Genehmigung der Abwesenheitsanträge

Die Verwaltung von Abwesenheiten der Arbeitnehmer kann eine komplexe Aufgabe sein, aber absentify vereinfacht sie mit seinen intuitiven Funktionen. Ein wesentliches Element zur Optimierung dieses Prozesses ist das Festlegen und Bearbeiten von Genehmigern für verschiedene Arbeitnehmer. Egal, ob du ein erfahrener HR-Profi oder ein neuer Teamleiter bist, das Zuweisen der richtigen Genehmiger sorgt für einen reibungslosen Ablauf und zeitnahe Genehmigungen.

In diesem Artikel führen wir dich Schritt für Schritt durch das Einrichten und Bearbeiten von Genehmigern in absentify, sodass dein Team effizient und nahtlos arbeitet. Lass uns eintauchen und die Verwaltung von Abwesenheiten zum Kinderspiel machen!

Lass uns loslegen

Im Regelfall werden Urlaubsanträge an den Abteilungsleiter geschickt, dies kann für jeden einzelnen Mitarbeiter durch die Einstellung des Genehmiger außer Kraft gesetzt werden.

Wenn du also z. B. jemanden in einer Abteilung hast, der seinen Urlaub von einer anderen Person als dem Abteilungsleiter genehmigen lassen muss, kann dies in den Einstellungen des betreffenden Mitarbeiters festgelegt werden.

Gehe zu Einstellungen > Benutzer > Bearbeiten.

Gehe von dieser Seite aus zu Genehmiger.

Genehmiger auswählen

Nun kannst du einen Genehmiger für den ausgewählten Benutzer festlegen. Die E-Mail Benachrichtigung der Freistellung bekommt nur der zugeteilte Genehmiger, die er dann zustimmen oder ablehnen muss.

Folgende Optionen stehen zur Auswahl:
Abteilungsmanager: Ausgerichtet ist die Funktion für Manager, welche das Recht haben Abwesenheitsanträge zu genehmigen, aber ihre eigenen Urlaubsanträge von ranghöheren Managern oder Geschäftsleitern genehmigt werden müssen.
Synchronisiert die Manager aus dem Microsoft-Profil des Nutzers: Der Genehmiger wird mit dem Manager aus dem Microsoft-Profil synchronisiert.
Benutzerdefiniert: Bei dieser Option gibt es 4 Verfahrensoptionen, deren Funktionalitäten im nachfolgenden beschrieben werden.

Genehmigungsverfahren für benutzerdefinierte Genehmigende

1. Linear - Alle müssen zustimmen (linear-all-must-agree):

Genehmigungsprozess: Approver werden der Reihe nach kontaktiert.
Aktion: Jeder Approver muss individuell zustimmen, damit der Antrag genehmigt wird.

Bei Ablehnung: Wenn ein Approver ablehnt, wird der Antrag sofort abgelehnt und der Genehmigungsprozess gestoppt.
Benachrichtigung bei Ablehnung: Alle bisher kontaktierten Approver sowie der Antragsteller und der Ersteller werden sofort über die Ablehnung und den Grund informiert.

Bei Genehmigung: Erst wenn alle Approver zugestimmt haben, wird der Antrag als genehmigt markiert.
Benachrichtigung bei Genehmigung: Alle Approver, der Antragsteller und der Ersteller erhalten eine Benachrichtigung, dass der Antrag nach Zustimmung aller Approver genehmigt wurde.

2. Linear - Einer muss zustimmen (linear-one-must-agree):

Genehmigungsprozess: Approver werden nacheinander kontaktiert.
Aktion: Mindestens ein Approver muss zustimmen, damit der Antrag genehmigt wird.

Bei Zustimmung: Der Antrag wird sofort als genehmigt markiert, sobald der erste Approver zustimmt.
Benachrichtigung bei Genehmigung: Sobald der erste Approver zustimmt, erhalten alle Approver, der Antragsteller und der Ersteller eine Benachrichtigung über die Genehmigung.

Bei Ablehnung aller Approver: Falls alle kontaktierten Approver ablehnen, wird der Antrag abgelehnt.
Benachrichtigung bei allgemeiner Ablehnung: Der Antragsteller und der Ersteller werden darüber informiert, dass der Antrag abgelehnt wurde, nachdem alle Approver ihre Entscheidung getroffen haben.

3. Parallel - Alle müssen zustimmen (parallel-all-must-agree):

Genehmigungsprozess: Alle Approver werden gleichzeitig kontaktiert.
Aktion: Jeder Approver muss zustimmen, damit der Antrag genehmigt wird.

Bei Ablehnung: Wenn ein Approver ablehnt, wird der Antrag sofort als abgelehnt markiert.
Benachrichtigung bei Ablehnung: Alle Approver sowie der Antragsteller und der Ersteller werden über die Ablehnung informiert.

Bei Genehmigung: Der Antrag wird erst genehmigt, wenn alle Approver ihre Zustimmung gegeben haben.
Benachrichtigung bei Genehmigung: Nachdem alle Zustimmungen vorliegen, erhalten alle Approver, der Antragsteller und der Ersteller eine Benachrichtigung über die Genehmigung.

4. Parallel - Einer muss zustimmen (parallel-one-must-agree):

Genehmigungsprozess: Alle Approver werden zur gleichen Zeit kontaktiert.
Aktion: Sobald ein Approver zustimmt, wird der Antrag genehmigt.

Bei Zustimmung: Der Genehmigungsprozess wird abgeschlossen, sobald der erste Approver zustimmt.
Benachrichtigung bei Genehmigung: Alle Approver, der Antragsteller und der Ersteller werden informiert, sobald der Antrag durch die Zustimmung eines Approvers genehmigt wird.

Bei Ablehnung aller Approver: Sollten alle Approver ablehnen, wird der Antrag abgelehnt.
Benachrichtigung bei allgemeiner Ablehnung: Sobald feststeht, dass alle Approver den Antrag abgelehnt haben, erhalten der Antragsteller und der Ersteller eine Benachrichtigung über die Ablehnung.

Abwesenheitsanträge genehmigen

Dafür musst du entweder auf das Glockensymbol im oberen rechten Eck oder direkt auf den Abwesenheitsantrag von der Overview Seite klicken, um alle ausstehenden Urlaubsanträge zu sehen. Alle Urlaubsanträge sind nach Genehmiger gegliedert.

Genehmigungsregeln:

Allgemeine Benachrichtigungsregel:

Bei jeder Statusänderung: Der Antragsteller wird über jede Entscheidung eines Approvers benachrichtigt, es sei denn, die Entscheidung führt zu einer sofortigen Gesamtstatusänderung des Antrags (Genehmigung oder Ablehnung). In diesem Fall wird die entsprechende Benachrichtigung für die Gesamtstatusänderung gesendet.

Vertretungsregelung: Wenn ein Admin oder Manager im Namen eines eigentlichen Approvers handelt, erhält der eigentliche Approver eine Benachrichtigung, dass die Genehmigung oder Ablehnung durch Person XY vorgenommen wurde.

Rollen und Berechtigungen:

Jede absentify-Benutzerrolle hat ihre eigenen Zugriffsrechte. Dies wird im Folgenden genauer beschrieben.

Ersteller:

Die Person, die den Antrag stellt. Dies kann der Mitarbeiter selbst, ein Admin oder ein Manager sein.
Kann auch als Approver in der Genehmigungskette aufgeführt sein.

Approver:

Ist ein Genehmiger innerhalb des Genehmigungsprozesses.
Ein Mitarbeiter hat mindestens einen Approver.
Kann mehrere Approver haben, die nach den eingestellten Genehmigungsregeln (linear oder parallel, alle müssen zustimmen oder einer muss zustimmen) agieren.
Ein Mitarbeiter kann sich selbst als Approver zugewiesen sein.

Manager:

Kann für Mitarbeiter in seiner Abteilung Anträge erstellen.
Kann als Approver für Mitarbeiter in seiner Abteilung fungieren.

Admin:

Kann für jeden Mitarbeiter Anträge erstellen.
Kann die Einstellungen der Approver für jeden Mitarbeiter konfigurieren.
Kann als Approver für jeden Mitarbeiter fungieren.

Spezielle Berechtigungen für Admin Benutzer
Verwaltungsbenutzer erhalten in der Regel keine E-Mail, Benachrichtigungen oder Urlaubsanträge, außer diese sind selbst Genehmiger. Trotzdem haben sie die Möglichkeit, die Urlaubsanträge zu genehmigen, passend, wenn ein Manager selbst im Urlaub ist.

Brauchst du Hilfe?

Für weitere Unterstützung kannst du dich gerne an den Support von absentify wenden. Wenn du Vorschläge für neue Funktionen hast, hinterlasse bitte Empfehlungen auf der absentify Roadmap. Wir sind hier, um dir zu helfen, das Beste aus absentify herauszuholen!