Erstelle automatische Abwesenheitsantworten
Bist du schon einmal im Urlaub gewesen und hast trotzdem E-Mails erhalten, weil du vergessen hast, deine Abwesenheitsnotiz in Outlook einzustellen?
Keine Sorge mehr, jedes Mal, wenn du in den Urlaub gehst, deine Abwesenheitsbenachrichtigung einzurichten; mit absentify kannst du automatische Abwesenheitsbenachrichtigungen aktivieren. Deine Kontakte werden benachrichtigt, dass du weg bist. Selbst wenn du vergisst, deine automatische Antwort einzurichten!
absentify sendet automatisch deine gewünschte Abwesenheitsbenachrichtigung aus Outlook während deiner Abwesenheit. Sobald du zurück im Büro bist, wird diese Funktion deaktiviert.
Für den Zugriff auf diese Funktion gehe zu Deine Einstellungen > automatische Abwesenheitsantworten.
Falls die Option automatische Abwesenheitsantworten nicht unter deinen Einstellungen angezeigt wird, wende dich an deinen Administrator und frage nach der Aktivierung dieser Funktion.
Wenn du Administrator bist, befolge einfach diese wenigen Schritte, die hier erklärt werden.
Sobald du die Option automatische Abwesenheitsantworten siehst, bist du bereit, diese Funktion einzurichten.
Wähle die Art der Abwesenheit aus, für den du deine automatisch generierte Abwesenheitsantwort einrichten möchtest, wann diese Abwesenheit in deinem Kalender verfolgt wird.
Schalte den Schalter um, um die bereitgestellten Vorlagen anzuzeigen.
Du kannst deine Abwesenheitsantwort für jede einzelne Abwesenheit individuell anpassen.
Die bereitgestellten Abwesenheitsarten sind diejenigen, die in deiner Organisation verfügbar sind.
Nachdem du die Vorlage für die Abwesenheitsart ausgewählt hast, siehst du zwei Vorlagoptionen:
Vorlage für Antworten innerhalb deiner Organisation: Diese Nachricht wird an deine internen Kontakte gesendet.
Vorlage für Nachrichten außerhalb deiner Organisation: Diese Nachricht wird an deine externen Kontakte gesendet.
entscheide, ob deine externe Nachricht nur an deine Kontakte oder an jeden, der dir eine E-Mail schickt, gesendet werden soll, indem du die folgenden Kästchen ankreuzt:
"Antworten an Personen außerhalb Ihrer Organisation senden"
"Antworten nur an Kontakte senden"
Mit Hilfe der Variablen kannst du eine Vorlage festlegen, die für jede Abwesenheit verwendet werden kann. Indem du eine Vorlage einrichtest, sendet absentify jedes Mal dieselbe Nachricht, wenn du nicht im Büro bist, jedoch mit unterschiedlichen Daten je nach deiner Abwesenheitsart.
Startdatum: wenn deine Abwesenheit beginnt
Startzeit: wenn deine Abwesenheit endet
Datum der Rückkehr: der Tag, an dem du aus deiner Abwesenheit zurückkehrst (wir berechnen dieses Datum automatisch für dich, basierend auf deinem Zeitplan, Feiertagen und anderen Abwesenheiten)
Zeitpunkt der Rückkehr: die Tageszeit, zu der du aus deiner Abwesenheit zurückkehrst
Manager Name: der Name deines Vorgesetzten
Manager-E-Mail: die E-Mail-Adresse deines Vorgesetzten
Wenn du dich entscheidest, das Rückkehrdatum manuell einzugeben, werden deine automatischen Antworten ab diesem Tag deaktiviert, und du musst den Zeitraum erneut angeben, wenn du das nächste Mal nicht im Büro bist.
Wenn du jedoch Platzhalter verwendest, bearbeitet absently dies automatisch für dich, wenn du eine Abwesenheit der ausgewählten Art nimmst. absentify wird durch das tatsächliche Startdatum deiner Abwesenheit ersetzt, wenn die Nachricht gesendet wird.
Nachdem du deine Vorlagen bearbeitet hast, klicke auf Test-E-Mail senden, um eine Test-E-Mail an dich selbst zu senden und sicherzustellen, dass das Layout deinen Vorstellungen entspricht.
Wenn du mit deiner Vorlage zufrieden bist, klicke auf Speichern, um deine Änderungen zu speichern.
Von hier aus kannst du für jede Abwesenheitsart eine andere Vorlage speichern, indem du oben auf der Seite eine neue Vorlage für die Abwesenheitsart auswählst.
Sollte aus irgendeinem Grund die automatische Abwesenheitsantwort nicht eingerichtet werden können, erhältst du eine E-Mail mit dem Text, den du manuell in Outlook kopieren und einfügen kannst. Kopiere dazu den Text aus der E-Mail und gehe zu Einstellungen > Mail > automatische Abwesenheitsantworten in Outlook. Füge den Text in das Textfeld ein und klicke auf Speichern.
Jetzt kannst du dich entspannen und dein Urlaub genießen, mit dem Wissen, dass absentify sich um deine Abwesenheitsbenachrichtigungen kümmert.
Wenn du weitere Hilfe bei der Einrichtung dieser Funktion benötigst, zögere nicht, dich an unser Support-Team zu wenden oder deine Ideen mit uns auf unserer Roadmap zu teilen - wir würden gerne dein Feedback hören!
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Zeitzone anpassen
Keine Sorge mehr, jedes Mal, wenn du in den Urlaub gehst, deine Abwesenheitsbenachrichtigung einzurichten; mit absentify kannst du automatische Abwesenheitsbenachrichtigungen aktivieren. Deine Kontakte werden benachrichtigt, dass du weg bist. Selbst wenn du vergisst, deine automatische Antwort einzurichten!
Lass uns loslegen
absentify sendet automatisch deine gewünschte Abwesenheitsbenachrichtigung aus Outlook während deiner Abwesenheit. Sobald du zurück im Büro bist, wird diese Funktion deaktiviert.
Für den Zugriff auf diese Funktion gehe zu Deine Einstellungen > automatische Abwesenheitsantworten.
Falls die Option automatische Abwesenheitsantworten nicht unter deinen Einstellungen angezeigt wird, wende dich an deinen Administrator und frage nach der Aktivierung dieser Funktion.
Wenn du Administrator bist, befolge einfach diese wenigen Schritte, die hier erklärt werden.
Sobald du die Option automatische Abwesenheitsantworten siehst, bist du bereit, diese Funktion einzurichten.
Konfiguriere deine Vorlage:
Wähle die Art der Abwesenheit aus, für den du deine automatisch generierte Abwesenheitsantwort einrichten möchtest, wann diese Abwesenheit in deinem Kalender verfolgt wird.
Schalte den Schalter um, um die bereitgestellten Vorlagen anzuzeigen.
Du kannst deine Abwesenheitsantwort für jede einzelne Abwesenheit individuell anpassen.
Die bereitgestellten Abwesenheitsarten sind diejenigen, die in deiner Organisation verfügbar sind.
Nachdem du die Vorlage für die Abwesenheitsart ausgewählt hast, siehst du zwei Vorlagoptionen:
Vorlage für Antworten innerhalb deiner Organisation: Diese Nachricht wird an deine internen Kontakte gesendet.
Vorlage für Nachrichten außerhalb deiner Organisation: Diese Nachricht wird an deine externen Kontakte gesendet.
entscheide, ob deine externe Nachricht nur an deine Kontakte oder an jeden, der dir eine E-Mail schickt, gesendet werden soll, indem du die folgenden Kästchen ankreuzt:
"Antworten an Personen außerhalb Ihrer Organisation senden"
"Antworten nur an Kontakte senden"
Verwendung der Variablen
Mit Hilfe der Variablen kannst du eine Vorlage festlegen, die für jede Abwesenheit verwendet werden kann. Indem du eine Vorlage einrichtest, sendet absentify jedes Mal dieselbe Nachricht, wenn du nicht im Büro bist, jedoch mit unterschiedlichen Daten je nach deiner Abwesenheitsart.
Startdatum: wenn deine Abwesenheit beginnt
Startzeit: wenn deine Abwesenheit endet
Datum der Rückkehr: der Tag, an dem du aus deiner Abwesenheit zurückkehrst (wir berechnen dieses Datum automatisch für dich, basierend auf deinem Zeitplan, Feiertagen und anderen Abwesenheiten)
Zeitpunkt der Rückkehr: die Tageszeit, zu der du aus deiner Abwesenheit zurückkehrst
Manager Name: der Name deines Vorgesetzten
Manager-E-Mail: die E-Mail-Adresse deines Vorgesetzten
Beispiel:
Wenn du dich entscheidest, das Rückkehrdatum manuell einzugeben, werden deine automatischen Antworten ab diesem Tag deaktiviert, und du musst den Zeitraum erneut angeben, wenn du das nächste Mal nicht im Büro bist.
Wenn du jedoch Platzhalter verwendest, bearbeitet absently dies automatisch für dich, wenn du eine Abwesenheit der ausgewählten Art nimmst. absentify wird durch das tatsächliche Startdatum deiner Abwesenheit ersetzt, wenn die Nachricht gesendet wird.
Sende Test-E-Mail
Nachdem du deine Vorlagen bearbeitet hast, klicke auf Test-E-Mail senden, um eine Test-E-Mail an dich selbst zu senden und sicherzustellen, dass das Layout deinen Vorstellungen entspricht.
Wenn du mit deiner Vorlage zufrieden bist, klicke auf Speichern, um deine Änderungen zu speichern.
Von hier aus kannst du für jede Abwesenheitsart eine andere Vorlage speichern, indem du oben auf der Seite eine neue Vorlage für die Abwesenheitsart auswählst.
Sollte aus irgendeinem Grund die automatische Abwesenheitsantwort nicht eingerichtet werden können, erhältst du eine E-Mail mit dem Text, den du manuell in Outlook kopieren und einfügen kannst. Kopiere dazu den Text aus der E-Mail und gehe zu Einstellungen > Mail > automatische Abwesenheitsantworten in Outlook. Füge den Text in das Textfeld ein und klicke auf Speichern.
Jetzt kannst du dich entspannen und dein Urlaub genießen, mit dem Wissen, dass absentify sich um deine Abwesenheitsbenachrichtigungen kümmert.
Wenn du weitere Hilfe bei der Einrichtung dieser Funktion benötigst, zögere nicht, dich an unser Support-Team zu wenden oder deine Ideen mit uns auf unserer Roadmap zu teilen - wir würden gerne dein Feedback hören!
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Aktualisiert am: 24/03/2024
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