Artikel über: Arbeiten mit absentify
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Schnelleinstieg für Manager

Willkommen bei absentify, der Abwesenheitsplaner, mit dem du die Freizeit deiner Mitarbeiter einfach und effizient erfassen kannst!

Dieser Quickstart-Leitfaden für Manager führt dich durch die Ersteinrichtung, damit du loslegen kannst. Am Ende dieses Leitfadens wirst du verstehen, wie absentify funktioniert und wie du absentify nutzen kannst, um deine Fehlzeiten zu erfassen und deine Abteilung zu verwalten.

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Anmeldung
Übersicht
Abteilungen
Kalender Übersicht
Eine Abwesenheitsanfrage erstellen
Abwesenheitsanfrage verwalten
Insights
Deine Einstellungen
Ankündigungen und Ideen

Anmeldung



Es gibt zwei Möglichkeiten, dich bei absentify anzumelden. Egal, ob du dich im Web oder in der Microsoft Teams App anmeldest, wir machen es dir leicht, loszulegen!

Im Web:



Wenn du über deine Suchmaschine auf absentify zugreifen willst, kannst du das von unserer Homepage aus tun, indem du auf Anmelden klickst.



In der Teams-App:



Wenn du über die Microsoft Teams-App auf absentify zugreifen möchtest, kannst du die absentify-App in deinem Microsoft Teams-Konto installieren. Gehe einfach zu Microsoft Teams > Apps > suche nach absentify > klicke auf Hinzufügen.

Die App wird automatisch installiert und du kannst absentify von deinem Microsoft Teams-Konto aus nutzen.



Bevor du beitreten kannst, musst du vom Administrator deines Unternehmens eingeladen werden.

Sobald du eingeladen wurdest, kannst du absentify deines Unternehmens beitreten, indem du auf Einem bestehenden Unternehmen beitreten klickst.



Wenn du noch nicht in deinem Microsoft-Konto eingeloggt bist, wirst du aufgefordert, dies zu tun.

Nach dem Einloggen wirst du automatisch zum absentify-Dashboard weitergeleitet.

Übersicht



Auf der Übersichtsseite haben Manager einen klaren Überblick über die kommenden Wochen, in denen sie sehen können, wann und für welche Art von Abwesenheit die Mitarbeiter eingeplant sind.



Mit den Pfeilen in der linken oberen Ecke kannst du den Zeitraum ändern, um frühere oder kommende Wochen zu sehen.



Jede Abwesenheit wird durch ein Symbol und eine bestimmte Füllfarbe angezeigt. Um weitere Informationen über die Abwesenheit zu erhalten, klickst du auf den Tag der Abwesenheit und es öffnet sich ein Fenster, das Folgendes anzeigt

Abwesenheitsart: welche Art von Abwesenheit beantragt wurde und Datum/Uhrzeit des Beginns und Endes der Abwesenheit
Status: welcher Benutzer für die Genehmigung der Abwesenheit verantwortlich ist und ob sie angenommen, abgelehnt oder in Bearbeitung ist
Abgezogen: ob die Abwesenheit vom Kontingent abgezogen wurde und wenn ja, wie viele Tage
Antrag erstellt: das Datum und die Uhrzeit, zu der der Antrag eingereicht wurde



Als Manager hast du die Erlaubnis, Anträge von Mitarbeitern deiner Abteilung zu stornieren, indem du auf die drei gestapelten Punkte unten links klickst.



Vor dem Absenden wirst du aufgefordert, einen Grund für die Stornierung anzugeben.



Abteilungen



Auf der Übersichtsseite kannst du mit der Suchleiste Abteilung nach allen Abteilungen deines Unternehmens suchen.



Im Dropdown-Menü kannst du die Abteilung auswählen, die du sehen möchtest.

Einige zusätzliche Optionen sind `Heute abwesend`*, wobei absentify automatisch die Mitarbeiter herausfiltert, die heute nicht anwesend sind. Um die Abteilungsfilter zu deaktivieren, wähle Alle Abteilungen.

Deine Abteilung



Als Abteilungsleiter hast du die Berechtigung, bestimmte Details deiner Abteilung(en) einzusehen.

Auf der Übersichtsseite siehst du das verbleibendes Abwesenheitskontingent aus den Abzügen der Mitarbeiter für das Jahr. Allerdings kannst du diese Informationen nicht für Mitarbeiter außerhalb deiner Abteilung(en) einsehen.

Unten siehst du, dass Diegos und Adeles Selbstbehalt nicht angezeigt wird, weil sie nicht in der Abteilung des Benutzers sind.



Als Manager kannst du auch die Abwesenheitsgründe von Mitarbeitern außerhalb deiner Abteilung nicht sehen.

Auf dem Foto unten werden Diegos Krankheitstage zum Beispiel nur als "Abwesend" angezeigt.



Kalender Übersicht



##Mein Kalender

In Mein Kalender siehst du eine Übersicht über das ganze Jahr. Das Folgende wird angezeigt:

Jahr: Dieser Abschnitt zeigt dir alle Statistiken über deine abzugsfähiges Kontingent.
Dein Guthaben: wie viele bezahlte Kontingentstage du für das angezeigte Jahr erhältst
Übertragene Tage: wie viele Kontingentstage aus dem letzten Jahr übertragen wurden
Verbleibende Tage: wie viele Tage du noch für das angezeigte Jahr buchen kannst
Feiertage: wie viele Feiertage es im angezeigten Jahr gibt (im Kalender werden diese Tage grau schattiert angezeigt)

Gleitzeit: Dieser Abschnitt zeigt dir alle Daten für den zweiten Zulassungstyp (falls zutreffend)
Guthaben: Gesamtguthaben für das ausgewählte Geschäftsjahr
Übertrag: Gesamttage, die aus dem vorherigen Geschäftsjahr übertragen wurden
Gleitzeit: Anzahl der Tage, die vom ausgewählten Zulassungstyp verwendet wurden (in diesem Fall Gleitzeit)

Ohne Abzug vom Kontingent:
Feiertage
Krankheitstage
Elternzeit
Home Office
Unbezahlte Abwesenheit

Deine Feiertage werden in deinem Kalender in der Sprache angezeigt, die du eingestellt hast. Klicke hier, um weitere Informationen über die Aktualisierung deiner Sprache zu erhalten.



Wenn du dir die vorherigen oder nachfolgenden Jahre ansehen möchtest, kannst du ganz einfach durchblättern, indem du auf den linken oder rechten Pfeil oben links klickst.



Mitarbeiter-Kalender anzeigen



Die Kalender der Mitarbeiter deiner Abteilung kannst du einsehen, indem du sie auf der Übersichtsseite auswählst. Dort siehst du weitere Statistiken zu ihrem Abwesenheitsabzug und ihrer Freizeit, wie auf dem Foto unten.



Wenn die betreffende Person jedoch nicht zu deiner Abteilung gehört, sieht ihr Kalender so aus wie auf dem Foto unten, wo weder die Abwesenheitsstatistiken noch die Gründe für die Abwesenheit des Mitarbeiters angezeigt werden.



Weitere Informationen darüber, was für welche Benutzer sichtbar ist, findest du in unserem Helpdesk-Artikel Individuelle Benutzerrechte.

Eine Abwesenheitsanfrage erstellen



In Mein Kalender oder Übersicht kannst du eine Anfrage erstellen, indem du entweder auf Anfrage erstellen, einen bestimmten Tag oder eine Reihe von Tagen klickst. Dadurch öffnet sich automatisch ein Fenster, in dem du deine freie Zeit buchen kannst.

Wenn du deine Freizeit buchst, musst du Folgendes angeben:

Abwesenheitsart: wähle die Art der Abwesenheit aus dem Dropdown-Menü
Beginn: gib an, wann die Abwesenheit beginnen soll
Ende: gib an, wann die Abwesenheit endet
Grund: erkläre, warum du eine Auszeit beantragst (dieser Teil ist nicht obligatorisch)



Hinweis:

Wenn du eine Abwesenheitsanfrage stellst, wird dir auch mitgeteilt, wie viele Tage von deinem gesamten Abwesenheitskontingent abgezogen werden, bevor du den Antrag abschickst.

Im Gegensatz zum obigen Beispiel hat der Nutzer im folgenden Beispiel jedoch die Abwesenheit ausgewählt, der nicht vom Jahreskontingent abgezogen werden soll.



Sobald du deinen Antrag abgeschickt hast, siehst du ihn in einer verblassten Farbe, was bedeutet, dass er noch nicht von deinem Genehmiger/Administrator genehmigt wurde. In bestimmten Fällen kannst du als Abteilungsleiter deine eigenen Anträge genehmigen, je nachdem, welche Datenschutzeinstellungen dein Administrator festgelegt hat.

Unten siehst du, dass der Antrag auf Urlaub (gelb) noch nicht genehmigt wurde, aber der Antrag auf einen Krankheitstag (rot) schon.



Je nachdem, wie dein Systemadministrator die Abwesenheitsliste deines Unternehmens eingerichtet hat, müssen einige oder alle Anträge genehmigt werden, auch die für Krankheitstage. Wenn du dir unsicher bist, kläre das mit dem Genehmiger oder Administrator deines Unternehmens oder überprüfe einfach deinen Kalender, um zu sehen, ob deine Anträge direkt nach dem Senden protokolliert werden.

Anträge für Mitarbeiter erstellen



Als Vorgesetzter hast du das Recht, Anfragen für andere Mitarbeiter/innen zu erstellen, solange sie in deiner Abteilung sind.

Du kannst Anträge für Mitarbeiter/innen erstellen, indem du die gleichen Schritte wie für dich selbst ausführst, aber stattdessen den Namen des/der Mitarbeiter/in aus dem Dienstplan auswählst.



Abwesenheitsanfrage verwalten



Als Vorgesetzter musst du möglicherweise Freizeitanträge von Beschäftigten deiner Abteilung(en) genehmigen oder ablehnen, je nachdem, welche Datenschutzeinstellungen dein Unternehmensadministrator festgelegt hat.

Wenn dein Administrator die Abteilungsanträge so eingestellt hat, dass sie vom Abteilungsleiter genehmigt werden müssen, kannst du sie einsehen, indem du auf die Glocke in der oberen rechten Ecke klickst.



Wenn es ausstehende Anträge gibt, kannst du sie entweder annehmen oder ablehnen.





Wenn du eine Anfrage ablehnen möchtest, wirst du aufgefordert, einen Grund anzugeben, bevor du auf OK klicken kannst.



Insights



Auf der Seite Insights kannst du dir einen Überblick über die Beschäftigten in deiner Abteilung verschaffen. Dazu gehören:

gebucht: das ist die Gesamtzahl der gebuchten Abwesenheitstage für das Jahr
Verbleibend: das ist die Gesamtzahl der Kontingenttage, die nach Abzug der gebuchten Tage noch übrig sind
Gesamtzuschuss: dies ist die Summe der Gebuchten und Verbleibenden Tage
Anzahl der Mitarbeiter: die Anzahl der Mitarbeiter im Unternehmen

Auf der linken Seite kannst du sehen, welche Mitarbeiter zu der von dir ausgewählten Abteilung gehören und wer demnächst Geburtstag hat.



Du hast auch die Möglichkeit, dir die Einblicke nur für bestimmte Abteilungen oder für alle Abteilungen anzeigen zu lassen, indem du eine Auswahl aus dem Dropdown-Menü triffst. Bitte beachte, dass dann nur die Abteilungen angezeigt werden, die du verwaltest, und nicht alle innerhalb des Unternehmens.



Jährlicher Trend



Der Jahrestrend zeigt dir, welche Abwesenheitsarten für jeden Monat des laufenden Jahres gebucht wurden.



Du kannst einige Abwesenheitsarten ganz einfach herausfiltern, indem du sie anklickst. Auf dem Foto unten ist zum Beispiel "Krankentag" herausgefiltert worden.



Burnout Board



Das Burnout Board ist ein nützliches Werkzeug, denn es zeigt dir, welcher Mitarbeiter dringend eine Auszeit braucht. Bei der Berechnung wird berücksichtigt, wann der Mitarbeiter das letzte Mal eine Pause gemacht hat und wie lange es noch dauert, bis er einen genehmigte Abwesenheit gebucht hat.



Sobald diese Mitarbeiter/innen freigestellt sind, werden sie automatisch aus dem Burnout Board entfernt.



Deine Einstellungen



Oben rechts kannst du auf deine Einstellungen zugreifen, indem du auf dein Profilbild klickst und Deine Einstellungen aus dem Dropdown-Menü auswählst.



Allgemein


Unter Allgemein kannst du Folgendes ändern:

Sprache: Wähle deine bevorzugte Sprache aus dem Dropdown-Menü.
Zeitzone: Wähle deine Zeitzone aus, um sicherzustellen, dass deine Abwesenheitsanfragen mit den Arbeitszeiten an deinem Wohnort übereinstimmen.
Datumsformat: Gib das gewünschte Anzeigeformat für das Datum an.
Zeitformat: Wähle zwischen einem 12- oder 24-Stunden-Format.
Wochenstart: Lege fest, welcher Tag als Beginn der Woche angezeigt werden soll.
Kalenderwochen: Aktiviere diese Option, um Kalenderwochen auf der Seite Mein Kalender anzuzeigen.



Automatische Antworten


absentify sendet automatisch deine gewünschte Abwesenheitsnotiz in Outlook während deiner Abwesenheit. Sobald du wieder im Büro bist, wird diese Funktion deaktiviert.

Mehr Informationen zur Einrichtung findest du im Schnellguide zum Erstellen von Abwesenheitsnotizen.. Wenn dein Admin die Anpassung durch den User deaktiviert hat, wird diese Option nicht sichtbar sein.



Benachrichtigungseinstellungen


Unter Benachrichtigungseinstellungen kannst du Outlook- oder Teams-Benachrichtigungen für verschiedene Updates einstellen:

Kalenderbenachrichtigungen: Aktiviere diese Option, um Benachrichtigungen zum Hinzufügen von Ereignissen in deinen Kalender zu erhalten. Wenn diese Option deaktiviert bleibt, wird deine in absentify gebuchte Abwesenheit automatisch in deinen Outlook-Kalender übernommen.

Bitte beachte, dass die Option für Kalendereinladungen je nach Einrichtung deines Unternehmens möglicherweise nicht angezeigt wird.

Abwesenheitsbenachrichtigungen: Erlaube absentify, dir Benachrichtigungen per E-Mail oder Teams zu senden, indem du eine Option aus dem Dropdown-Menü auswählst.

absentify-Updates: Aktiviere diese Option, um Updates zu den neuesten Funktionen und Verbesserungen zu erhalten – inklusive nützlicher Anleitungen! Wir arbeiten ständig daran, die App zu verbessern, und freuen uns über dein Feedback auf unserer Roadmap. Deine Empfehlung könnte die nächste neue Funktion in deinen Benachrichtigungen sein!

Geburtstags- und Jubiläumserinnerungen: Aktiviere diese Option, um Geburtstage und Jubiläen deiner Kollegen nicht zu vergessen.

Wöchentliche Abwesenheitsübersicht: Erhalte eine wöchentliche Zusammenfassung aller deiner bevorstehenden Abwesenheiten.



Ankündigungen und Ideen



In der oberen rechten Ecke siehst du ein Geschenk-Symbol, das eine Seitenleiste öffnet, in der du die neuesten Updates von absentify sehen kannst.



Als absentify-Nutzer kannst du Ankündigungen liken oder kommentieren und Teil des absentify-Netzwerks werden!

Über das aktuelle Symbol gelangst du auch zu Ideen, wo du deine eigenen Ideen posten kannst, wie absentify die Nutzererfahrung verbessern könnte, und wo du sehen und kommentieren kannst, was andere Leute als Empfehlungen gepostet haben.



Brauchst du Hilfe?



Wenn du noch mehr Informationen brauchst, schau dir unsere anderen Anleitungen an oder teile uns deine Ideen über unsere Roadmap mit!
Für weitere Hilfe, wende dich bitte an absentify support. Wir sind hier, um das Beste aus absentify für dich zu machen!

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absentify in Teams installieren
Zeitzone anpassen
Outlook Kalendar erstellen und freigeben

Aktualisiert am: 12/10/2024

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