Artikel über: Arbeiten mit absentify
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Schnelleinsteig für Administratoren

Willkommen bei absentify, dem Abwesenheitsverwaltungssystem, das das Verfolgen von Mitarbeiterabwesenheiten einfach und effizient macht!

Dieses Schnelleinstieg-Handbuch für Administratoren führt dich durch die verschiedenen Funktionen, die absentify zu bieten hat. Am Ende dieses Handbuchs wirst du ein gutes Verständnis davon haben, wie absentify funktioniert und wie du es verwenden kannst, um Abwesenheiten deiner Mitarbeiter zu verfolgen. Lies weiter, um mehr zu erfahren!

Bitte beachte, dass dies nicht den Registrierungs- und Einrichtungsprozess behandelt. Wenn du noch kein Konto erstellt und deine Unternehmensdaten eingegeben hast, empfehlen wir dir, unseren Setup-Leitfaden für Administratoren zu lesen, um weitere Informationen zur Kontoeinrichtung zu erhalten, bevor du fortfährst.

In diesem Artikel erfährst du mehr über die folgenden Funktionen, um mit unserer Abwesenheitsplaner-App zu beginnen!

Springe zu:



Übersichtsseite
Mein Kalender
Antrag erstellen
Insights
Deine Präferenzen bearbeiten
Neue Funktionen

Übersicht



Auf der Übersichtsseite hast du einen klaren Überblick über die kommenden Wochen, in denen du sehen kannst, wann und welche Art von Abwesenheit bei den Mitarbeitern geplant ist.

Hier kannst du auch den verbleibenden jährlichen Abwesenheitsanspruch aller Mitarbeiter in den blauen Blasen neben ihren Fotos sehen.



Blättere durch den ausgewählten Zeitraum, um frühere oder kommende Wochen anzuzeigen, indem du die Pfeile in der oberen linken Ecke verwendest.

Jede Abwesenheit wird durch ein Symbol und eine bestimmte Füllfarbe angezeigt. Um zu erfahren, wie du dies anpassen kannst, lies unsere Support-Seite zum Erstellen von Abwesenheitstypen.

Um einen schnellen Überblick über den Abwesenheitstyp zu erhalten, klicke auf den Abwesenheitsantrag selbst, und es wird ein Fenster angezeigt, das Folgendes anzeigt:

Abwesenheitstyp:, welcher Typ von Abwesenheit beantragt wurde und das Datum/Uhrzeit des Beginns und Endes der Abwesenheit
Status:, welcher Benutzer für die Genehmigung der Abwesenheit verantwortlich ist und ob sie akzeptiert, abgelehnt oder noch ausstehend ist
Vom Kontingent abgezogen:, ob die Abwesenheit vom Abwesenheitskontingent abgezogen wurde und wenn ja, wie viele Tage abgezogen wurden
Antrag erstellt:, das Datum und die Uhrzeit, zu der der Antrag eingereicht wurde



Als Admin kannst du Anträge von allen Mitarbeitern deines Unternehmens stornieren, indem du auf die drei gestapelten Punkte unten links klickst und Antrag stornieren auswählst.



Du wirst aufgefordert, einen Grund für die Stornierung anzugeben, bevor du sie sendest.



Abteilungen



Auf der Übersichtsseite kannst du über die Suchleiste Abteilung nach einer beliebigen Abteilung deines Unternehmens suchen.



Über das Dropdown-Menü kannst du auswählen, welche Abteilung du anzeigen möchtest.

Einige zusätzliche Optionen umfassen Heute abwesend, wobei absentify automatisch nach Mitarbeitern filtert, die heute nicht anwesend sind. Um die Abteilungsfilter auszuschalten, wähle Alle Abteilungen.

Mein Kalender



Du kannst deinen eigenen Kalender oder den Kalender eines anderen Benutzers anzeigen, indem du ihn auf der Übersichtsseite auswählst. Du kannst weitere Statistiken über Abwesenheitskontingente und Abwesenheiten sehen.

Unter Mein Kalender siehst du eine Übersicht über das gesamte Geschäftsjahr. Es werden folgende Daten angezeigt:

Jahr: Dieser Abschnitt zeigt dir alle Daten zu deiner abziehbare Abwesenheit.
Kontingent: Gesamtanzahl der Abwesenheitstage, die für das ausgewählte Geschäftsjahr erhalten wurden
Übertragen: Gesamtanzahl der Abwesenheitstage, die aus dem vorherigen Geschäftsjahr übertragen wurden
Ausgleichszeit: Gesamtanzahl der Überstunden, die als zusätzliche Freizeit genutzt werden können
Urlaub: Gesamtanzahl der im ausgewählten Geschäftsjahr erfassten Abwesenheitstage
Verbleibende Tage: Gesamtanzahl der Abwesenheitstage, die der Benutzer im ausgewählten Geschäftsjahr noch buchen darf

Gleitzeit: Dieser Abschnitt zeigt dir alle Daten für die zweite Art von Kontingenten (falls hinzugefügt)
Kontingent: Gesamtanzahl der erhaltenen Tage für das ausgewählte Geschäftsjahr
Übertragen: Gesamtanzahl der Tage, die aus dem vorherigen Geschäftsjahr übertragen wurden
Gleitzeit: Anzahl der Tage, die von der ausgewählten Kontingentart verwendet wurden (in diesem Fall, "Gleitzeit")

Nicht abziehbare Abwesenheit: Dieser Abschnitt zeigt dir alle Daten zu den nicht abziehbaren Abwesenheiten, die du erfasst hast.
Feiertage: Anzahl der Feiertage im ausgewählten Kalenderjahr (diese Tage werden im Kalender grau schattiert angezeigt)
Abwesenheiten: Anzahl der Tage jeder spezifischen Abwesenheit, die du im ausgewählten Jahr genommen hast

Feiertage können einfach zum Kalender deines Unternehmens hinzugefügt werden, indem du zu Einstellungen > Feiertage > Feiertage hinzufügen gehst oder unseren Support-Artikel liest.



Wenn du die vorherigen oder folgenden Jahre anzeigen möchtest, kannst du einfach durch Klicken auf die Pfeile oben links durchblättern.

Diese Funktion ist für Administratoren verfügbar, aber für alle anderen Benutzer je nach ihrer Position (z. B. Manager, Genehmiger oder normaler Benutzer) eingeschränkt. Weitere Informationen darüber, was für welchen Benutzer sichtbar ist, findest du in unserem Helpdesk-Artikel, individuelle Benutzerberechtigungen, um mehr zu erfahren.

Antrag erstellen



Sowohl von Mein Kalender als auch von Übersicht kannst du einen Antrag erstellen, indem du entweder auf Antrag erstellen, einen bestimmten Tag oder eine Reihe von Tagen

klickst. Dies öffnet automatisch ein Fenster zum Buchen von Freizeit.

Beim Buchen von Freizeit musst du Folgendes angeben:

Abwesenheitstyp: wähle den Abwesenheitstyp aus dem Dropdown-Menü
Beginn: gib an, wann die Abwesenheit beginnt
Ende: gib an, wann die Abwesenheit endet
Grund: erkläre, warum du Freizeit beantragst (optional)



Tipp:

Wenn du kontingentierte Abwesenheit buchen möchtest, wirst du auch benachrichtigt, wie viele Tage von deinem Gesamtkontingent abgezogen werden, bevor du den Antrag sendest.

Dies wird durch die Einstellungen bestimmt, die du beim Erstellen des Antrags festgelegt hast. Wenn du zu Einstellungen > Abwesenheitstypen > Neuen Abwesenheitstyp hinzufügen gehst, wirst du feststellen, dass es beim Erstellen eines neuen Antrags einen Umschalter gibt, der dir die Möglichkeit gibt anzugeben, ob die Abwesenheit vom Jahreskontingent abgezogen werden soll oder nicht.



Weitere Informationen zu den verschiedenen Optionen beim Erstellen eines Antrags findest du in unserem Artikel Erstellen von Abwesenheitsanträgen.

Sobald du deinen Antrag gesendet hast, kannst du ihn in einer verblassten Farbe sehen, was bedeutet, dass er noch nicht genehmigt wurde. Im folgenden Foto wurde der Abwesenheitsantrag (gelb) noch nicht genehmigt, aber der Antrag für einen Krankheitstag (rot) wurde bereits genehmigt.



Die Anträge anderer Benutzer durchlaufen den normalen Genehmigungsprozess des zugewiesenen Abteilungsleiters/Genehmigers. Als Administrator hast du jedoch die Möglichkeit, jeden Abwesenheitsantrag (einschließlich deines eigenen) zu genehmigen oder abzulehnen, unabhängig davon, ob er in der Zukunft stattfinden soll oder bis zu einem Geschäftsjahr in der Vergangenheit.

Genehmiger können Abwesenheitsanträge genehmigen oder ablehnen, aber ihre eigenen Abwesenheitsanträge müssen von einem ranghöheren Manager oder Geschäftsleiter genehmigt werden.

Dies kann einfach bearbeitet werden, indem du zu Einstellungen > Benutzer > Bearbeiten > Genehmiger gehst, oder du kannst unseren Helpdesk-Leitfaden Auswahl des Genehmigers eines Benutzers lesen, um mehr zu erfahren.



Anträge für Mitarbeiter erstellen



Als Administrator kannst du Anträge für jeden Mitarbeiter im Namen der Mitarbeiter erstellen.

Du kannst Anträge für Mitarbeiter erstellen, indem du die gleichen Schritte wie für dich selbst befolgst, aber stattdessen den Namen des Mitarbeiters aus der Liste auswählst.



Anträge verwalten



Um Anträge auf Freizeit von Mitarbeitern zu genehmigen oder abzulehnen, klicke entweder auf den Antrag auf der Übersichtsseite oder auf das Glockensymbol in der oberen rechten Ecke, um offene Anträge anzuzeigen.

Wenn es ausstehende Anträge gibt, hast du die Möglichkeit, sie entweder zu genehmigen oder abzulehnen.



Wenn du dich entscheidest, den Antrag zu genehmigen, wird er von der Seite der offenen Anträge verschwinden und im Kalender des Benutzers angezeigt. Wenn du jedoch einen Antrag ablehnen möchtest, wirst du aufgefordert, einen Grund anzugeben, bevor du auf OK klicken kannst.



Der Antrag wird dann sowohl von der Seite der offenen Anträge als auch aus dem Kalender des Benutzers gelöscht.


Insights



Auf der Insights-Seite kannst du wertvolle Statistiken zu Abwesenheitsmustern und -trends, Budgetzuweisungen und Mitarbeiter-Burnout erhalten. absentfy vereinfacht es, fundierte Entscheidungen zu treffen, die die Produktivität und das Wohlbefinden deines Teams optimieren!

Hier kannst du einen Gesamtüberblick über die Mitarbeiter in deiner Abteilung sehen. Dies umfasst:

Gebucht: dies ist die Gesamtanzahl der gebuchten Abwesenheitstage für das Jahr
Verbleibend: dies ist die Gesamtanzahl der verbleibenden Tage nach Abzug der gebuchten Tage
Gesamtanspruch: dies ist die Summe aus Gebucht und Verbleibend
Anzahl der Mitarbeiter: die Anzahl der Mitarbeiter im Unternehmen

Auf der linken Seite kannst du sehen, welche Mitarbeiter Teil der ausgewählten Abteilung sind und wer bald Geburtstag hat.



Du hast auch die Möglichkeit, zwischen den Einblicken nur für bestimmte Abteilungen oder für alle Abteilungen zu wechseln, indem du eine Auswahl aus dem Dropdown-Menü triffst.



Jährlicher Trend



Das Diagramm zum jährlichen Trend zeigt dir, welche Abwesenheitstypen für jeden Monat des laufenden Jahres gebucht sind.



Du kannst einige Abwesenheitstypen einfach herausfiltern, indem du auf sie klickst.

Burnout-Board



Das Burnout-Board ist ein nützliches Tool, da es dir zeigt, welcher Mitarbeiter dringend eine Auszeit benötigt. Dies wird berechnet, indem berücksichtigt wird, wann der Mitarbeiter zuletzt eine Pause gemacht hat und wie lange es noch bis zur nächsten genehmigten Abwesenheit dauert.



Sobald diese Mitarbeiter eine Auszeit erhalten, werden sie automatisch vom Burnout-Board entfernt.

Dies ist eine nützliche Funktion, da sie dir Zeit spart, wenn du beurteilst, welche Mitarbeiter bei der Buchung von Freizeit Priorität haben sollten!


Deine Präferenzen



In der oberen rechten Ecke kannst du auf deine Präferenzen zugreifen, indem du auf dein persönliches Symbol klickst und Deine Präferenzen aus dem Dropdown-Menü auswählst.



Allgemein



Unter "Allgemein" hast du die Möglichkeit, Folgendes zu ändern:

Sprache: wähle deine bevorzugte Sprache aus dem Dropdown-Menü
Zeitzone: wähle deine Zeitzone aus dem Dropdown-Menü
Datumsformat: gib an, wie das Datum angezeigt werden soll
Zeitformat: gib an, ob du eine 12- oder 24-Stunden-Uhr verwenden möchtest
Wochenbeginn: wähle aus, welcher Tag als Wochenbeginn angezeigt werden soll
Kalenderwochen anzeigen: aktiviere diesen Umschalter, um jede Wochennummer in deiner Kalenderansicht anzuzeigen




Ankündigungen und Ideen



In der oberen rechten Ecke siehst du ein Geschenk-Symbol, das eine Seitenleiste öffnet, in der du alle aktuellen Updates von absentfy sehen kannst.

Als absentfy-Benutzer kannst du Ankündigungen liken oder kommentieren und Teil des absentfy-Netzwerks werden!

Du kannst auch aktuelle Ideen oder geplante zukünftige Funktionen anzeigen. Besuche unsere Roadmap, um deine eigenen Ideen zu posten, wie absentfy die Benutzererfahrung verbessern könnte, sowie die Empfehlungen anderer absentfy-Benutzer zu sehen und zu kommentieren – wir würden uns über dein Feedback freuen!


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Aktualisiert am: 20/06/2024

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