Willkommen bei absentify, dem Urlaubsverwaltungssystem, mit dem du die Freizeit deiner Mitarbeiter einfach und effizient erfassen kannst!

Dieser Quickstart-Leitfaden für Manager führt dich durch die Ersteinrichtung, damit du loslegen kannst. Am Ende dieses Leitfadens wirst du verstehen, wie absentify funktioniert und wie du absentify nutzen kannst, um deine Fehlzeiten zu erfassen und deine Abteilung zu verwalten.

Anmeldung

Es gibt zwei Möglichkeiten, dich bei absentify anzumelden. Egal, ob du dich im Web oder in der Microsoft Teams App anmeldest, wir machen es dir leicht, loszulegen!

Im Web:

Wenn du über deine Suchmaschine auf absentify zugreifen willst, kannst du das von unserer Homepage aus tun, indem du auf Anmelden klickst.

In der Teams-App:

Wenn du über die Microsoft Teams-App auf absentify zugreifen möchtest, kannst du die absentify-App in deinem Microsoft Teams-Konto installieren. Gehe einfach zu Microsoft Teams > Apps > suche nach absentify > klicke auf Hinzufügen.

Die App wird automatisch installiert und du kannst absentify von deinem Microsoft Teams-Konto aus nutzen.



Bevor du beitreten kannst, musst du vom Administrator deines Unternehmens eingeladen werden.

Sobald du eingeladen wurdest, kannst du absentify deines Unternehmens beitreten, indem du auf Einem bestehenden Unternehmen beitreten klickst.



Wenn du noch nicht in deinem Microsoft-Konto eingeloggt bist, wirst du aufgefordert, dies zu tun.

Nach dem Einloggen wirst du automatisch zum absentify-Dashboard weitergeleitet.

Übersicht

Auf der Übersichtsseite haben Manager einen klaren Überblick über die kommenden Wochen, in denen sie sehen können, wann und für welche Art von Urlaub die Mitarbeiter eingeplant sind.



Mit den Pfeilen in der linken oberen Ecke kannst du den Zeitraum ändern, um frühere oder kommende Wochen zu sehen.



Jede Abwesenheit wird durch ein Symbol und eine bestimmte Füllfarbe angezeigt. Um weitere Informationen über die Abwesenheit zu erhalten, klickst du auf den Tag der Abwesenheit und es öffnet sich ein Fenster, das Folgendes anzeigt

Urlaubsart: welche Art von Urlaub beantragt wurde und Datum/Uhrzeit des Beginns und Endes der Abwesenheit
Status: welcher Benutzer für die Genehmigung der Abwesenheit verantwortlich ist und ob sie angenommen, abgelehnt oder in Bearbeitung ist
Abgezogen: ob der Urlaub vom Urlaubsgeld abgezogen wurde und wenn ja, wie viele Tage
Antrag erstellt: das Datum und die Uhrzeit, zu der der Antrag eingereicht wurde



Als Manager hast du die Erlaubnis, Anträge von Mitarbeitern deiner Abteilung zu stornieren, indem du auf die drei gestapelten Punkte unten links klickst.



Vor dem Absenden wirst du aufgefordert, einen Grund für die Stornierung anzugeben.

Abteilungen

Auf der Übersichtsseite kannst du mit der Suchleiste Abteilung nach allen Abteilungen deines Unternehmens suchen.



Im Dropdown-Menü kannst du die Abteilung auswählen, die du sehen möchtest.

Einige zusätzliche Optionen sind `Heute abwesend`*, wobei absentify automatisch die Mitarbeiter herausfiltert, die heute nicht anwesend sind. Um die Abteilungsfilter zu deaktivieren, wähle Alle Abteilungen.

Deine Abteilung

Als Abteilungsleiter hast du die Berechtigung, bestimmte Details deiner Abteilung(en) einzusehen.

Auf der Übersichtsseite siehst du das verbleibende Urlaubsgeld aus den Abzügen der Mitarbeiter für das Jahr. Allerdings kannst du diese Informationen nicht für Mitarbeiter außerhalb deiner Abteilung(en) einsehen.

Unten siehst du, dass Diegos und Adeles Selbstbehalt nicht angezeigt wird, weil sie nicht in der Abteilung des Benutzers sind.



Als Manager kannst du auch die Urlaubsgründe von Mitarbeitern außerhalb deiner Abteilung nicht sehen.

Auf dem Foto unten werden Diegos Krankheitstage zum Beispiel nur als "Abwesend" angezeigt.

Mein Kalender

In Mein Kalender siehst du eine Übersicht über das ganze Jahr. Das Folgende wird angezeigt:

Jahr: Dieser Abschnitt zeigt dir alle Daten für deinen abzugsfähigen Urlaub.
Zuschuss: wie viele bezahlte Urlaubstage du für das ausgewählte Jahr erhältst.
Übertragen: wie viele Urlaubstage aus dem Vorjahr übertragen wurden
Urlaub: wie viele Urlaubstage du für das gewählte Jahr verbucht hast
Verbleibende Tage: wie viele Tage du für das ausgewählte Jahr noch buchen darfst

Nicht abzugsfähiger Urlaub: Dieser Abschnitt zeigt dir alle Daten für den nicht abzugsfähigen Urlaub, den du gebucht hast.
Feiertage: wie viele Feiertage es im ausgewählten Kalenderjahr gibt (diese Tage werden grau hinterlegt angezeigt)
Abwesenheiten: wie viele Abwesenheitstage du für das ausgewählte Jahr genommen hast



Wenn du dir die vorherigen oder nachfolgenden Jahre ansehen möchtest, kannst du ganz einfach durchblättern, indem du auf den linken oder rechten Pfeil oben links klickst.

Mitarbeiter-Kalender anzeigen

Die Kalender der Mitarbeiter deiner Abteilung kannst du einsehen, indem du sie auf der Übersichtsseite auswählst. Dort siehst du weitere Statistiken zu ihrem Urlaubsabzug und ihrer Freizeit, wie auf dem Foto unten.



Wenn die betreffende Person jedoch nicht zu deiner Abteilung gehört, sieht ihr Kalender so aus wie auf dem Foto unten, wo weder die Urlaubsstatistiken noch die Gründe für die Abwesenheit des Mitarbeiters angezeigt werden.



Weitere Informationen darüber, was für welche Benutzer sichtbar ist, findest du in unserem Helpdesk-Artikel Berechtigungen pro Benutzer.

Eine Anfrage erstellen

In Mein Kalender oder Übersicht kannst du eine Anfrage erstellen, indem du entweder auf Anfrage erstellen, einen bestimmten Tag oder eine Reihe von Tagen klickst. Dadurch öffnet sich automatisch ein Fenster, in dem du deine freie Zeit buchen kannst.

Wenn du deine Freizeit buchst, musst du Folgendes angeben:

Urlaubsart: wähle die Art des Urlaubs aus dem Dropdown-Menü
Beginn: gib an, wann der Urlaub beginnen soll
Ende: gib an, wann der Urlaub endet
Grund: erkläre, warum du eine Auszeit beantragst (dieser Teil ist nicht obligatorisch)

Hinweis:

Wenn du einen Antrag auf Urlaub stellst, wird dir auch mitgeteilt, wie viele Tage von deinem gesamten Urlaubsgeld abgezogen werden, bevor du den Antrag abschickst.

Im Gegensatz zum obigen Beispiel hat der Nutzer im folgenden Beispiel jedoch den Urlaub ausgewählt, der nicht vom Jahreskontingent abgezogen werden soll.



Sobald du deinen Antrag abgeschickt hast, siehst du ihn in einer verblassten Farbe, was bedeutet, dass er noch nicht von deinem Genehmiger/Administrator genehmigt wurde. In bestimmten Fällen kannst du als Abteilungsleiter deine eigenen Anträge genehmigen, je nachdem, welche Datenschutzeinstellungen dein Administrator festgelegt hat.

Unten siehst du, dass der Antrag auf Urlaub (gelb) noch nicht genehmigt wurde, aber der Antrag auf einen Krankheitstag (rot) schon.



Je nachdem, wie dein Systemadministrator die Abwesenheitsliste deines Unternehmens eingerichtet hat, müssen einige oder alle Anträge genehmigt werden, auch die für Krankheitstage. Wenn du dir unsicher bist, kläre das mit dem Genehmiger oder Administrator deines Unternehmens oder überprüfe einfach deinen Kalender, um zu sehen, ob deine Anträge direkt nach dem Senden protokolliert werden.

Anträge für Mitarbeiter erstellen

Als Vorgesetzter hast du das Recht, Anfragen für andere Mitarbeiter/innen zu erstellen, solange sie in deiner Abteilung sind.

Du kannst Anträge für Mitarbeiter/innen erstellen, indem du die gleichen Schritte wie für dich selbst ausführst, aber stattdessen den Namen des/der Mitarbeiter/in aus dem Dienstplan auswählst.

Anfragen verwalten

Als Vorgesetzter musst du möglicherweise Freizeitanträge von Beschäftigten deiner Abteilung(en) genehmigen oder ablehnen, je nachdem, welche Datenschutzeinstellungen dein Unternehmensadministrator festgelegt hat.

Wenn dein Administrator die Abteilungsanträge so eingestellt hat, dass sie vom Abteilungsleiter genehmigt werden müssen, kannst du sie einsehen, indem du auf die Glocke in der oberen rechten Ecke klickst.



Wenn es ausstehende Anträge gibt, kannst du sie entweder annehmen oder ablehnen.





Wenn du eine Anfrage ablehnen möchtest, wirst du aufgefordert, einen Grund anzugeben, bevor du auf OK klicken kannst.

Einblicke

Auf der Seite Einblicke kannst du dir einen Überblick über die Beschäftigten in deiner Abteilung verschaffen. Dazu gehören:

gebucht: das ist die Gesamtzahl der gebuchten Abwesenheitstage für das Jahr
Verbleibend: das ist die Gesamtzahl der Kontingenttage, die nach Abzug der gebuchten Tage noch übrig sind
Gesamtzuschuss: dies ist die Summe der Gebuchten und Verbleibenden Tage
Anzahl der Mitarbeiter: die Anzahl der Mitarbeiter im Unternehmen

Auf der linken Seite kannst du sehen, welche Mitarbeiter zu der von dir ausgewählten Abteilung gehören und wer demnächst Geburtstag hat.



Du hast auch die Möglichkeit, dir die Einblicke nur für bestimmte Abteilungen oder für alle Abteilungen anzeigen zu lassen, indem du eine Auswahl aus dem Dropdown-Menü triffst. Bitte beachte, dass dann nur die Abteilungen angezeigt werden, die du verwaltest, und nicht alle innerhalb des Unternehmens.

Jährlicher Trend

Der Jahrestrend zeigt dir, welche Urlaubsarten für jeden Monat des laufenden Jahres gebucht wurden.



Du kannst einige Urlaubsarten ganz einfach herausfiltern, indem du sie anklickst. Auf dem Foto unten ist zum Beispiel "Krankentag" herausgefiltert worden.

Burnout Board

Das Burnout Board ist ein nützliches Werkzeug, denn es zeigt dir, welcher Mitarbeiter dringend eine Auszeit braucht. Bei der Berechnung wird berücksichtigt, wann der Mitarbeiter das letzte Mal eine Pause gemacht hat und wie lange es noch dauert, bis er einen genehmigten Urlaub gebucht hat.



Sobald diese Mitarbeiter/innen freigestellt sind, werden sie automatisch aus dem Burnout Board entfernt.

Deine Präferenzen

Oben rechts kannst du auf deine Einstellungen zugreifen, indem du auf dein persönliches Symbol klickst und Deine Einstellungen aus dem Dropdown-Menü auswählst.

Allgemein

Unter "Allgemein" hast du die Möglichkeit, folgende Einstellungen zu ändern:

Sprache: wähle deine bevorzugte Sprache aus dem Dropdown-Menü
Zeitzone: wähle deine Zeitzone aus dem Dropdown-Menü
Datumsformat: gib an, wie das Datum angezeigt werden soll
Zeitformat: gib an, ob du eine 12- oder eine 24-Stunden-Uhr haben möchtest
Wochenbeginn: wähle aus, welcher Tag als Wochenbeginn angezeigt werden soll

Automatische Antworten

absentify sendet während deiner Abwesenheit automatisch die von dir gewünschte Abwesenheitsantwort von Outlook aus. Sobald du wieder im Büro bist, wird diese Funktion wieder ausgeschaltet.

Wenn die Option Automatische Antworten in deinen Einstellungen nicht angezeigt wird, musst du die Abwesenheitsantwortfunktion von Outlook aktivieren. Bitte wende dich dazu an deinen Administrator.

Sobald du die Option Automatische Antworten siehst, kannst du diese Funktion einrichten!



Wähle die Art von Urlaub aus, für die du möchtest, dass absentify automatisch eine Antwort sendet, wenn dieser Urlaub in deinem Kalender auftaucht.



Klicke auf den Kippschalter, um die bereitgestellten Vorlagen anzuzeigen.



Du kannst deine Abwesenheitsantwort auch für jeden einzelnen Urlaub anpassen. Du hast auch die Möglichkeit, Platzhalter zu verwenden, damit deine Nachricht genau so aussieht, wie du sie haben willst.



Wenn du die Vorlage für den Urlaubstyp ausgewählt hast, siehst du zwei Vorlagenoptionen:

Organisationsinterne Vorlage: Diese Nachricht wird an deine internen Kontakte gesendet.



Outside organisation template: Diese Nachricht wird an deine externen Kontakte gesendet.



Wenn du möchtest, dass absentify automatisch Antworten an externe Kontakte sendet, aktiviere das Kästchen Antworten außerhalb deiner Organisation senden. Andernfalls aktiviere das Kästchen Antworten nur an Kontakte senden.

Wenn du die Variablen verwendest, sendet absentify jedes Mal, wenn du abwesend bist, automatisch dieselbe Abwesenheitsantwort.

Um eine Vorlage zu bearbeiten, bearbeitest du den Text einfach im Texteditor. Innerhalb deines Textes kannst du entscheiden, wo die Platzhalter in deiner Abwesenheitsnachricht stehen sollen. Es sind 6 verfügbar:

Startdatum: der Tag, an dem dein Urlaub beginnt
Start time: die Uhrzeit, zu der dein Urlaub beginnt
Rückreisedatum: der Tag, an dem du aus deinem Urlaub zurückkehrst (wir berechnen dieses Datum automatisch für dich, basierend auf deinem Zeitplan, Urlaub und anderen Abwesenheiten)
Uhrzeit der Rückkehr: die Uhrzeit, zu der du aus dem Urlaub zurückkehrst
Name des Vorgesetzten: der Name deines Vorgesetzten
Manager email: die E-Mail-Adresse deines Vorgesetzten

Wenn du dich entscheidest, das Enddatum manuell einzugeben, werden deine automatischen Antworten ab diesem Tag ausgeschaltet und du musst den Zeitraum erneut angeben, wenn du das nächste Mal nicht im Büro bist.
Wenn du hingegen die Platzhalter verwendest, wird absentify diesen Zeitraum automatisch für dich bearbeiten, sobald du eine Abwesenheit der ausgewählten Art nimmst.

Nachdem du deine Vorlagen bearbeitet hast, klicke auf Test-E-Mail senden, um eine Test-E-Mail an dich selbst zu senden und sicherzustellen, dass alles so aussieht, wie du es möchtest.



Wenn du mit deiner Vorlage zufrieden bist, klicke auf Speichern.

Von hier aus kannst du für jede Art von Urlaub eine andere Vorlage speichern, indem du oben auf der Seite eine neue Urlaubsart-Vorlage auswählst.



Wenn die automatische Abwesenheitsantwort aus irgendeinem Grund nicht eingestellt werden kann, erhältst du eine E-Mail mit dem Text, den du kopieren und manuell in Outlook einfügen kannst. Dazu kopierst du den Text aus der E-Mail und gehst in Outlook zu Einstellungen > Mail > ´Automatische Antworten`. Füge den Text in das Textfeld ein und klicke auf Speichern.

E-Mail-Benachrichtigungen

Unter `E-Mail-Benachrichtigungen "** hast du die Möglichkeit, absentify zu erlauben, dir E-Mail-Benachrichtigungen zu schicken, indem du den Schalter umlegst und auf Speichern klickst.



Bitte beachte, dass bei einigen Nutzern der Schalter für Kalendereinladungen nicht angezeigt wird, je nachdem, wie der Administrator deines Unternehmens diese Funktion eingerichtet hat.

Ankündigungen und Ideen

In der oberen rechten Ecke siehst du ein Geschenk-Symbol, das eine Seitenleiste öffnet, in der du die neuesten Updates von absentify sehen kannst.



Als absentify-Nutzer kannst du Ankündigungen liken oder kommentieren und Teil des absentify-Netzwerks werden!

Über das aktuelle Symbol gelangst du auch zu Ideen, wo du deine eigenen Ideen posten kannst, wie absentify die Nutzererfahrung verbessern könnte, und wo du sehen und kommentieren kannst, was andere Leute als Empfehlungen gepostet haben.




Damit ist die Schnellstartanleitung für Manager abgeschlossen. Du solltest jetzt gut verstehen, wie absentify funktioniert und wie du loslegen kannst.

Wenn du noch mehr Informationen brauchst, schau dir unsere anderen Anleitungen an oder teile uns deine Ideen über unsere Roadmap mit!

Aktualisiert am: 21/07/2023