HR-Abteilung benachrichtigen mit Microsoft Power Automate
In diesem Artikel erfährst du, wie du mit absentify und Microsoft Power Automate automatische Benachrichtigungen an deine Personalabteilung senden kannst, sobald du eine neue Abwesenheit einträgst oder eine bestehende änderst. Diese Funktion hilft dir dabei, den Überblick zu behalten und garantiert, dass alle wichtigen Personen umgehend informiert werden. Legen wir los!
Bevor du startest, vergewissere dich, dass du über Zugriff auf Microsoft Power Automate verfügst, entweder mit einem Business- oder einem Enterprise-Plan.
Im Business-Plan sind drei Power Automate Connectors enthalten, während der Enterprise-Plan unbegrenzten Zugriff bietet. Stelle zudem sicher, dass der absentify Power Automate Connector in deiner Power Automate-Umgebung verfügbar ist.
Anschließend navigierst du zu Einstellungen > Integrationen > Microsoft Power Automate.
Klicke auf Mit Power Automate verbinden.
Gehe zu Power Automate, wähle Erstellen > Automatisierter Cloud-Flow.
Benenne deinen Flow, zum Beispiel „Abwesenheitsbenachrichtigung an HR mit absentify“.
Als Trigger kannst du folgendes wählen:
„Request created“: wenn eine neue Abwesenheitsanfrage gestellt wird
„Request status updated“: wenn eine Abwesenheitsanfrage aktualisiert wird
Wenn du Benachrichtigungen nur unter bestimmten Bedingungen senden möchtest, wie etwa nur für genehmigte Abwesenheitsanträge, füge eine Bedingung hinzu.
Wähle Aktion hinzufügen aus.
Zunächst klicke auf Control.
Schließlich wähle Bedingung aus.
Um die Details des Abwesenheitstyps zu konfigurieren, klicke auf den Blitz und wähle details Leave type.
Stelle die Bedingung so ein, dass sie zutrifft, wenn der Status „genehmigt“ ist.
Im „Wenn ja“-Zweig, füge eine Aktion hinzu, um die Personalabteilung zu benachrichtigen, etwa durch das Versenden einer E-Mail mit Office 365 Outlook.
Jetzt klicke auf E-Mail senden (V2).
Konfiguriere die E-Mail mit Details wie Empfängeradresse (der HR-Abteilung), Betreff und Nachricht.
Verwende dabei dynamische Inhalte aus dem absentify-Antrag. Du kannst entweder den bereitgestellten Beispielinhalt kopieren oder die angegebenen Variablen verwenden, um deine Nachricht anzupassen.
Option 1: Diesen Inhalt kannst du als Beispiel kopieren:
Option 2: Du kannst z.B. folgende Variablen aus der Datenliste verwenden:
Mitarbeiter: details Request requester Request requester name
Abwesend von: Request start date Request start at
Abwesend bis: Request end date Request end at
Grund: details Request reason
Abwesenheitsart: details Request requester Allowances allowance
Dauer in Tage: details Request duration substracted
Abzug von dem Kontingent: details Request requester allowances taken
Speichere deinen Flow und führe Tests durch, indem du einen Abwesenheitsantrag in absentify einreichst oder aktualisierst.
So stellst du sicher, dass die Personalabteilung wie erwartet informiert wird.
Mit diesen Schritten kannst du sicherstellen, dass deine HR-Abteilung automatisch über neue oder aktualisierte Abwesenheiten informiert wird, was den Verwaltungsaufwand erheblich reduziert.
Falls du während der Einrichtung oder beim Testen deines Flows auf Schwierigkeiten stößtt, steht dir unser Support-Team gerne zur Verfügung. Wir sind hier, um dir zu helfen, damit du das Beste aus absentify herausholen kannst!
Schritt 1: Vorbereitung
Bevor du startest, vergewissere dich, dass du über Zugriff auf Microsoft Power Automate verfügst, entweder mit einem Business- oder einem Enterprise-Plan.
Im Business-Plan sind drei Power Automate Connectors enthalten, während der Enterprise-Plan unbegrenzten Zugriff bietet. Stelle zudem sicher, dass der absentify Power Automate Connector in deiner Power Automate-Umgebung verfügbar ist.
Anschließend navigierst du zu Einstellungen > Integrationen > Microsoft Power Automate.
Klicke auf Mit Power Automate verbinden.
Schritt 2: Erstellung eines neuen Flows
Gehe zu Power Automate, wähle Erstellen > Automatisierter Cloud-Flow.
Benenne deinen Flow, zum Beispiel „Abwesenheitsbenachrichtigung an HR mit absentify“.
Als Trigger kannst du folgendes wählen:
„Request created“: wenn eine neue Abwesenheitsanfrage gestellt wird
„Request status updated“: wenn eine Abwesenheitsanfrage aktualisiert wird
Schritt 3: Hinzufügen einer Bedingung (optional)
Wenn du Benachrichtigungen nur unter bestimmten Bedingungen senden möchtest, wie etwa nur für genehmigte Abwesenheitsanträge, füge eine Bedingung hinzu.
Wähle Aktion hinzufügen aus.
Zunächst klicke auf Control.
Schließlich wähle Bedingung aus.
Schritt 4: Konfiguration der Benachrichtigungsaktion
Um die Details des Abwesenheitstyps zu konfigurieren, klicke auf den Blitz und wähle details Leave type.
Stelle die Bedingung so ein, dass sie zutrifft, wenn der Status „genehmigt“ ist.
Im „Wenn ja“-Zweig, füge eine Aktion hinzu, um die Personalabteilung zu benachrichtigen, etwa durch das Versenden einer E-Mail mit Office 365 Outlook.
Jetzt klicke auf E-Mail senden (V2).
Schritt 5: Eingabe der bedingten Variablen
Konfiguriere die E-Mail mit Details wie Empfängeradresse (der HR-Abteilung), Betreff und Nachricht.
Verwende dabei dynamische Inhalte aus dem absentify-Antrag. Du kannst entweder den bereitgestellten Beispielinhalt kopieren oder die angegebenen Variablen verwenden, um deine Nachricht anzupassen.
Option 1: Diesen Inhalt kannst du als Beispiel kopieren:
Hallo HR-Team,
hiermit wird Ihnen mitgeteilt, dass eine Anfrage mit den folgenden Angaben erstellt oder aktualisiert wurde:
Mitarbeiter: @{triggerOutputs()?['body/details/requester_member/name']}
Abwesend von: @{triggerOutputs()?['body/start']} @{triggerOutputs()?['body/start_at']}
Abwesend bis: @{triggerOutputs()?['body/end']} @{triggerOutputs()?['body/end_at']}
Grund: @{triggerOutputs()?['body/details/reason']}
Abwesenheitsart: @{triggerOutputs()?['body/details/leave_type/name']}
Dauer in Tage: @{triggerOutputs()?['body/duration']}
Abzug von dem Kontingent: @{triggerOutputs()?['body/duration']}Option 2: Du kannst z.B. folgende Variablen aus der Datenliste verwenden:
Mitarbeiter: details Request requester Request requester name
Abwesend von: Request start date Request start at
Abwesend bis: Request end date Request end at
Grund: details Request reason
Abwesenheitsart: details Request requester Allowances allowance
Dauer in Tage: details Request duration substracted
Abzug von dem Kontingent: details Request requester allowances taken
Schritt 6: Speichern und Testen deines Flows
Speichere deinen Flow und führe Tests durch, indem du einen Abwesenheitsantrag in absentify einreichst oder aktualisierst.
So stellst du sicher, dass die Personalabteilung wie erwartet informiert wird.
Mit diesen Schritten kannst du sicherstellen, dass deine HR-Abteilung automatisch über neue oder aktualisierte Abwesenheiten informiert wird, was den Verwaltungsaufwand erheblich reduziert.
Falls du während der Einrichtung oder beim Testen deines Flows auf Schwierigkeiten stößtt, steht dir unser Support-Team gerne zur Verfügung. Wir sind hier, um dir zu helfen, damit du das Beste aus absentify herausholen kannst!
Aktualisiert am: 12/02/2024
Danke!