Dieser Artikel ist auch verfügbar in:

Home-Office-Tage effektiv verfolgen

In den zunehmend flexiblen Arbeitsumgebungen von heute ist es entscheidend, Home-Office-Tage zu erfassen, um eine klare Kommunikation aufrechtzuerhalten und die Effizienz des Arbeitsablaufs zu gewährleisten. absentify bietet eine intuitive Lösung, die es Arbeitgebern und Arbeitnehmern gleichermaßen ermöglicht, Fernarbeit nahtlos zu verwalten.

Dieser Leitfaden behandelt die beste Nutzung von absentify, um Home-Office-Tage effektiv zu verfolgen.

Erste Schritte

Home-Office-Richtlinien definieren

Bevor mit der Verfolgung begonnen werden kann, ist es wichtig zu definieren, was innerhalb deiner Organisation als Home-Office-Tag gilt. Leg klare Richtlinien und Vorschriften fest, die die Berechtigung, Häufigkeit und eventuelle abteilungsspezifische Regeln spezifizieren. Dieser grundlegende Schritt stellt sicher, dass alle auf demselben Stand sind.

die Overview-Seite benutzen

Die Overview-Seite von absentify ermöglicht es sowohl Managern als auch Mitarbeitern, Home-Office-Tage leicht einzusehen und zu verwalten. Mitarbeiter können ihre geplanten Home-Office-Tage markieren, während Manager diese Einträge überprüfen und genehmigen können. Diese Transparenz hilft bei der Planung und der Einhaltung des Gleichgewichts innerhalb der Abteilungen

Erstelle einen benutzerdefinierten Abwesenheitstyp

Lass uns in dieses vielseitige Feature einsteigen! Beginne damit, einen neuen Abwesenheitstyp für Fernarbeit oder Homeoffice zu erstellen.

Navigiere zu Einstellungen > Abwesenheitstypen > Neue Abwesenheitsart hinzufügen.

Fülle die grundlegenden Informationen zum Abwesenheitstyp aus oder lies unseren Support-Artikel über die Einstellung verschiedener Arten von Abwesenheiten für weitere Informationen.

Tipp: Wähle die passende Stufe der Outlook-Kalendersynchronisation für die Abwesenheitsart aus und wähle dann Anderer Arbeitsplatz aus dem Dropdown-Menü. Das verhindert, dass der Outlook-Status des Personals für ihre Kollegen als "Abwesend" angezeigt wird.

Scrolle nun nach unten zu den verschiedenen Einstellungen und passe diese entsprechend an. Entscheide, wie du diese basierend auf den Richtlinien und Vorschriften deines Unternehmens einrichten möchtest.

Vom Kontingent abziehen

Aktiviert: Falls dein Unternehmen seinen Mitarbeitern eine unbegrenzte Anzahl von Homeoffice-Tagen erlaubt, halte diesen Schalter deaktiviert.
Deaktiviert: Falls dein Unternehmen die Anzahl der Home-Office-Tage begrenzt, füge dies zunächst als separates Kontingent hinzu und schalte diesen Umschalter auf An. Klicke hier für mehr Informationen zum Hinzufügen von Kontingente.

Erfordert Genehmigung

Aktiviert: Wenn Benutzer für Homeoffice-Anfragen eine Genehmigung von ihrem Manager/Befürworter benötigen, aktiviere diesen Toggle.
Deaktiviert: Wenn Mitarbeiter jederzeit Homeoffice nehmen dürfen, halte dies deaktiviert. Dies umgeht den Genehmigungsprozess und fügt das Homeoffice automatisch zum Kalender des Benutzers hinzu.

Grund obligatorisch

Aktiviert: Das Aktivieren dieses Schalters erfordert, dass Benutzer den Grund*-Abschnitt ausfüllen, wenn sie Homeoffice beantragen.
Deaktiviert: Das Deaktivieren dieses Umschalters macht das Ausfüllen des Grund*-Abschnitts optional. Wir empfehlen, es deaktiviert zu lassen, um deine Mitarbeiter zu ermutigen, ihre eigenen Home-Office-Zeitpläne innerhalb von absentify zu verwalten. Diese Autonomie kann zu einer erhöhten Arbeitszufriedenheit und einer besseren Einhaltung der Richtlinien für Fernarbeit führen!

In maximal abwesend einbeziehen

Aktiviert: Aktiviere diesen Umschalter nur, wenn Benutzer, die Homeoffice beantragen, technisch gesehen von der Arbeit abwesend sind, gemäß den Richtlinien deines Unternehmens.
Deaktiviert: Allerdings empfehlen wir, diese Einstellung deaktiviert zu lassen, da deine Mitarbeiter technisch gesehen nicht vom Büro abwesend sind, im Vergleich zu anderen Arten von Abwesenheit.

Datenschutz

Aktiviert: Aktiviere diese Funktion, wenn Kollegen nicht wissen sollten, wenn ein anderer Mitarbeiter Homeoffice macht.
Deaktiviert: Wir empfehlen, diese Funktion deaktiviert zu lassen, damit andere Benutzer wissen, wenn ein Kollege Homeoffice macht und entsprechend Besprechungen planen können.

Sobald du mit den Einstellungen zufrieden bist, klicke auf Speichern, um Homeoffice zur Liste der Abwesenheitstypen deiner Organisation hinzuzufügen. Aber keine Sorge, du kannst dies jederzeit wieder bearbeiten!

Schulung und Unterstützung

Jetzt, da dein Personal nicht nur ihre Abwesenheiten, sondern auch ihre geplanten Fernarbeitstage verfolgen kann, stelle sicher, dass alle Teammitglieder gut darin geschult sind, wie sie absentify für die Nachverfolgung von Home-Office-Tagen in deinem Unternehmen nutzen können.

Wir empfehlen, die Benachrichtigungen für die wöchentliche Abwesenheitsübersicht zu aktivieren, damit deine Manager und Genehmiger genau wissen, welche Nutzer in dieser Woche im Homeoffice arbeiten. Dazu gehe einfach auf Meine Einstellungen im Dropdown-Menü unter deinem Profilbild oben rechts. Aktiviere dann die Benachrichtigungseinstellungen in der linken Seitenleiste.

Durch die Integration dieser bewährten Methoden in deine Nutzung von absentify kannst du sicherstellen, dass dein Team produktiv und engagiert bleibt, egal wo es arbeitet!