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HR-Abteilung benachrichtigen mit Microsoft Power Automate

In diesem Artikel erfährst du, wie du mit absentify und Microsoft Power Automate automatische Benachrichtigungen an deine Personalabteilung senden kannst, sobald du eine neue Abwesenheit einträgst oder eine bestehende änderst. Diese Funktion hilft dir dabei, den Überblick zu behalten und garantiert, dass alle wichtigen Personen umgehend informiert werden.

Voraussetzungen:

Ein Upgrade auf den Essentials- oder Plus-Plan
Ein absentify-Konto mit Admin-Zugang
Verfügbarkeit eines Power Automate- Connectors

Bevor du anfängst, versichere dich, dass du Zugang zu Microsoft Power Automate über absentify hast, entweder mit einem Essentials- oder Plus-Plan.

Der Essentials-Plan umfasst drei Power Automate-Konnektoren, während der Plus-Plan unbegrenzten Zugang bietet. Um mehr über die verschiedenen Funktionen der einzelnen Pläne zu erfahren, besuche unsere Preisseite hier.

Bitte beachte, dass dieser Leitfaden erklärt, wie du Abwesenheitsbenachrichtigungen an eine ganze Abteilung sendest. Wenn du deine eigenen persönlichen E-Mail-Benachrichtigungen bearbeiten möchtest, navigiere einfach zu Meine Präferenzen > Benachrichtigungseinstellungen.

Legen wir los!

Schritt 1: Power Automate konfigurieren

Navigiere dann zu Einstellungen > Integrationen > Microsoft Power Automate.

Klicke auf Mit Power Automate verbinden.

Schritt 2: Einen neuen Flow erstellen

Gehe zu Power Automate und wähle Erstellen > Automatisierter Cloud-Flow.

Benenne deinen Flow, zum Beispiel HR über Abwesenheiten informieren.

Als Trigger kannst du folgendes wählen:

Anfrage erstellt: wenn eine neue Abwesenheitsanfrage gestellt wird.
Anfragestatus aktualisiert: wenn eine Abwesenheitsanfrage aktualisiert wird.

Gehe zu Power Automate, wähle Erstellen > Automatisierter Cloud-Flow.

Schritt 3: Hinzufügen einer Bedingung (optional)

Wenn du Benachrichtigungen nur unter bestimmten Bedingungen senden möchtest, zum Beispiel nur für genehmigte Abwesenheitsanfragen, füge eine Bedingung hinzu.

Wähle Eine Aktion hinzufügen.

Klicke auf Steuerung > Bedingung.

Schritt 4: Konfiguration der Benachrichtigungsaktion

Um die Details des Abwesenheitstyps zu konfigurieren, klicke auf den Blitz und wähle Details Abwesenheitstyp.

Setze die Bedingung so, dass sie gilt, wenn der Status "genehmigt" ist.

Im „Wenn ja“-Zweig, füge eine Aktion hinzu, um die Personalabteilung zu benachrichtigen, etwa durch das Versenden einer E-Mail mit Office 365 Outlook.

Klicke nun auf Eine E-Mail senden.

Schritt 5: Bedingte Variablen eingeben

Konfiguriere die E-Mail mit Details wie Empfängeradresse (der HR-Abteilung), Betreff und Nachricht.

Verwende dynamische Inhalte aus der absentify-Anfrage. Du kannst entweder den bereitgestellten Beispielinhalt kopieren oder die angegebenen Variablen verwenden, um deine Nachricht anzupassen.

Option 1: Du kannst diesen Inhalt als Beispiel kopieren:

Hallo HR-Team,

Hiermit möchten wir euch darüber informieren, dass eine Anfrage mit den folgenden Details erstellt oder aktualisiert wurde:

Arbeitnehmer: @{triggerOutputs()?['body/details/requester_member/name']}
Abwesend von: @{triggerOutputs()?['body/start']} @{triggerOutputs()?['body/start_at']}
Abwesend bis: @{triggerOutputs()?['body/end']} @{triggerOutputs()?['body/end_at']}
Grund: @{triggerOutputs()?['body/details/reason']}
Art der Abwesenheit: @{triggerOutputs()?['body/details/leave_type/name']}
Dauer in Tagen: @{triggerOutputs()?['body/duration']}
Abzug von der Zulage: @{triggerOutputs()?['body/duration']}

Option 2: Du kannst die folgenden Variablen aus der Datenliste verwenden:

Mitarbeiter: details Request requester Request requester name
Abwesend von: Request start date Request start at
Abwesend bis: Request end date Request end at
Grund: details Request reason
Abwesenheitsart: details Request requester Allowances allowance
Dauer in Tage: details Request duration substracted
Abzug von dem Kontingent: details Request requester allowances taken

Schritt 6: Speichere und teste deinen Flow

Speichere deinen Flow und führe Tests durch, indem du eine Abwesenheitsanfrage in absentify einreichst oder aktualisierst. So stellst du sicher, dass die Personalabteilung wie erwartet informiert wird.

Mit diesen Schritten wird deine HR-Abteilung automatisch über neue oder aktualisierte Abwesenheiten informiert, was den administrativen Aufwand erheblich reduziert!

Lerne weiterhin, wie du den Abwesenheitsmanagementprozess von absentify maximieren kannst, indem du diesen Support-Artikel zum Genehmigen von Urlaubsanfragen liest.

Falls du während der Einrichtung oder beim Testen deines Flows auf Schwierigkeiten stößtt, steht dir unser Support-Team gerne zur Verfügung. Wir sind hier, um dir zu helfen, damit du das Beste aus absentify herausholen kannst!