Genehmigung der Abwesenheitsanträge
Die Verwaltung von Abwesenheiten der Arbeitnehmer kann eine komplexe Aufgabe sein, aber absentify vereinfacht sie mit seinen intuitiven Funktionen. Ein wesentliches Element zur Optimierung dieses Prozesses ist das Festlegen und Bearbeiten von Genehmigern für verschiedene Arbeitnehmer. Egal, ob du ein erfahrener HR-Profi oder ein neuer Teamleiter bist, das Zuweisen der richtigen Genehmiger sorgt für einen reibungslosen Ablauf und zeitnahe Genehmigungen.
In diesem Artikel führen wir dich Schritt für Schritt durch das Einrichten und Bearbeiten von Genehmigern in absentify, sodass dein Team effizient und nahtlos arbeitet. Lass uns eintauchen und die Verwaltung von Abwesenheiten zum Kinderspiel machen!
Einleitung
Genehmiger auswählen
Genehmigungsverfahren für benutzerdefinierte Genehmigende
Abwesenheitsanträge genehmigen
Genehmigungsregeln
Rollen und Berechtigungen
Genehmigung von Gruppenanfragen
Im Regelfall werden Urlaubsanträge an den Abteilungsleiter geschickt, dies kann für jeden einzelnen Mitarbeiter durch die Einstellung des Genehmiger außer Kraft gesetzt werden.
Wenn du also z. B. jemanden in einer Abteilung hast, der seinen Urlaub von einer anderen Person als dem Abteilungsleiter genehmigen lassen muss, kann dies in den Einstellungen des betreffenden Mitarbeiters festgelegt werden.
Gehe zu Einstellungen > Benutzer > Bearbeiten.
Gehe von dieser Seite aus zu Genehmiger.
Nun kannst du einen Genehmiger für den ausgewählten Benutzer festlegen. Die E-Mail Benachrichtigung der Freistellung bekommt nur der zugeteilte Genehmiger, die er dann zustimmen oder ablehnen muss.
Folgende Optionen stehen zur Auswahl:
Abteilungsmanager: Ausgerichtet ist die Funktion für Manager, welche das Recht haben Abwesenheitsanträge zu genehmigen, aber ihre eigenen Urlaubsanträge von ranghöheren Managern oder Geschäftsleitern genehmigt werden müssen.
Synchronisiert die Manager aus dem Microsoft-Profil des Nutzers: Der Genehmiger wird mit dem Manager aus dem Microsoft-Profil synchronisiert.
Benutzerdefiniert: Bei dieser Option gibt es 4 Verfahrensoptionen, deren Funktionalitäten im nachfolgenden beschrieben werden.
Genehmigungsprozess: Approver werden der Reihe nach kontaktiert.
Aktion: Jeder Approver muss individuell zustimmen, damit der Antrag genehmigt wird.
Bei Ablehnung: Wenn ein Approver ablehnt, wird der Antrag sofort abgelehnt und der Genehmigungsprozess gestoppt.
Benachrichtigung bei Ablehnung: Alle bisher kontaktierten Approver sowie der Antragsteller und der Ersteller werden sofort über die Ablehnung und den Grund informiert.
Bei Genehmigung: Erst wenn alle Approver zugestimmt haben, wird der Antrag als genehmigt markiert.
Benachrichtigung bei Genehmigung: Alle Approver, der Antragsteller und der Ersteller erhalten eine Benachrichtigung, dass der Antrag nach Zustimmung aller Approver genehmigt wurde.
Genehmigungsprozess: Approver werden nacheinander kontaktiert.
Aktion: Mindestens ein Approver muss zustimmen, damit der Antrag genehmigt wird.
Bei Zustimmung: Der Antrag wird sofort als genehmigt markiert, sobald der erste Approver zustimmt.
Benachrichtigung bei Genehmigung: Sobald der erste Approver zustimmt, erhalten alle Approver, der Antragsteller und der Ersteller eine Benachrichtigung über die Genehmigung.
Bei Ablehnung aller Approver: Falls alle kontaktierten Approver ablehnen, wird der Antrag abgelehnt.
Benachrichtigung bei allgemeiner Ablehnung: Der Antragsteller und der Ersteller werden darüber informiert, dass der Antrag abgelehnt wurde, nachdem alle Approver ihre Entscheidung getroffen haben.
Genehmigungsprozess: Alle Approver werden gleichzeitig kontaktiert.
Aktion: Jeder Approver muss zustimmen, damit der Antrag genehmigt wird.
Bei Ablehnung: Wenn ein Approver ablehnt, wird der Antrag sofort als abgelehnt markiert.
Benachrichtigung bei Ablehnung: Alle Approver sowie der Antragsteller und der Ersteller werden über die Ablehnung informiert.
Bei Genehmigung: Der Antrag wird erst genehmigt, wenn alle Approver ihre Zustimmung gegeben haben.
Benachrichtigung bei Genehmigung: Nachdem alle Zustimmungen vorliegen, erhalten alle Approver, der Antragsteller und der Ersteller eine Benachrichtigung über die Genehmigung.
Genehmigungsprozess: Alle Approver werden zur gleichen Zeit kontaktiert.
Aktion: Sobald ein Approver zustimmt, wird der Antrag genehmigt.
Bei Zustimmung: Der Genehmigungsprozess wird abgeschlossen, sobald der erste Approver zustimmt.
Benachrichtigung bei Genehmigung: Alle Approver, der Antragsteller und der Ersteller werden informiert, sobald der Antrag durch die Zustimmung eines Approvers genehmigt wird.
Bei Ablehnung aller Approver: Sollten alle Approver ablehnen, wird der Antrag abgelehnt.
Benachrichtigung bei allgemeiner Ablehnung: Sobald feststeht, dass alle Approver den Antrag abgelehnt haben, erhalten der Antragsteller und der Ersteller eine Benachrichtigung über die Ablehnung.
Dafür musst du entweder auf das Glockensymbol im oberen rechten Eck oder direkt auf den Abwesenheitsantrag von der Overview Seite klicken, um alle ausstehenden Urlaubsanträge zu sehen. Alle Urlaubsanträge sind nach Genehmiger gegliedert.
Bei jeder Statusänderung: Der Antragsteller wird über jede Entscheidung eines Approvers benachrichtigt, es sei denn, die Entscheidung führt zu einer sofortigen Gesamtstatusänderung des Antrags (Genehmigung oder Ablehnung). In diesem Fall wird die entsprechende Benachrichtigung für die Gesamtstatusänderung gesendet.
Vertretungsregelung: Wenn ein Admin oder Manager im Namen eines eigentlichen Approvers handelt, erhält der eigentliche Approver eine Benachrichtigung, dass die Genehmigung oder Ablehnung durch Person XY vorgenommen wurde.
Jede absentify-Benutzerrolle hat ihre eigenen Zugriffsrechte. Dies wird im Folgenden genauer beschrieben.
Die Person, die den Antrag stellt. Dies kann der Mitarbeiter selbst, ein Admin oder ein Manager sein.
Kann auch als Approver in der Genehmigungskette aufgeführt sein.
Ist ein Genehmiger innerhalb des Genehmigungsprozesses.
Ein Mitarbeiter hat mindestens einen Approver.
Kann mehrere Approver haben, die nach den eingestellten Genehmigungsregeln (linear oder parallel, alle müssen zustimmen oder einer muss zustimmen) agieren.
Ein Mitarbeiter kann sich selbst als Approver zugewiesen sein.
Kann für Mitarbeiter in seiner Abteilung Anträge erstellen.
Kann als Approver für Mitarbeiter in seiner Abteilung fungieren.
Kann für jeden Mitarbeiter Anträge erstellen.
Kann die Einstellungen der Approver für jeden Mitarbeiter konfigurieren.
Kann als Approver für jeden Mitarbeiter fungieren.
Spezielle Berechtigungen für Admin Benutzer
Verwaltungsbenutzer erhalten in der Regel keine E-Mail, Benachrichtigungen oder Urlaubsanträge, außer diese sind selbst Genehmiger. Trotzdem haben sie die Möglichkeit, die Urlaubsanträge zu genehmigen, passend, wenn ein Manager selbst im Urlaub ist.
Bietet dein Unternehmen während eines bestimmten Zeitraums, wie zum Beispiel den Winterferien, eine unternehmensweite Auszeit an?
Als Admin oder Abteilungsleiter kannst du ganz einfach Gruppenanfragen erstellen, ohne eine separate Abwesenheitsart oder einen Feiertag einrichten zu müssen. Jede Anfrage für die ausgewählte Abteilung oder das gesamte Unternehmen kann innerhalb des gewählten Zeitrahmens individuell überprüft und bearbeitet werden. Um zu beginnen, gehen wir die Schritte zum Erstellen von Gruppenanfragen durch:
Zur Übersichtsseite navigieren: Klicke auf den Pfeil neben Anfrage erstellen. Wähle im Dropdown-Menü Gruppenanfrage erstellen aus.
Abteilung auswählen: Wähle die Abteilung, für die du die Anfrage erstellen möchtest. Fülle dann die erforderlichen Details wie Start- und Enddatum sowie die Abwesenheitsart aus.
Hinweis: Abteilungsleiter können nur die Abteilung auswählen, die sie verwalten, nicht das gesamte Unternehmen.
Überblick überprüfen: Du siehst eine Liste der User, die in die Gruppenanfrage aufgenommen wurden. Falls User überlappende Anfragen haben oder nicht genug Kontingent übrig ist, wird dies hier angezeigt.
Gruppenanfrage einsehen: User können die Gruppenanfrage einsehen, indem sie nach der ausgewählten Gruppe filtern.
Abhängig von den Abwesenheitsrichtlinien deines Unternehmens empfehlen wir, diese Anfrage vor Beginn des Geschäftsjahres und bevor dein Team beginnt, Abwesenheiten für das Jahr anzufordern, einzureichen. Dies stellt sicher, dass jedes Teammitglied in der Gruppenanfrage genügend Restkontingent für das Jahr hat.
Falls ein Teammitglied nicht genügend Restkontingent hat, kannst du es entweder aus der Gruppenanfrage entfernen oder das verbleibende Kontingent anpassen, indem du das Kontingent des Users bearbeitest.
Verwaltung von Abwesenheitsanfragen eines großen Teams? Kein Problem! Mit absentify können Manager und Genehmiger eine wöchentliche Abwesenheitsübersicht aktivieren, um einen Überblick über die anstehenden Abwesenheiten ihres Teams zu behalten.
Um diese Funktion zu aktivieren, gehe zu Meine Einstellungen > Benachrichtigungseinstellungen und aktiviere den Schalter für Wöchentliche Abwesenheitsübersicht.
Du kannst auch Benachrichtigungen für absentify-Updates aktivieren und die Geburtstagsübersicht einschalten, um keine Geburtstagsglückwünsche mehr zu verpassen!
Für weitere Unterstützung kannst du dich gerne an den Support von absentify wenden. Wir sind hier, um dir zu helfen, das Beste aus absentify herauszuholen!
Deine Meinung ist uns wichtig! Teile uns deine Vorschläge auf unserer Roadmap mit, wenn du dir neue Funktionen wünschst. Gemeinsam machen wir absentify noch besser!
Individuelle Benutzerrechte
Kontingentstage übertragen Jahresende
Upgrade: Mehr als ein Genehmiger
In diesem Artikel führen wir dich Schritt für Schritt durch das Einrichten und Bearbeiten von Genehmigern in absentify, sodass dein Team effizient und nahtlos arbeitet. Lass uns eintauchen und die Verwaltung von Abwesenheiten zum Kinderspiel machen!
Inhaltsverzeichnis
Einleitung
Genehmiger auswählen
Genehmigungsverfahren für benutzerdefinierte Genehmigende
Abwesenheitsanträge genehmigen
Genehmigungsregeln
Rollen und Berechtigungen
Genehmigung von Gruppenanfragen
Lass uns loslegen
Im Regelfall werden Urlaubsanträge an den Abteilungsleiter geschickt, dies kann für jeden einzelnen Mitarbeiter durch die Einstellung des Genehmiger außer Kraft gesetzt werden.
Wenn du also z. B. jemanden in einer Abteilung hast, der seinen Urlaub von einer anderen Person als dem Abteilungsleiter genehmigen lassen muss, kann dies in den Einstellungen des betreffenden Mitarbeiters festgelegt werden.
Gehe zu Einstellungen > Benutzer > Bearbeiten.
Gehe von dieser Seite aus zu Genehmiger.
Genehmiger auswählen
Nun kannst du einen Genehmiger für den ausgewählten Benutzer festlegen. Die E-Mail Benachrichtigung der Freistellung bekommt nur der zugeteilte Genehmiger, die er dann zustimmen oder ablehnen muss.
Folgende Optionen stehen zur Auswahl:
Abteilungsmanager: Ausgerichtet ist die Funktion für Manager, welche das Recht haben Abwesenheitsanträge zu genehmigen, aber ihre eigenen Urlaubsanträge von ranghöheren Managern oder Geschäftsleitern genehmigt werden müssen.
Synchronisiert die Manager aus dem Microsoft-Profil des Nutzers: Der Genehmiger wird mit dem Manager aus dem Microsoft-Profil synchronisiert.
Benutzerdefiniert: Bei dieser Option gibt es 4 Verfahrensoptionen, deren Funktionalitäten im nachfolgenden beschrieben werden.
Genehmigungsverfahren für benutzerdefinierte Genehmigende
1. Linear - Alle müssen zustimmen (linear-all-must-agree):
Genehmigungsprozess: Approver werden der Reihe nach kontaktiert.
Aktion: Jeder Approver muss individuell zustimmen, damit der Antrag genehmigt wird.
Bei Ablehnung: Wenn ein Approver ablehnt, wird der Antrag sofort abgelehnt und der Genehmigungsprozess gestoppt.
Benachrichtigung bei Ablehnung: Alle bisher kontaktierten Approver sowie der Antragsteller und der Ersteller werden sofort über die Ablehnung und den Grund informiert.
Bei Genehmigung: Erst wenn alle Approver zugestimmt haben, wird der Antrag als genehmigt markiert.
Benachrichtigung bei Genehmigung: Alle Approver, der Antragsteller und der Ersteller erhalten eine Benachrichtigung, dass der Antrag nach Zustimmung aller Approver genehmigt wurde.
2. Linear - Einer muss zustimmen (linear-one-must-agree):
Genehmigungsprozess: Approver werden nacheinander kontaktiert.
Aktion: Mindestens ein Approver muss zustimmen, damit der Antrag genehmigt wird.
Bei Zustimmung: Der Antrag wird sofort als genehmigt markiert, sobald der erste Approver zustimmt.
Benachrichtigung bei Genehmigung: Sobald der erste Approver zustimmt, erhalten alle Approver, der Antragsteller und der Ersteller eine Benachrichtigung über die Genehmigung.
Bei Ablehnung aller Approver: Falls alle kontaktierten Approver ablehnen, wird der Antrag abgelehnt.
Benachrichtigung bei allgemeiner Ablehnung: Der Antragsteller und der Ersteller werden darüber informiert, dass der Antrag abgelehnt wurde, nachdem alle Approver ihre Entscheidung getroffen haben.
3. Parallel - Alle müssen zustimmen (parallel-all-must-agree):
Genehmigungsprozess: Alle Approver werden gleichzeitig kontaktiert.
Aktion: Jeder Approver muss zustimmen, damit der Antrag genehmigt wird.
Bei Ablehnung: Wenn ein Approver ablehnt, wird der Antrag sofort als abgelehnt markiert.
Benachrichtigung bei Ablehnung: Alle Approver sowie der Antragsteller und der Ersteller werden über die Ablehnung informiert.
Bei Genehmigung: Der Antrag wird erst genehmigt, wenn alle Approver ihre Zustimmung gegeben haben.
Benachrichtigung bei Genehmigung: Nachdem alle Zustimmungen vorliegen, erhalten alle Approver, der Antragsteller und der Ersteller eine Benachrichtigung über die Genehmigung.
4. Parallel - Einer muss zustimmen (parallel-one-must-agree):
Genehmigungsprozess: Alle Approver werden zur gleichen Zeit kontaktiert.
Aktion: Sobald ein Approver zustimmt, wird der Antrag genehmigt.
Bei Zustimmung: Der Genehmigungsprozess wird abgeschlossen, sobald der erste Approver zustimmt.
Benachrichtigung bei Genehmigung: Alle Approver, der Antragsteller und der Ersteller werden informiert, sobald der Antrag durch die Zustimmung eines Approvers genehmigt wird.
Bei Ablehnung aller Approver: Sollten alle Approver ablehnen, wird der Antrag abgelehnt.
Benachrichtigung bei allgemeiner Ablehnung: Sobald feststeht, dass alle Approver den Antrag abgelehnt haben, erhalten der Antragsteller und der Ersteller eine Benachrichtigung über die Ablehnung.
Abwesenheitsanträge genehmigen
Dafür musst du entweder auf das Glockensymbol im oberen rechten Eck oder direkt auf den Abwesenheitsantrag von der Overview Seite klicken, um alle ausstehenden Urlaubsanträge zu sehen. Alle Urlaubsanträge sind nach Genehmiger gegliedert.
Genehmigungsregeln:
Allgemeine Benachrichtigungsregel:
Bei jeder Statusänderung: Der Antragsteller wird über jede Entscheidung eines Approvers benachrichtigt, es sei denn, die Entscheidung führt zu einer sofortigen Gesamtstatusänderung des Antrags (Genehmigung oder Ablehnung). In diesem Fall wird die entsprechende Benachrichtigung für die Gesamtstatusänderung gesendet.
Vertretungsregelung: Wenn ein Admin oder Manager im Namen eines eigentlichen Approvers handelt, erhält der eigentliche Approver eine Benachrichtigung, dass die Genehmigung oder Ablehnung durch Person XY vorgenommen wurde.
Rollen und Berechtigungen:
Jede absentify-Benutzerrolle hat ihre eigenen Zugriffsrechte. Dies wird im Folgenden genauer beschrieben.
Ersteller:
Die Person, die den Antrag stellt. Dies kann der Mitarbeiter selbst, ein Admin oder ein Manager sein.
Kann auch als Approver in der Genehmigungskette aufgeführt sein.
Approver:
Ist ein Genehmiger innerhalb des Genehmigungsprozesses.
Ein Mitarbeiter hat mindestens einen Approver.
Kann mehrere Approver haben, die nach den eingestellten Genehmigungsregeln (linear oder parallel, alle müssen zustimmen oder einer muss zustimmen) agieren.
Ein Mitarbeiter kann sich selbst als Approver zugewiesen sein.
Manager:
Kann für Mitarbeiter in seiner Abteilung Anträge erstellen.
Kann als Approver für Mitarbeiter in seiner Abteilung fungieren.
Admin:
Kann für jeden Mitarbeiter Anträge erstellen.
Kann die Einstellungen der Approver für jeden Mitarbeiter konfigurieren.
Kann als Approver für jeden Mitarbeiter fungieren.
Spezielle Berechtigungen für Admin Benutzer
Verwaltungsbenutzer erhalten in der Regel keine E-Mail, Benachrichtigungen oder Urlaubsanträge, außer diese sind selbst Genehmiger. Trotzdem haben sie die Möglichkeit, die Urlaubsanträge zu genehmigen, passend, wenn ein Manager selbst im Urlaub ist.
Genehmigung von Gruppenanfragen
Bietet dein Unternehmen während eines bestimmten Zeitraums, wie zum Beispiel den Winterferien, eine unternehmensweite Auszeit an?
Als Admin oder Abteilungsleiter kannst du ganz einfach Gruppenanfragen erstellen, ohne eine separate Abwesenheitsart oder einen Feiertag einrichten zu müssen. Jede Anfrage für die ausgewählte Abteilung oder das gesamte Unternehmen kann innerhalb des gewählten Zeitrahmens individuell überprüft und bearbeitet werden. Um zu beginnen, gehen wir die Schritte zum Erstellen von Gruppenanfragen durch:
Zur Übersichtsseite navigieren: Klicke auf den Pfeil neben Anfrage erstellen. Wähle im Dropdown-Menü Gruppenanfrage erstellen aus.
Abteilung auswählen: Wähle die Abteilung, für die du die Anfrage erstellen möchtest. Fülle dann die erforderlichen Details wie Start- und Enddatum sowie die Abwesenheitsart aus.
Hinweis: Abteilungsleiter können nur die Abteilung auswählen, die sie verwalten, nicht das gesamte Unternehmen.
Überblick überprüfen: Du siehst eine Liste der User, die in die Gruppenanfrage aufgenommen wurden. Falls User überlappende Anfragen haben oder nicht genug Kontingent übrig ist, wird dies hier angezeigt.
Gruppenanfrage einsehen: User können die Gruppenanfrage einsehen, indem sie nach der ausgewählten Gruppe filtern.
Abhängig von den Abwesenheitsrichtlinien deines Unternehmens empfehlen wir, diese Anfrage vor Beginn des Geschäftsjahres und bevor dein Team beginnt, Abwesenheiten für das Jahr anzufordern, einzureichen. Dies stellt sicher, dass jedes Teammitglied in der Gruppenanfrage genügend Restkontingent für das Jahr hat.
Falls ein Teammitglied nicht genügend Restkontingent hat, kannst du es entweder aus der Gruppenanfrage entfernen oder das verbleibende Kontingent anpassen, indem du das Kontingent des Users bearbeitest.
Aktivieren des wöchentlichen Abwesenheitsberichts
Verwaltung von Abwesenheitsanfragen eines großen Teams? Kein Problem! Mit absentify können Manager und Genehmiger eine wöchentliche Abwesenheitsübersicht aktivieren, um einen Überblick über die anstehenden Abwesenheiten ihres Teams zu behalten.
Um diese Funktion zu aktivieren, gehe zu Meine Einstellungen > Benachrichtigungseinstellungen und aktiviere den Schalter für Wöchentliche Abwesenheitsübersicht.
Du kannst auch Benachrichtigungen für absentify-Updates aktivieren und die Geburtstagsübersicht einschalten, um keine Geburtstagsglückwünsche mehr zu verpassen!
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Aktualisiert am: 12/10/2024
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