Einstellung verschiedener Arten von Abwesenheiten
absentify stellt viele unterschiedliche Arten der Abwesenheiten schon von Anfang an dar, 5 vorinstallierte Abwesenheitsgründe sind bereits zur Verfügung gestellt. Löschen oder hinzufügen weiterer ist bedenkenlos möglich.
Die vorhanden werden hier in einer kurzen Zusammenfassung aufgelistet: Urlaub, Vaterschaft, Mutterschaft, Krankheit, Unbezahlter Urlaub. Du kannst jedoch jederzeit problemlos Abwesenheitsarten hinzufügen oder löschen.
Hinzufügen einer Abwesenheitsart
Konfiguriere die Datenschutzeinstellungen
Bearbeiten einer Abwesenheitsart
Ändern von Farbe und Symbol
Löschen von Abwesenheitsarten
Gruppenanfrage erstellen
Um einen neuen Abwesenheitstyp hinzuzufügen, gehe zu Einstellungen > Abwesenheitstypen > Neuen Abwesenheitstyp hinzufügen
Es öffnet sich automatisch ein Fenster, in dem du die Details des neuen Abwesenheitstyps ausfüllen kannst. Du musst Folgendes angeben:
Dies ist die Bezeichnung, die im Kalender der Nutzer angezeigt wird, die den Abwesenheitstyp beantragt haben.
Im Dropdown-Menü kannst du eine der folgenden drei Optionen auswählen:
Synchronisierung bei Erstellung des Eintrags: Die Abwesenheit wird sofort nach dem Absenden des Antrags im Outlook-Kalender des Nutzers synchronisiert.
Synchronisierung nur nach Genehmigung: Die Abwesenheit wird nur dann im Outlook-Kalender des Nutzers synchronisiert, wenn der Antrag genehmigt wird.
Synchronisierung deaktiviert: Die Abwesenheit wird nicht im Outlook-Kalender des Nutzers synchronisiert.
Wenn du die Outlook-Kalender-Synchronisierung in Schritt 2 aktiviert hast, werden dir die folgenden zwei Optionen angezeigt, um diese Einstellung weiter anzupassen:
Anzeige im Outlook-Kalender als: Hier kannst du festlegen, wie die Abwesenheit im Outlook-Kalender angezeigt wird, z. B. als frei, beschäftigt, außer Haus, vorläufig oder woanders tätig. Beachte, dass dies eine andere Funktion als die Microsoft-Kalender-Synchronisierung ist.
Betreff des Ereignisses: Gib hier einen Betreff ein, falls du möchtest, dass der Betreff des Kalendereintrags sich vom Namen des Abwesenheitstyps unterscheidet. Beispielsweise könnte der Betreff für Urlaub "Urlaub wurde beantragt" lauten, wenn der Eintrag im Outlook-Kalender eine genauere Erklärung erfordert. Wenn nichts angegeben ist, wird der Eintrag in iCal mit dem Namen des Abwesenheitstyps angezeigt.
Aktiviere diese Einstellung, wenn dieser Abwesenheitstyp von einem Kontingent abgezogen werden soll. Wenn die Einstellung deaktiviert ist, können Nutzer diesen Abwesenheitstyp unbegrenzt im Geschäftsjahr anfordern. Wir empfehlen zum Beispiel, diese Einstellung für begrenzte Urlaubstage (z. B. 30 Tage) zu aktivieren, aber für Krankentage deaktiviert zu lassen. Wenn du diese Einstellung aktivierst, kannst du Folgendes konfigurieren:
Kontingent nutzen: Wähle den Kontingenttyp, von dem die Abwesenheit abgezogen werden soll.
Feiertage ignorieren: Wenn aktiviert, behandelt das System Feiertage als reguläre Arbeitstage, wenn das Abzugskontingent für die beantragte Abwesenheit berechnet wird. Wenn z. B. Isaiah an einem Feiertag arbeiten soll und Abwesenheit beantragt, wird ihm ein Tag von seinem Kontingent abgezogen, da er ursprünglich für diesen Tag zur Arbeit eingeteilt war.
Arbeitsplan ignorieren: Wenn deaktiviert, ignoriert das System nicht-arbeitsfreie Tage (wie Wochenenden oder Feiertage) im Arbeitsplan des Mitarbeiters bei der Berechnung der Abwesenheit. Aktiviere diese Einstellung, um nur geplante Arbeitstage beim Abzug vom Kontingent zu berücksichtigen.
Wähle die Einheit der Abwesenheit aus, in der die Nutzer diese Abwesenheit anfordern dürfen. Beachte, dass bei aktivierter Einstellung Von Kontingent abziehen die angezeigte Option für die Dauereinheit auf die ursprünglich beim Kontingenttyp ausgewählte Einheit beschränkt ist.
Tipp: Wenn du den Essentials- oder den Plus-Plan erworben hast, kannst du auch stundenweise Abwesenheit eingeben. In diesem Artikel erfährst du mehr über das Einrichten von stundenweiser Abwesenheit. Interessiert? Sieh dir unsere Pläne und Preise an und erweitere dein Paket!
Wenn du diese Option aktivierst, wird sichergestellt, dass jeder Abwesenheitsantrag für diesen Abwesenheitstyp den Genehmigungsprozess durchläuft. Wenn dieser Abwesenheitstyp keine Genehmigung erfordert und direkt im Kalender des Nutzers eingetragen werden kann, lasse diese Option deaktiviert.
Aktiviere diese Option, um das Ausfüllen des Feldes "Grund der Abwesenheit" bei der Anforderung dieses Abwesenheitstyps zu verpflichten. Füge einen Hilfetext hinzu, um den Nutzern beim Ausfüllen dieses Feldes zu helfen!
In den Abteilungseinstellungen kannst du die maximale Anzahl von Abteilungsmitgliedern festlegen, die gleichzeitig abwesend sein dürfen. Wenn du diese Option aktivierst, wird dieser Abwesenheitstyp in die Berechnung der abwesenden Nutzer aus derselben Abteilung einbezogen. Wenn deaktiviert, wird dieser Abwesenheitstyp bei der Berechnung der maximalen Abwesenheiten innerhalb der Abteilung ausgeschlossen.
Wenn diese Option deaktiviert ist, können alle die Abwesenheitsgründe des Mitarbeiters sehen. Wenn sie aktiviert ist, ist die Sichtbarkeit der Gründe auf den Genehmiger, den Manager und die Administratoren beschränkt.
Sobald alle Einstellungen wie gewünscht definiert sind, klicke auf Speichern, um die neue Abwesenheitsart hinzuzufügen. Bei Änderungen kann man Abwesenheitsarten jederzeit bearbeiten!
Um eine Abwesenheitsart zu bearbeiten, gehe zu Einstellungen > Abwesenheitsarten und klicke auf das Stiftsymbol neben der Abwesenheitsart, die du bearbeiten möchtest.
Hier kannst du alle Einstellungen ändern, die ursprünglich beim Hinzufügen der Abwesenheitsart festgelegt wurden.
Vergiss nicht, auf Speichern zu klicken, um deine Änderungen zu speichern!
Du kannst auch eine ganz eigene Farbe für die neue Abwesenheitsart bestimmen. Diese wird dann im Kalender sichtbar mit der ausgewählten Farbe.
Um die Farbe einer Abwesenheitsart zu ändern, klicke auf den Farbauswähler neben der Abwesenheitsart, die du ändern möchtest.
Auch kannst du passende ICON´s einfügen, um die Kalenderübersicht zu gestalten.
Klicke auf das Symbol neben der Abwesenheitsart, die du ändern möchtest. Dies öffnet ein Menü von Symbolen, aus dem du das Symbol auswählen kannst, das du für die Abwesenheitsart verwenden möchtest.
Beispielsweise Urlaub = Sonne/Strand
Du kannst auch Abwesenheitsarten löschen, welche dein Unternehmen nicht mehr berücksichtigt.
Die bestehenden Anträge und auch gebuchten Abwesenheiten werden jedoch noch ausgeführt. Das Löschen der Abwesenheitsarten hat keinen Einfluss auf alte Abwesenheitsanträge. Neue Abwesenheitsanträge können nicht mehr mit dieser Abwesenheit erstellt werden.
Gehe zu Einstellungen > Abwesenheitsarten und klicke auf das Mülleimersymbol neben der Abwesenheitsart, die du löschen möchtest.
Du wirst aufgefordert, diese Entscheidung durch Klicken auf OK im Popup-Fenster zu bestätigen.
Bietet dein Unternehmen für einen bestimmten Zeitraum abteilungsweite Abwesenheit an? Als Admin oder Abteilungsleiter kannst du ganz einfach Gruppenanfragen erstellen, ohne einen separaten Abwesenheitstyp hinzufügen zu müssen. So funktioniert es:
Zur Übersichtsseite navigieren: Klicke auf den Pfeil neben Anfrage erstellen. Wähle im Dropdown-Menü Gruppenanfrage erstellen.
Abteilung auswählen: Wähle die Abteilung aus, für die du die Anfrage erstellen möchtest. Gib dann die erforderlichen Informationen wie Start- und Enddatum sowie den Abwesenheitstyp ein.
Hinweis: Manager können nur die Abteilung auswählen, für die sie verantwortlich sind, nicht das gesamte Unternehmen.
Übersicht überprüfen: Du siehst eine Liste der User, für die die Gruppenanfrage erstellt wird.
Gruppenanfrage anzeigen: User können die Gruppenanfrage anzeigen, indem sie nach der ausgewählten Gruppe filtern.
Um Manager und Genehmiger über wöchentliche Abwesenheiten zu informieren, empfehlen wir, die Benachrichtigungen für die wöchentliche Abwesenheitsübersicht zu aktivieren. Diese Funktion zeigt an, welche Teammitglieder im Homeoffice arbeiten oder abwesend sind.
Nutzer können diese Benachrichtigungen aktivieren, indem sie Meine Einstellungen im Dropdown-Menü unter ihrem Profilbild (oben rechts) auswählen und dann die Benachrichtigungseinstellungen in der linken Seitenleiste einschalten.
Jetzt kannst du die Abwesenheiten deines Personals mühelos in absentify verfolgen!
Bei Fragen, wende dich gerne an unser Support-Team oder hinterlasse eine Empfehlung auf unserer Roadmap. Wir freuen uns immer über Rückmeldungen von unseren Benutzern!
Neues Kontingent anlegen
Neues Kontingent anlegen
Urlaubstage übertragen Jahresende
Die vorhanden werden hier in einer kurzen Zusammenfassung aufgelistet: Urlaub, Vaterschaft, Mutterschaft, Krankheit, Unbezahlter Urlaub. Du kannst jedoch jederzeit problemlos Abwesenheitsarten hinzufügen oder löschen.
Springe zu:
Hinzufügen einer Abwesenheitsart
Konfiguriere die Datenschutzeinstellungen
Bearbeiten einer Abwesenheitsart
Ändern von Farbe und Symbol
Löschen von Abwesenheitsarten
Gruppenanfrage erstellen
Abwesenheitstyp hinzufügen
Um einen neuen Abwesenheitstyp hinzuzufügen, gehe zu Einstellungen > Abwesenheitstypen > Neuen Abwesenheitstyp hinzufügen
Es öffnet sich automatisch ein Fenster, in dem du die Details des neuen Abwesenheitstyps ausfüllen kannst. Du musst Folgendes angeben:
1. Name
Dies ist die Bezeichnung, die im Kalender der Nutzer angezeigt wird, die den Abwesenheitstyp beantragt haben.
2. Kalender-Synchronisierung aktivieren
Im Dropdown-Menü kannst du eine der folgenden drei Optionen auswählen:
Synchronisierung bei Erstellung des Eintrags: Die Abwesenheit wird sofort nach dem Absenden des Antrags im Outlook-Kalender des Nutzers synchronisiert.
Synchronisierung nur nach Genehmigung: Die Abwesenheit wird nur dann im Outlook-Kalender des Nutzers synchronisiert, wenn der Antrag genehmigt wird.
Synchronisierung deaktiviert: Die Abwesenheit wird nicht im Outlook-Kalender des Nutzers synchronisiert.
3. iCal-Synchronisierungseinstellungen
Wenn du die Outlook-Kalender-Synchronisierung in Schritt 2 aktiviert hast, werden dir die folgenden zwei Optionen angezeigt, um diese Einstellung weiter anzupassen:
Anzeige im Outlook-Kalender als: Hier kannst du festlegen, wie die Abwesenheit im Outlook-Kalender angezeigt wird, z. B. als frei, beschäftigt, außer Haus, vorläufig oder woanders tätig. Beachte, dass dies eine andere Funktion als die Microsoft-Kalender-Synchronisierung ist.
Betreff des Ereignisses: Gib hier einen Betreff ein, falls du möchtest, dass der Betreff des Kalendereintrags sich vom Namen des Abwesenheitstyps unterscheidet. Beispielsweise könnte der Betreff für Urlaub "Urlaub wurde beantragt" lauten, wenn der Eintrag im Outlook-Kalender eine genauere Erklärung erfordert. Wenn nichts angegeben ist, wird der Eintrag in iCal mit dem Namen des Abwesenheitstyps angezeigt.
4. Von Kontingent abziehen
Aktiviere diese Einstellung, wenn dieser Abwesenheitstyp von einem Kontingent abgezogen werden soll. Wenn die Einstellung deaktiviert ist, können Nutzer diesen Abwesenheitstyp unbegrenzt im Geschäftsjahr anfordern. Wir empfehlen zum Beispiel, diese Einstellung für begrenzte Urlaubstage (z. B. 30 Tage) zu aktivieren, aber für Krankentage deaktiviert zu lassen. Wenn du diese Einstellung aktivierst, kannst du Folgendes konfigurieren:
Kontingent nutzen: Wähle den Kontingenttyp, von dem die Abwesenheit abgezogen werden soll.
Feiertage ignorieren: Wenn aktiviert, behandelt das System Feiertage als reguläre Arbeitstage, wenn das Abzugskontingent für die beantragte Abwesenheit berechnet wird. Wenn z. B. Isaiah an einem Feiertag arbeiten soll und Abwesenheit beantragt, wird ihm ein Tag von seinem Kontingent abgezogen, da er ursprünglich für diesen Tag zur Arbeit eingeteilt war.
Arbeitsplan ignorieren: Wenn deaktiviert, ignoriert das System nicht-arbeitsfreie Tage (wie Wochenenden oder Feiertage) im Arbeitsplan des Mitarbeiters bei der Berechnung der Abwesenheit. Aktiviere diese Einstellung, um nur geplante Arbeitstage beim Abzug vom Kontingent zu berücksichtigen.
5. Dauer-Einheit
Wähle die Einheit der Abwesenheit aus, in der die Nutzer diese Abwesenheit anfordern dürfen. Beachte, dass bei aktivierter Einstellung Von Kontingent abziehen die angezeigte Option für die Dauereinheit auf die ursprünglich beim Kontingenttyp ausgewählte Einheit beschränkt ist.
Tipp: Wenn du den Essentials- oder den Plus-Plan erworben hast, kannst du auch stundenweise Abwesenheit eingeben. In diesem Artikel erfährst du mehr über das Einrichten von stundenweiser Abwesenheit. Interessiert? Sieh dir unsere Pläne und Preise an und erweitere dein Paket!
Privatsphäre-Einstellungen konfigurieren
6. Genehmigung erforderlich
Wenn du diese Option aktivierst, wird sichergestellt, dass jeder Abwesenheitsantrag für diesen Abwesenheitstyp den Genehmigungsprozess durchläuft. Wenn dieser Abwesenheitstyp keine Genehmigung erfordert und direkt im Kalender des Nutzers eingetragen werden kann, lasse diese Option deaktiviert.
7. Grund verpflichtend
Aktiviere diese Option, um das Ausfüllen des Feldes "Grund der Abwesenheit" bei der Anforderung dieses Abwesenheitstyps zu verpflichten. Füge einen Hilfetext hinzu, um den Nutzern beim Ausfüllen dieses Feldes zu helfen!
8. Einbeziehung in max. Abwesenheit
In den Abteilungseinstellungen kannst du die maximale Anzahl von Abteilungsmitgliedern festlegen, die gleichzeitig abwesend sein dürfen. Wenn du diese Option aktivierst, wird dieser Abwesenheitstyp in die Berechnung der abwesenden Nutzer aus derselben Abteilung einbezogen. Wenn deaktiviert, wird dieser Abwesenheitstyp bei der Berechnung der maximalen Abwesenheiten innerhalb der Abteilung ausgeschlossen.
9. Privatsphäre
Wenn diese Option deaktiviert ist, können alle die Abwesenheitsgründe des Mitarbeiters sehen. Wenn sie aktiviert ist, ist die Sichtbarkeit der Gründe auf den Genehmiger, den Manager und die Administratoren beschränkt.
Sobald alle Einstellungen wie gewünscht definiert sind, klicke auf Speichern, um die neue Abwesenheitsart hinzuzufügen. Bei Änderungen kann man Abwesenheitsarten jederzeit bearbeiten!
Bearbeiten einer Abwesenheitsart
Um eine Abwesenheitsart zu bearbeiten, gehe zu Einstellungen > Abwesenheitsarten und klicke auf das Stiftsymbol neben der Abwesenheitsart, die du bearbeiten möchtest.
Hier kannst du alle Einstellungen ändern, die ursprünglich beim Hinzufügen der Abwesenheitsart festgelegt wurden.
Vergiss nicht, auf Speichern zu klicken, um deine Änderungen zu speichern!
Ändern von Farbe und Symbol
Du kannst auch eine ganz eigene Farbe für die neue Abwesenheitsart bestimmen. Diese wird dann im Kalender sichtbar mit der ausgewählten Farbe.
Um die Farbe einer Abwesenheitsart zu ändern, klicke auf den Farbauswähler neben der Abwesenheitsart, die du ändern möchtest.
Auch kannst du passende ICON´s einfügen, um die Kalenderübersicht zu gestalten.
Klicke auf das Symbol neben der Abwesenheitsart, die du ändern möchtest. Dies öffnet ein Menü von Symbolen, aus dem du das Symbol auswählen kannst, das du für die Abwesenheitsart verwenden möchtest.
Beispielsweise Urlaub = Sonne/Strand
Löschen von Abwesenheitsarten
Du kannst auch Abwesenheitsarten löschen, welche dein Unternehmen nicht mehr berücksichtigt.
Die bestehenden Anträge und auch gebuchten Abwesenheiten werden jedoch noch ausgeführt. Das Löschen der Abwesenheitsarten hat keinen Einfluss auf alte Abwesenheitsanträge. Neue Abwesenheitsanträge können nicht mehr mit dieser Abwesenheit erstellt werden.
Gehe zu Einstellungen > Abwesenheitsarten und klicke auf das Mülleimersymbol neben der Abwesenheitsart, die du löschen möchtest.
Du wirst aufgefordert, diese Entscheidung durch Klicken auf OK im Popup-Fenster zu bestätigen.
Gruppenanfrage erstellen
Bietet dein Unternehmen für einen bestimmten Zeitraum abteilungsweite Abwesenheit an? Als Admin oder Abteilungsleiter kannst du ganz einfach Gruppenanfragen erstellen, ohne einen separaten Abwesenheitstyp hinzufügen zu müssen. So funktioniert es:
Zur Übersichtsseite navigieren: Klicke auf den Pfeil neben Anfrage erstellen. Wähle im Dropdown-Menü Gruppenanfrage erstellen.
Abteilung auswählen: Wähle die Abteilung aus, für die du die Anfrage erstellen möchtest. Gib dann die erforderlichen Informationen wie Start- und Enddatum sowie den Abwesenheitstyp ein.
Hinweis: Manager können nur die Abteilung auswählen, für die sie verantwortlich sind, nicht das gesamte Unternehmen.
Übersicht überprüfen: Du siehst eine Liste der User, für die die Gruppenanfrage erstellt wird.
Gruppenanfrage anzeigen: User können die Gruppenanfrage anzeigen, indem sie nach der ausgewählten Gruppe filtern.
Um Manager und Genehmiger über wöchentliche Abwesenheiten zu informieren, empfehlen wir, die Benachrichtigungen für die wöchentliche Abwesenheitsübersicht zu aktivieren. Diese Funktion zeigt an, welche Teammitglieder im Homeoffice arbeiten oder abwesend sind.
Nutzer können diese Benachrichtigungen aktivieren, indem sie Meine Einstellungen im Dropdown-Menü unter ihrem Profilbild (oben rechts) auswählen und dann die Benachrichtigungseinstellungen in der linken Seitenleiste einschalten.
Jetzt kannst du die Abwesenheiten deines Personals mühelos in absentify verfolgen!
Bei Fragen, wende dich gerne an unser Support-Team oder hinterlasse eine Empfehlung auf unserer Roadmap. Wir freuen uns immer über Rückmeldungen von unseren Benutzern!
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Aktualisiert am: 12/11/2024
Danke!