gewünschte Abwesenheitsantwort von Outlook während deiner Abwesenheit und sobald du wieder im Büro bist, wird diese Funktion deaktiviert.

Um mehr darüber zu erfahren, wie du diese Funktion einrichtest, besuche unseren Schnellstart-Leitfaden für die Erstellung von Abwesenheitsantworten.

E-Mail-Benachrichtigungen


Unter E-Mail-Benachrichtigungen hast du die Möglichkeit, absentify zu erlauben, dir E-Mail-Benachrichtigungen zu senden, indem du den Kippschalter verwendest und auf Speichern klickst.



Bitte beachte, dass für einige Benutzer der Kippschalter für Kalendereinladungen möglicherweise nicht angezeigt wird, abhängig davon, wie der Administrator deines Unternehmens diese Funktion eingerichtet hat.

Ankündigungen und Ideen



In der oberen rechten Ecke siehst du ein Geschenk-Symbol, das eine Seitenleiste öffnet, in der du alle neuesten Updates von absentify sehen kannst.

Als Benutzer kannst du Ankündigungen liken oder kommentieren und Teil des absentify Netzwerks werden!

Du kannst auch aktuelle Ideen oder geplante zukünftige Funktionen anzeigen. Besuche unser Roadmap, um deine eigenen Ideen zu posten, wie absentify die Benutzererfahrung verbessern könnte, sowie zu sehen und zu kommentieren, was andere als Empfehlungen gepostet haben. Wir freuen uns auf dein Feedback!


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Aktualisiert am: 15/06/2024

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