Schnelleinstieg für Mitarbeiter
Willkommen bei absentify, dem Abwesenheitsverwaltungssystem, das die Nachverfolgung von Mitarbeiterabwesenheiten einfach und effizient macht!
Diese Schnellstartanleitung für Arbeitnehmer führt dich durch den Einrichtungsprozess, damit du schnell loslegen kannst. Am Ende dieser Anleitung wirst du ein gutes Verständnis dafür haben, wie absentify funktioniert und wie du es zur Nachverfolgung deiner Abwesenheiten nutzen kannst.
Anmeldung
Übersichtsseite
Abteilungen
Mein Kalender
Anfrage erstellen
Deine Einstellungen
Ankündigungen und Ideen
Es gibt zwei Möglichkeiten, sich bei absentify anzumelden, sei es im Web oder in der Microsoft Teams App. Wir machen es dir leicht, loszulegen!
Wenn du auf absentify über deine Suchmaschine zugreifen möchtest, kannst du dies auf unserer Homepage tun, indem du auf Anmelden klickst.
Wenn du auf absentify in der Microsoft Teams App zugreifen möchtest, kannst du dies tun, indem du die App in deinem Microsoft Teams Konto installierst. Gehe einfach zu Microsoft Teams > Apps > suche nach absentify > klicke auf Hinzufügen. Die App wird automatisch installiert, sodass du leicht auf absentify in Microsoft Teams zugreifen kannst.
Du musst von deinem Unternehmensadministrator eingeladen werden, bevor du beitreten kannst.
Sobald du eingeladen wurdest, kannst du dem Unternehmenskonto beitreten, indem du auf Einem bestehenden Unternehmen beitreten klickst.
Wenn du noch nicht in deinem Microsoft-Konto angemeldet bist, wirst du dazu aufgefordert.
Nach dem Anmelden wirst du automatisch zum Dashboard weitergeleitet.
Auf der Übersichtsseite hast du einen klaren Überblick über die kommenden Wochen, in denen du sehen kannst, wann du und deine Kollegen für Abwesenheiten geplant sind.
Du kannst den Zeitraum ändern, um vorherige oder kommende Wochen anzuzeigen, indem du die Pfeile in der oberen linken Ecke verwendest.
Jede Abwesenheit wird durch ein Symbol und eine bestimmte Füllfarbe angezeigt. Um mehr Informationen über die Abwesenheit zu erhalten, klicke auf den Tag der Abwesenheit, und ein Fenster wird angezeigt, das Folgendes zeigt:
Abwesenheitstyp: welcher Abwesenheitstyp beantragt wurde und das Datum/Uhrzeit des Beginns und Endes der Abwesenheit
Status: welcher Benutzer für die Genehmigung der Abwesenheit verantwortlich ist und ob sie angenommen, abgelehnt oder noch ausstehend ist
Vom Guthaben abgezogen: ob die Abwesenheit vom Kontingente abgezogen wurde und falls ja, wie viele Tage abgezogen wurden
Anfrage erstellt: das Datum und die Uhrzeit, zu der die Anfrage eingereicht wurde
Von der Übersichtsseite aus kannst du mit der Suchleiste neben Abteilung nach einer bestimmten Abteilung innerhalb deines Unternehmens suchen.
Im Dropdown-Menü kannst du auswählen, welche Abteilung du anzeigen möchtest.
Es gibt auch einige zusätzliche Optionen wie Heute abwesend, wo absentify automatisch andere Mitarbeiter oder Manager herausfiltert, die heute nicht anwesend sind. Eine weitere Option ist Alle Abteilungen, die die Abteilungsfilter automatisch deaktiviert.
Unten findest du ein Beispiel für das Layout Heute abwesend. In diesem Beispiel wird Alex angezeigt, da er unbezahlter Urlaub hat, und Henrietta, weil sie einen Krankheitstag genommen hat.
Abhängig davon, wie dein Systemadministrator dein Unternehmens-${color}[#38385c](absentify) eingerichtet hat, kannst du möglicherweise nur die Abteilungen anzeigen, in denen du bist.
Der Grund für die Abwesenheit deiner Kollegen wird nicht angezeigt, wenn du kein Mitglied ihrer Abteilung bist. Stattdessen wird der abwesende Tag in einer dunkelblauen Farbe dargestellt, wie im untenstehenden Foto gezeigt.
Im Mein Kalender siehst du eine Übersicht über das ganze Jahr. Folgendes wird angezeigt:
Jahr: Dieser Abschnitt zeigt dir alle Statistiken über deine abzugsfähiges Kontingent.
Dein Guthaben: wie viele bezahlte Kontingentstage du für das angezeigte Jahr erhältst
Übertragene Tage: wie viele Kontingentstage aus dem letzten Jahr übertragen wurden
Verbleibende Tage: wie viele Tage du noch für das angezeigte Jahr buchen kannst
Feiertage: wie viele Feiertage es im angezeigten Jahr gibt (im Kalender werden diese Tage grau schattiert angezeigt)
Gleitzeit: Dieser Abschnitt zeigt dir alle Daten für den zweiten Zulassungstyp (falls zutreffend)
Guthaben: Gesamtguthaben für das ausgewählte Geschäftsjahr
Übertrag: Gesamttage, die aus dem vorherigen Geschäftsjahr übertragen wurden
Gleitzeit: Anzahl der Tage, die vom ausgewählten Zulassungstyp verwendet wurden (in diesem Fall Gleitzeit)
Ohne Abzug vom Kontingent:
Feiertage
Krankheitstage
Elternzeit
Home Office
Unbezahlter Urlaub
Deine Feiertage werden in deinem Kalender in der Sprache angezeigt, die du eingestellt hast. Klicke hier, um weitere Informationen über die Aktualisierung deiner Sprache zu erhalten.
Wenn du die vorherigen oder folgenden Jahre anzeigen möchtest, kannst du einfach durch Klicken auf die Pfeile oben links blättern.
In Mein Kalender oder Übersicht kannst du eine Anfrage erstellen, indem du entweder auf Anfrage erstellen, einen bestimmten Tag oder eine Serie von Tagen klickst.
Beim Buchen einer Abwesenheit musst du Folgendes angeben:
Abwesenheitstyp: Wähle den Abwesenheitstyp aus dem Dropdown-Menü aus
Beginn: gib an, wann die Anfrage beginnen soll
Ende: gib an, wann die Anfrage enden soll
Grund: erkläre, warum du die Abwesenheit beantragst
Wenn du Abwesenheit beantragen möchtest, wirst du möglicherweise darüber informiert, wie viele Tage von deinem gesamten Kontingent abgezogen werden, bevor du die Anfrage sendest. Dies hängt davon ab, ob deine Abwesenheitsanfrage von deinem Kontingent abgezogen wird oder nicht.
Nachdem du deine Anfrage gesendet hast, wirst du sie in einer verblassten Farbe sehen, was bedeutet, dass sie noch nicht von deinem Abteilungsleiter/Administrator genehmigt wurde. Unten siehst du, dass die Anfrage für Urlaub (gelb) noch nicht genehmigt wurde, aber die Anfrage für einen Krankheitstag (rot) bereits genehmigt wurde.
Abhängig davon, wie dein Systemadministrator dein Unternehmens-${color}[#38385c](absentify) eingerichtet hat, müssen möglicherweise einige oder alle Anfragen genehmigt werden, einschließlich Krankheitstagen. Wenn du dir unsicher bist, kläre dies mit deinem Abteilungsleiter/Administrator oder überprüfe deinen Kalender, um zu sehen, ob deine Anfragen direkt nach dem Senden protokolliert werden.
Wenn du der Leiter einer Abteilung bist, musst du möglicherweise Anfragen von Mitarbeitern in deiner Abteilung genehmigen. Dies hängt davon ab, wie dein Unternehmensadministrator das Genehmigungssystem eingerichtet hat. Für weitere Informationen zum Genehmigen von Anfragen als Abteilungsleiter, besuche bitte unseren "Schnellstart-Leitfaden für Manager".
Oben rechts kannst du auf deine Einstellungen zugreifen, indem du auf dein Profilbild klickst und Deine Einstellungen aus dem Dropdown-Menü auswählst.
Unter Allgemein kannst du Folgendes ändern:
Sprache: Wähle deine bevorzugte Sprache aus dem Dropdown-Menü.
Zeitzone: Wähle die Zeitzone aus, in der du dich befindest. Dies stellt sicher, dass deine Abwesenheitsanfragen mit den Arbeitszeiten an deinem Wohnort übereinstimmen.
Datumsformat: Wähle dein bevorzugtes Anzeigeformat für das Datum.
Zeitformat: Entscheide zwischen einem 12- oder 24-Stunden-Format.
Wochenstart: Wähle den Tag aus, der als Beginn deiner Woche angezeigt werden soll.
Kalenderwochen: Aktiviere diese Option, um die Kalenderwochen auf der Seite Mein Kalender anzuzeigen.
absentify sendet während deiner Abwesenheit automatisch die gewünschte Abwesenheitsnotiz von Outlook. Sobald du wieder im Büro bist, wird diese Funktion deaktiviert.
Mehr Informationen zur Einrichtung findest du im Schnellguide zum Erstellen von Abwesenheitsnotizen.. Wenn dein Admin die Anpassung durch den User deaktiviert hat, wird diese Option nicht angezeigt.
Unter Benachrichtigungseinstellungen kannst du Benachrichtigungen für Outlook oder Teams für verschiedene Updates einrichten:
Kalenderbenachrichtigungen: Aktiviere diese Option, um Benachrichtigungen zum Hinzufügen von Ereignissen in deinen Kalender zu erhalten. Wenn diese Option deaktiviert ist, wird deine in absentify gebuchte Abwesenheit automatisch in deinen Outlook-Kalender übernommen.
Bitte beachte, dass die Option für Kalendereinladungen je nach den Einstellungen deines Unternehmens möglicherweise nicht angezeigt wird.
Abwesenheitsbenachrichtigungen: Erlaube absentify, dir Benachrichtigungen per E-Mail oder Teams zu senden, indem du eine Option aus dem Dropdown-Menü auswählst.
absentify-Updates: Aktiviere diese Option, um Updates zu den neuesten Funktionen und Verbesserungen zu erhalten – inklusive nützlicher Anleitungen! Wir verbessern die App ständig und freuen uns über dein Feedback auf unserer Roadmap. Deine Empfehlung könnte die nächste neue Funktion in deinen Benachrichtigungen sein!
Geburtstags- und Jubiläumserinnerungen: Aktiviere diese Option, um Geburtstage und Jubiläen deiner Kollegen nicht zu vergessen.
Wöchentliche Abwesenheitsübersicht: Erhalte eine wöchentliche Zusammenfassung aller deiner bevorstehenden Abwesenheiten.
In der oberen rechten Ecke siehst du ein Geschenk-Symbol, das eine Seitenleiste öffnet, in der du alle neuesten Updates von absentify sehen kannst.
Als Benutzer kannst du Ankündigungen liken oder kommentieren und Teil des absentify Netzwerks werden!
Du kannst auch aktuelle Ideen oder geplante zukünftige Funktionen anzeigen. Besuche unser Roadmap, um deine eigenen Ideen zu posten, wie absentify die Benutzererfahrung verbessern könnte, sowie zu sehen und zu kommentieren, was andere als Empfehlungen gepostet haben. Wir freuen uns auf dein Feedback!
Wenn du noch mehr Informationen brauchst, schau dir unsere anderen Anleitungen an oder teile uns deine Ideen über unsere Roadmap mit!
Für weitere Hilfe, wende dich bitte an absentify support. Wir sind hier, um das Beste aus absentify für dich zu machen!
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Diese Schnellstartanleitung für Arbeitnehmer führt dich durch den Einrichtungsprozess, damit du schnell loslegen kannst. Am Ende dieser Anleitung wirst du ein gutes Verständnis dafür haben, wie absentify funktioniert und wie du es zur Nachverfolgung deiner Abwesenheiten nutzen kannst.
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Es gibt zwei Möglichkeiten, sich bei absentify anzumelden, sei es im Web oder in der Microsoft Teams App. Wir machen es dir leicht, loszulegen!
Im Web:
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In der Teams App:
Wenn du auf absentify in der Microsoft Teams App zugreifen möchtest, kannst du dies tun, indem du die App in deinem Microsoft Teams Konto installierst. Gehe einfach zu Microsoft Teams > Apps > suche nach absentify > klicke auf Hinzufügen. Die App wird automatisch installiert, sodass du leicht auf absentify in Microsoft Teams zugreifen kannst.
Du musst von deinem Unternehmensadministrator eingeladen werden, bevor du beitreten kannst.
Sobald du eingeladen wurdest, kannst du dem Unternehmenskonto beitreten, indem du auf Einem bestehenden Unternehmen beitreten klickst.
Wenn du noch nicht in deinem Microsoft-Konto angemeldet bist, wirst du dazu aufgefordert.
Nach dem Anmelden wirst du automatisch zum Dashboard weitergeleitet.
Übersicht
Auf der Übersichtsseite hast du einen klaren Überblick über die kommenden Wochen, in denen du sehen kannst, wann du und deine Kollegen für Abwesenheiten geplant sind.
Du kannst den Zeitraum ändern, um vorherige oder kommende Wochen anzuzeigen, indem du die Pfeile in der oberen linken Ecke verwendest.
Jede Abwesenheit wird durch ein Symbol und eine bestimmte Füllfarbe angezeigt. Um mehr Informationen über die Abwesenheit zu erhalten, klicke auf den Tag der Abwesenheit, und ein Fenster wird angezeigt, das Folgendes zeigt:
Abwesenheitstyp: welcher Abwesenheitstyp beantragt wurde und das Datum/Uhrzeit des Beginns und Endes der Abwesenheit
Status: welcher Benutzer für die Genehmigung der Abwesenheit verantwortlich ist und ob sie angenommen, abgelehnt oder noch ausstehend ist
Vom Guthaben abgezogen: ob die Abwesenheit vom Kontingente abgezogen wurde und falls ja, wie viele Tage abgezogen wurden
Anfrage erstellt: das Datum und die Uhrzeit, zu der die Anfrage eingereicht wurde
Abteilungen
Von der Übersichtsseite aus kannst du mit der Suchleiste neben Abteilung nach einer bestimmten Abteilung innerhalb deines Unternehmens suchen.
Im Dropdown-Menü kannst du auswählen, welche Abteilung du anzeigen möchtest.
Es gibt auch einige zusätzliche Optionen wie Heute abwesend, wo absentify automatisch andere Mitarbeiter oder Manager herausfiltert, die heute nicht anwesend sind. Eine weitere Option ist Alle Abteilungen, die die Abteilungsfilter automatisch deaktiviert.
Unten findest du ein Beispiel für das Layout Heute abwesend. In diesem Beispiel wird Alex angezeigt, da er unbezahlter Urlaub hat, und Henrietta, weil sie einen Krankheitstag genommen hat.
Hinweis:
Abhängig davon, wie dein Systemadministrator dein Unternehmens-${color}[#38385c](absentify) eingerichtet hat, kannst du möglicherweise nur die Abteilungen anzeigen, in denen du bist.
Der Grund für die Abwesenheit deiner Kollegen wird nicht angezeigt, wenn du kein Mitglied ihrer Abteilung bist. Stattdessen wird der abwesende Tag in einer dunkelblauen Farbe dargestellt, wie im untenstehenden Foto gezeigt.
Mein Kalender
Im Mein Kalender siehst du eine Übersicht über das ganze Jahr. Folgendes wird angezeigt:
Jahr: Dieser Abschnitt zeigt dir alle Statistiken über deine abzugsfähiges Kontingent.
Dein Guthaben: wie viele bezahlte Kontingentstage du für das angezeigte Jahr erhältst
Übertragene Tage: wie viele Kontingentstage aus dem letzten Jahr übertragen wurden
Verbleibende Tage: wie viele Tage du noch für das angezeigte Jahr buchen kannst
Feiertage: wie viele Feiertage es im angezeigten Jahr gibt (im Kalender werden diese Tage grau schattiert angezeigt)
Gleitzeit: Dieser Abschnitt zeigt dir alle Daten für den zweiten Zulassungstyp (falls zutreffend)
Guthaben: Gesamtguthaben für das ausgewählte Geschäftsjahr
Übertrag: Gesamttage, die aus dem vorherigen Geschäftsjahr übertragen wurden
Gleitzeit: Anzahl der Tage, die vom ausgewählten Zulassungstyp verwendet wurden (in diesem Fall Gleitzeit)
Ohne Abzug vom Kontingent:
Feiertage
Krankheitstage
Elternzeit
Home Office
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Anfrage erstellen
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Ende: gib an, wann die Anfrage enden soll
Grund: erkläre, warum du die Abwesenheit beantragst
Wenn du Abwesenheit beantragen möchtest, wirst du möglicherweise darüber informiert, wie viele Tage von deinem gesamten Kontingent abgezogen werden, bevor du die Anfrage sendest. Dies hängt davon ab, ob deine Abwesenheitsanfrage von deinem Kontingent abgezogen wird oder nicht.
Nachdem du deine Anfrage gesendet hast, wirst du sie in einer verblassten Farbe sehen, was bedeutet, dass sie noch nicht von deinem Abteilungsleiter/Administrator genehmigt wurde. Unten siehst du, dass die Anfrage für Urlaub (gelb) noch nicht genehmigt wurde, aber die Anfrage für einen Krankheitstag (rot) bereits genehmigt wurde.
Hinweis:
Abhängig davon, wie dein Systemadministrator dein Unternehmens-${color}[#38385c](absentify) eingerichtet hat, müssen möglicherweise einige oder alle Anfragen genehmigt werden, einschließlich Krankheitstagen. Wenn du dir unsicher bist, kläre dies mit deinem Abteilungsleiter/Administrator oder überprüfe deinen Kalender, um zu sehen, ob deine Anfragen direkt nach dem Senden protokolliert werden.
Wenn du der Leiter einer Abteilung bist, musst du möglicherweise Anfragen von Mitarbeitern in deiner Abteilung genehmigen. Dies hängt davon ab, wie dein Unternehmensadministrator das Genehmigungssystem eingerichtet hat. Für weitere Informationen zum Genehmigen von Anfragen als Abteilungsleiter, besuche bitte unseren "Schnellstart-Leitfaden für Manager".
Deine Einstellungen
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Allgemein
Unter Allgemein kannst du Folgendes ändern:
Sprache: Wähle deine bevorzugte Sprache aus dem Dropdown-Menü.
Zeitzone: Wähle die Zeitzone aus, in der du dich befindest. Dies stellt sicher, dass deine Abwesenheitsanfragen mit den Arbeitszeiten an deinem Wohnort übereinstimmen.
Datumsformat: Wähle dein bevorzugtes Anzeigeformat für das Datum.
Zeitformat: Entscheide zwischen einem 12- oder 24-Stunden-Format.
Wochenstart: Wähle den Tag aus, der als Beginn deiner Woche angezeigt werden soll.
Kalenderwochen: Aktiviere diese Option, um die Kalenderwochen auf der Seite Mein Kalender anzuzeigen.
Automatische Antworten
absentify sendet während deiner Abwesenheit automatisch die gewünschte Abwesenheitsnotiz von Outlook. Sobald du wieder im Büro bist, wird diese Funktion deaktiviert.
Mehr Informationen zur Einrichtung findest du im Schnellguide zum Erstellen von Abwesenheitsnotizen.. Wenn dein Admin die Anpassung durch den User deaktiviert hat, wird diese Option nicht angezeigt.
Benachrichtigungseinstellungen
Unter Benachrichtigungseinstellungen kannst du Benachrichtigungen für Outlook oder Teams für verschiedene Updates einrichten:
Kalenderbenachrichtigungen: Aktiviere diese Option, um Benachrichtigungen zum Hinzufügen von Ereignissen in deinen Kalender zu erhalten. Wenn diese Option deaktiviert ist, wird deine in absentify gebuchte Abwesenheit automatisch in deinen Outlook-Kalender übernommen.
Bitte beachte, dass die Option für Kalendereinladungen je nach den Einstellungen deines Unternehmens möglicherweise nicht angezeigt wird.
Abwesenheitsbenachrichtigungen: Erlaube absentify, dir Benachrichtigungen per E-Mail oder Teams zu senden, indem du eine Option aus dem Dropdown-Menü auswählst.
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Geburtstags- und Jubiläumserinnerungen: Aktiviere diese Option, um Geburtstage und Jubiläen deiner Kollegen nicht zu vergessen.
Wöchentliche Abwesenheitsübersicht: Erhalte eine wöchentliche Zusammenfassung aller deiner bevorstehenden Abwesenheiten.
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Aktualisiert am: 12/10/2024
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