Abwesenheitsdaten via Excel exportieren
Das Exportieren von Abwesenheitsdaten in absentify kann äußerst nützlich sein, um Abwesenheiten von Arbeitnehmern zu verfolgen, zu analysieren und zu berichten. Ob du Abteilungsleiter oder in der Personalabteilung tätig bist, das Wissen, wie man genaue Abwesenheitsdaten für bestimmte Zeiträume exportiert, ist entscheidend.
Mit absentifys Excel-Export-Funktion kannst du ganz einfach detaillierte Berichte erstellen, um deine Daten organisiert und gesetzeskonform zu halten. In dieser Anleitung zeigen wir dir Schritt für Schritt, wie du Abwesenheitsdaten exportierst und was dich in der exportierten Excel-Datei erwartet.
Exportfunktion aufrufen
Gehe in deinem absentify-Dashboard zu Einstellungen > Export.
Zeitraum auswählen
Wähle den genauen Zeitraum, für den du die Daten exportieren möchtest. Du hast die Möglichkeit, Daten für einen bestimmten Monat oder ein gesamtes Geschäftsjahr zu exportieren – sei es das vorherige, aktuelle oder kommende Jahr. Denke daran, dass dieser Export innerhalb von 12 Monaten nach dem Ende eines Geschäftsjahres durchgeführt werden muss, da die Daten sonst unwiderruflich verloren gehen. Dies ist besonders wichtig für Unternehmen, die Abwesenheitsdaten für Prüfungen oder interne Überprüfungen benötigen.
Abteilung auswählen
Nach der Auswahl des Zeitraums kannst du entweder nach bestimmten Abteilungen filtern oder "Alle Abteilungen" auswählen, um Daten für das gesamte Unternehmen zu exportieren. Diese Flexibilität ist besonders hilfreich, wenn unterschiedliche Abteilungen separate Berichte benötigen.
Excel-Datei herunterladen
Sobald die gewünschten Parameter festgelegt sind, kannst du die Daten exportieren. Eine Excel-Datei wird automatisch heruntergeladen, die drei verschiedene Blätter mit relevanten Details enthält.
Übersicht der Arbeitnehmer
Das erste Blatt bietet eine umfassende Übersicht aller User in den ausgewählten Abteilungen. Du findest wichtige Arbeitnehmerinformationen wie:
User-ID
Benutzerdefinierte ID
E-Mail-Adresse
Beschäftigungsstatus (aktiv oder archiviert)
Beschäftigungsbeginn
Beschäftigungsende (bei archivierten Usern)
Abteilungen, denen der User zugeordnet ist
Dem User zugeteilte Urlaubstage
Abwesenheitsübersicht für jeden User, einschließlich verbleibender Urlaubstage für den gewählten Zeitraum.
Details zu den Abwesenheitsanträgen
Das zweite Blatt geht auf jede einzelne Abwesenheitsanfrage ein und enthält detaillierte Informationen wie:
Abwesenheitstyp
Beginn- und Enddatum/-uhrzeit
Dauer der Abwesenheit an Arbeitstagen
Gesamtdauer
Urlaubseinheit
Grund der Abwesenheit
Von wem die Abwesenheit erstellt und genehmigt wurde, inklusive Zeitstempel
Stornierte/Abgelehnte Anfragen, falls zutreffend
Ob die Abwesenheit vom Urlaubskonto des Users abgezogen wurde.
Abwesenheiten pro Tag
Das letzte Blatt bietet eine einfache Übersicht der Abwesenheiten, aufgeschlüsselt nach Tag. Dieses Blatt enthält:
Abwesenheitstyp
Datum
Monat
Wochentag
Ganzer Tag (Ja/Nein)
Abwesenheitsstatus
Ob die Abwesenheit vom Urlaubskonto abgezogen wurde.
Die Exportfunktion bietet eine umfassende und anpassbare Möglichkeit, Abwesenheitsdaten zu sammeln und zu analysieren. Durch die Auswahl spezifischer Zeiträume und Abteilungen kannst du sicherstellen, dass deine Berichte genau auf deine Bedürfnisse zugeschnitten sind.
Die strukturierte Aufteilung in drei Blätter ermöglicht einen schnellen Überblick über die User sowie detaillierte Einblicke in einzelne Abwesenheitsanträge. Ob für Prüfungen, Berichte oder interne Auswertungen – diese Funktion hilft dir, genaue Aufzeichnungen zu führen und datenbasierte Entscheidungen zu treffen.
Bei weiteren Fragen kannst du dich gerne an den absentify-Support wenden, oder falls du Funktionsvorschläge hast, hinterlasse sie auf unserem Roadmap. Wir sind hier, um dir das Abwesenheitsmanagement zu erleichtern!
Mit absentifys Excel-Export-Funktion kannst du ganz einfach detaillierte Berichte erstellen, um deine Daten organisiert und gesetzeskonform zu halten. In dieser Anleitung zeigen wir dir Schritt für Schritt, wie du Abwesenheitsdaten exportierst und was dich in der exportierten Excel-Datei erwartet.
Schritt-für-Schritt: So exportierst du Abwesenheitsdaten
Exportfunktion aufrufen
Gehe in deinem absentify-Dashboard zu Einstellungen > Export.
Zeitraum auswählen
Wähle den genauen Zeitraum, für den du die Daten exportieren möchtest. Du hast die Möglichkeit, Daten für einen bestimmten Monat oder ein gesamtes Geschäftsjahr zu exportieren – sei es das vorherige, aktuelle oder kommende Jahr. Denke daran, dass dieser Export innerhalb von 12 Monaten nach dem Ende eines Geschäftsjahres durchgeführt werden muss, da die Daten sonst unwiderruflich verloren gehen. Dies ist besonders wichtig für Unternehmen, die Abwesenheitsdaten für Prüfungen oder interne Überprüfungen benötigen.
Abteilung auswählen
Nach der Auswahl des Zeitraums kannst du entweder nach bestimmten Abteilungen filtern oder "Alle Abteilungen" auswählen, um Daten für das gesamte Unternehmen zu exportieren. Diese Flexibilität ist besonders hilfreich, wenn unterschiedliche Abteilungen separate Berichte benötigen.
Excel-Datei herunterladen
Sobald die gewünschten Parameter festgelegt sind, kannst du die Daten exportieren. Eine Excel-Datei wird automatisch heruntergeladen, die drei verschiedene Blätter mit relevanten Details enthält.
Was ist in der exportierten Excel-Datei enthalten?
Übersicht der Arbeitnehmer
Das erste Blatt bietet eine umfassende Übersicht aller User in den ausgewählten Abteilungen. Du findest wichtige Arbeitnehmerinformationen wie:
User-ID
Benutzerdefinierte ID
E-Mail-Adresse
Beschäftigungsstatus (aktiv oder archiviert)
Beschäftigungsbeginn
Beschäftigungsende (bei archivierten Usern)
Abteilungen, denen der User zugeordnet ist
Dem User zugeteilte Urlaubstage
Abwesenheitsübersicht für jeden User, einschließlich verbleibender Urlaubstage für den gewählten Zeitraum.
Details zu den Abwesenheitsanträgen
Das zweite Blatt geht auf jede einzelne Abwesenheitsanfrage ein und enthält detaillierte Informationen wie:
Abwesenheitstyp
Beginn- und Enddatum/-uhrzeit
Dauer der Abwesenheit an Arbeitstagen
Gesamtdauer
Urlaubseinheit
Grund der Abwesenheit
Von wem die Abwesenheit erstellt und genehmigt wurde, inklusive Zeitstempel
Stornierte/Abgelehnte Anfragen, falls zutreffend
Ob die Abwesenheit vom Urlaubskonto des Users abgezogen wurde.
Abwesenheiten pro Tag
Das letzte Blatt bietet eine einfache Übersicht der Abwesenheiten, aufgeschlüsselt nach Tag. Dieses Blatt enthält:
Abwesenheitstyp
Datum
Monat
Wochentag
Ganzer Tag (Ja/Nein)
Abwesenheitsstatus
Ob die Abwesenheit vom Urlaubskonto abgezogen wurde.
Die Exportfunktion bietet eine umfassende und anpassbare Möglichkeit, Abwesenheitsdaten zu sammeln und zu analysieren. Durch die Auswahl spezifischer Zeiträume und Abteilungen kannst du sicherstellen, dass deine Berichte genau auf deine Bedürfnisse zugeschnitten sind.
Die strukturierte Aufteilung in drei Blätter ermöglicht einen schnellen Überblick über die User sowie detaillierte Einblicke in einzelne Abwesenheitsanträge. Ob für Prüfungen, Berichte oder interne Auswertungen – diese Funktion hilft dir, genaue Aufzeichnungen zu führen und datenbasierte Entscheidungen zu treffen.
Brauchst du Hilfe?
Bei weiteren Fragen kannst du dich gerne an den absentify-Support wenden, oder falls du Funktionsvorschläge hast, hinterlasse sie auf unserem Roadmap. Wir sind hier, um dir das Abwesenheitsmanagement zu erleichtern!
Aktualisiert am: 12/09/2024
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