Start und Implementierung für Tenant Administratoren
Willkommen bei absentify, deinem smarten Abwesenheitsplaner!
Diese Startanleitung hilft dir dabei, die erste Einrichtung erfolgreich abzuschließen. Am Ende wirst du ein gutes Verständnis für die Grundlagen haben und bereit sein, die Abwesenheiten deines Teams zu verfolgen.
Dein Unternehmen registrieren
Unternehmensdetails eingeben
Geschäftszeiten festlegen
Plattform auswählen
Abteilungen hinzufügen
Feiertage hinzufügen
Abwesenheiten anpassen
Benutzer hinzufügen
Wir freuen uns, dass du dich für absentify zur Verwaltung der Abwesenheiten deines Unternehmens entschieden hast! Um zu beginnen, musst du dein Unternehmen auf unserer Website registrieren.
Da absentify in Microsoft 365 integriert ist, benötigst du eine Microsoft-E-Mail-Adresse, um fortzufahren.
Klicke auf Mit Microsoft fortfahren.
Du wirst dann aufgefordert, dich in dein Microsoft-Konto einzuloggen.
Nach dem Einloggen hast du die Möglichkeit, entweder ein Unternehmen zu registrieren oder einem Unternehmen beizutreten.
Klicke auf Ein neues Unternehmen registrieren.
Beginne damit, die Details deines Unternehmens hinzuzufügen, um dein Profil auszufüllen.
Klicke auf Einstellungen > Allgemein.
Auf dieser Seite kannst du Folgendes bearbeiten:
Unternehmensname
Standardzeitzone: die Zeitzone, in der dein Unternehmen tätig ist. Bitte beachte, dass, wenn einige deiner Mitarbeiter in einer anderen Zeitzone arbeiten, sie diese in ihrem Profil unter Einstellungen bearbeiten können.
Standard-Datumsformat: bevorzugtes Datumsformat. Jeder Benutzer kann dies unter Einstellungen nach Wunsch bearbeiten.
Standard-Zeitformat: bevorzugtes Zeitformat. Jeder Benutzer kann dies unter Einstellungen nach Wunsch bearbeiten.
Standard-Wochenstart: der erste Tag der Woche, der für die Benutzer deines Unternehmens angezeigt wird.
Du kannst deine Betriebszeiten ganz einfach unter Einstellungen > Allgemein > Geschäftszeiten konfigurieren. Diese Stunden bilden die Grundlage für die Arbeitspläne der Mitarbeiter.
Klicke auf Anzeigen & Bearbeiten, um sowohl den Tag als auch das Zeitfenster festzulegen, in dem du deine Mitarbeiter einplanen möchtest.
Hier hast du die Möglichkeit, den Beginn und das Ende der Schicht für jeden Wochentag zu ändern sowie festzulegen, ob die Abwesenheiten der Benutzer als ganzer oder halber Tag abgezogen werden sollen.
Wenn Mitarbeiter die Möglichkeit haben sollen, Abwesenheiten für halbe Tage zu buchen, musst du die Kästchen für die Vormittags- und Nachmittagschicht auswählen.
Wenn du mit deinen ausgewählten Geschäftszeiten zufrieden bist, klicke auf Speichern, um deine Änderungen zu speichern. Denke daran, dass diese nicht dauerhaft sind; Anpassungen können jederzeit vorgenommen werden!
Standardmäßig wird dem Benutzer die Arbeitszeit des Unternehmens zugewiesen, aber wenn der Benutzer einen anderen Arbeitsplan hat, kann dieser leicht angepasst werden.
Du kannst einen separaten Arbeitsplan für jeden Benutzer unter Einstellungen > Benutzer > Zeitplan bearbeiten.
Klicke auf Anzeigen und Bearbeiten unter dem aktiven Zeitplan des Benutzers und nehme die gewünschten Änderungen vor, einschließlich des Datums, an dem der neue Zeitplan beginnen soll. Ab diesem Datum wird der Kalender des Benutzers mit seinem neuen Zeitplan aktualisiert, anstatt mit dem des Unternehmens.
Weitere Informationen findest du in unserem Artikel über einrichten eines Benutzerzeitplans.
Nachdem du dein Unternehmen registriert hast, kannst du absentify weiterhin über deine Suchmaschine verwenden oder über die Teams-App darauf zugreifen.
Es ist einfach, die absentify App in deinem Microsoft Teams Konto zu installieren! Gehe einfach zu Microsoft Teams > Apps > suche nach absentify > klicke auf Hinzufügen. Die App wird automatisch installiert, sodass du absentify von deinem Teams-Konto aus verwenden kannst.
Wenn du noch nicht in deinem Microsoft-Konto angemeldet bist, wirst du dazu aufgefordert. Danach wirst du automatisch zum absentify Dashboard weitergeleitet.
Durch das Hinzufügen von Abteilungen kannst du sicherstellen, dass die Abwesenheiten deiner Mitarbeiter organisiert und für jede einzelne Abteilung leicht nachvollziehbar sind. Die von dir erstellten Abteilungen sollten deiner tatsächlichen Unternehmensstruktur entsprechen.
Vergiss nicht, dass du für jede Abteilung einen Manager benötigst, der die Abwesenheiten der Abteilungsmitglieder genehmigt.
Beginne, indem du zu Einstellungen > Abteilungen navigierst.
Du wirst aufgefordert, Folgendes auszufüllen:
Name: Name der Abteilung
Manager: bis du deine Benutzer eingeladen hast, kannst du dich selbst als Manager festlegen und dies später bei Bedarf ändern
Genehmigungsprozess: wähle die Reihenfolge, in der die Abwesenheitsanträge an die Manager gesendet werden sollen, wenn die Abteilung mehr als einen hat
Maximal abwesend: die maximale Anzahl von Benutzern innerhalb der Abteilungen, die gleichzeitig abwesend sein können
Kontingent (Tage): das Standardkontingentsguthaben für Mitglieder der Abteilung (dies kann später in den Benutzerdetails geändert werden)
Wenn du mit deinen Änderungen zufrieden bist, klicke auf Speichern.
Um Änderungen an einer Abteilung vorzunehmen, gehe zu Einstellungen > Abteilungen und klicke auf das Stiftsymbol neben der jeweiligen Abteilung für "Bearbeiten".
Von hier aus kannst du Änderungen an der Abteilung vornehmen, einschließlich des Wechsels des genehmigenden Managers, indem du einen Benutzer aus der Dropdown-Liste auswählst.
Um mehr über mögliche Abteilungsänderungen zu erfahren, lies unseren Helpdesk-Artikel, Verwalten der Abteilungen.
Hat dein Team an Feiertagen frei? Wenn ja, können wir all diese Tage direkt in den Kalender eintragen und sie jedem Mitarbeiter individuell zuweisen.
Denke daran, dass diese Feiertage nicht vom jährlichen Kontingent des Benutzers abgezogen werden.
Navigiere zu Feiertage
Beginne, indem du zu Einstellungen > Feiertage > Feiertag hinzufügen gehst.
Wähle das Land aus
Benenne den Feiertag und wähle dein gewünschtes Land aus dem Dropdown-Menü.
Wähle die Region des ausgewählten Landes aus
Nach der Auswahl des Landes wirst du aufgefordert, die Region auszuwählen.
Klicke auf Speichern, um deine Änderungen zu speichern
Dein neuer Feiertag wird nun in der Hauptfeiertagsliste angezeigt.
Für Unternehmen mit Nutzern, die unterschiedliche Spracheinstellungen haben, werden die Feiertage automatisch aktualisiert, um der vom Nutzer eingestellten Sprache zu entsprechen!
Bitte beachte, dass dies nicht für die Sprache, in der der Feiertagskalender benannt wurde, oder für hinzugefügte Termine gilt, da diese Einstellungen nur von einem Administrator erstellt/geändert werden können.
absentify ermöglicht es Admins und Abteilungsleitern, Gruppenanfragen zu erstellen – ideal, wenn dein Unternehmen eine unternehmensweite Abwesenheiten, zum Beispiel für die Winterferien, anbietet. Dies erspart den Genehmigern den Aufwand, jede einzelne Anfrage zu bearbeiten, da sie die Gruppenanfrage mit nur einem Klick genehmigen können!
Weitere Informationen zu Feiertagen und Gruppenauszeiten findest du in unserem Helpdesk-Artikel Gesetzliche Feiertage.
Kontingente und Abwesenheitstypen sollten hinzugefügt werden, bevor du dein Team einlädst, damit ihre jährlichen Kontingente bereits eingerichtet sind, bevor sie zur App eingeladen werden.
Der folgende Abschnitt gibt einen kurzen Überblick über die Erstellung von Kontingenten. Für eine detailliertere Erklärung, besuche unseren Artikel über
Neues Kontingent anlegen
Beginne, indem du zu Einstellungen > Kontingente > Neues Kontingent navigierst.
Hier kannst du den Kontingenttyp gemäß der folgenden Einstellungen anpassen:
Name: Benenne den Kontingenttyp
Kontingent in Tagen oder Stunden: Im Dropdown-Menü kannst du die Abwesenheitseinheit des Kontingents auswählen. Das jährliche Kontingent muss in der gewählten Einheit eingegeben werden.
Maximale Übertragung: Wenn ein Nutzer am Ende des Geschäftsjahres ein verbleibendes Kontingent hat, kannst du das Maximum festlegen, das ins nächste Geschäftsjahr übertragen werden kann.
Limit ignorieren: Aktiviere diese Option, wenn Nutzer mehr Abwesenheit nehmen dürfen, als ihnen zugeteilt wurde. Bei deaktivierter Option können Nutzer keine weiteren Abwesenheiten dieses Typs anfordern, sobald das festgelegte Limit erreicht ist.
Standardkontingent für aktuelles und nächstes Jahr: Lege fest, wie viele Tage jeder Nutzer als jährliches Kontingent für das aktuelle und das nächste Geschäftsjahr deiner Organisation erhält.
Die gewählte Zeiteinheit kann später nicht mehr bearbeitet werden. Stelle sicher, dass du die richtige Zeiteinheit in Tagen oder Stunden eingibst!
Klicke auf Speichern, um deine Änderungen zu sichern.
absentify bietet Administratoren auch die Möglichkeit, ein Standardkontingent pro Nutzer einzurichten und bestimmte Kontingente vom Kontingent eines Nutzers zu entfernen. Erfahre mehr über Standardkontingente Standardkontingente.
Nachdem du ein neues Kontingent eingerichtet hast, kannst du jeden Abwesenheitstyp individuell anpassen und auswählen, von welchem Kontingent die Abwesenheit abgezogen werden soll, oder einen neuen Abwesenheitstyp erstellen. Der folgende Abschnitt gibt einen kurzen Überblick über die Erstellung von Abwesenheitstypen. Für eine detailliertere Erklärung, besuche unseren Artikel über Erstellen und Bearbeiten von Abwesenheitstypen.
Gehe zu Einstellungen > Abwesenheitstypen und wähle den Abwesenheitstyp, den du bearbeiten möchtest, indem du auf das Stiftsymbol klickst, oder klicke auf Neuen Abwesenheitstyp hinzufügen.
Bearbeite die iCal-Synchronisierungseinstellungen nach deinen Wünschen.
Wenn der Abwesenheitstyp von einem Kontingent abgezogen werden soll, aktiviere die Option Von Kontingent abziehen und wähle das entsprechende Kontingent aus.
Beachte bitte, dass, wenn du einen Kontingenttyp mit einer anderen Abwesenheitsdauer-Einheit als die im Abwesenheitstyp angegebene auswählst, die Dauereinheit automatisch an die entsprechende Kontingenteinheit angepasst wird.
Entscheide, ob der Arbeitsplan oder Feiertage des Nutzers bei der Berechnung der Kontingente berücksichtigt werden sollen.
Beende das Einrichten deines Abwesenheitstyps, indem du die Datenschutzeinstellungen bearbeitest, und klicke auf Speichern, um deine Änderungen zu speichern.
Für eine ausführlichere Erklärung zur Erstellung von Abwesenheitstypen, klicke hier: Erstellen und Bearbeiten von Abwesenheitstypen.
Nachdem du Abteilungen, Kontingente, Abwesenheitstypen und Feiertage eingerichtet hast, ist es an der Zeit, dein Team aufzubauen, indem du deine Mitarbeiter registrierst. Gehe zuerst zu Einstellungen > Benutzer.
Du hast zwei Möglichkeiten, wie du deine Benutzer hinzufügen möchtest: einzeln oder per Massendatenimport aus einer Excel-Tabelle.
Klicke auf das Pluszeichen für Neuen Benutzer einladen.
Das Formular Neuen Benutzer einladen wird automatisch angezeigt, wo du aufgefordert wirst, die Details des Mitarbeiters hinzuzufügen. Diese beinhalten:
Name
E-Mail: dies muss eine Microsoft-E-Mail-Adresse sein
Abteilung(en): wähle eine oder mehrere Abteilungen, denen der Mitarbeiter angehört
Feiertage: wähle einen oder mehrere Feiertage aus, die im Kalender des Mitarbeiters angezeigt werden
Beschäftigungsbeginn: gib an, wann der Mitarbeiter seinen ersten Arbeitstag hatte/hat
Jahreskontingent: das jährliche Kontingent (aktuelles Jahr), das du für den Mitarbeiter festlegen möchtest
Die Kontingente für das aktuelle Geschäftsjahr werden automatisch anteilig basierend auf dem Eintrittsdatum des Arbeitnehmers und der Abteilung, der er zugewiesen ist, berechnet. Bitte überprüfe diese Kontingentwerte, um sicherzustellen, dass sie korrekt sind
Der neue Benutzer wird automatisch auf inaktiv gesetzt, bis du ihn aktivierst. Dies geschieht unter Einstellungen > Benutzer > Bearbeiten > Benutzer aktivieren. Durch Aktivieren des Schalters An sendet absentify dem Benutzer einen Einladungslink per E-Mail. Bevor du diese Funktion aktivierst, stelle sicher, dass das Profil des Benutzers vollständig eingerichtet ist!
Wenn du deine Benutzer per Excel-Export importierst, empfehlen wir, zuerst die Teams- und Entra-ID-Gruppensynchronisierung unter Einstellungen > Microsoft zu aktivieren. Weitere Informationen zur Einrichtung dieser Funktion findest du unter Microsoft Integration.
Klicke auf Benutzer importieren.
Du wirst aufgefordert, eine Excel-Vorlage herunterzuladen. Klicke auf Herunterladen.
Die Tabelle enthält drei verschiedene Blätter, auf denen du die Informationen deines Unternehmens ausfüllen kannst.
Springe zu diesem Artikel, Benutzer importieren über Excel, der das Ausfüllen dieses Dokuments detaillierter beschreibt.
Weitere Informationen zu den individuellen Berechtigungen pro Benutzer findest du in unserem Artikel Individuelle Benutzerrechte.
Für weitere Hilfe, wende dich bitte an absentify support. Wenn du Vorschläge für neue Funktionen hast, hinterlasse bitte Vorschläge auf der absentify roadmap. Wir sind hier, um das Beste aus absentify für dich zu machen!
Unsere Schnelleinstieg-Anleitung sind hilfreiche Ressourcen für deinem Team, um absentify erfolgreich zu nutzen!
Schnelleinsteig für Administratoren
Schnelleinstieg für Mitarbeiter
Schnelleinstieg für Manager
Diese Startanleitung hilft dir dabei, die erste Einrichtung erfolgreich abzuschließen. Am Ende wirst du ein gutes Verständnis für die Grundlagen haben und bereit sein, die Abwesenheiten deines Teams zu verfolgen.
Springe zu:
Dein Unternehmen registrieren
Unternehmensdetails eingeben
Geschäftszeiten festlegen
Plattform auswählen
Abteilungen hinzufügen
Feiertage hinzufügen
Abwesenheiten anpassen
Benutzer hinzufügen
Dein Unternehmen registrieren
Wir freuen uns, dass du dich für absentify zur Verwaltung der Abwesenheiten deines Unternehmens entschieden hast! Um zu beginnen, musst du dein Unternehmen auf unserer Website registrieren.
Da absentify in Microsoft 365 integriert ist, benötigst du eine Microsoft-E-Mail-Adresse, um fortzufahren.
Klicke auf Mit Microsoft fortfahren.
Du wirst dann aufgefordert, dich in dein Microsoft-Konto einzuloggen.
Nach dem Einloggen hast du die Möglichkeit, entweder ein Unternehmen zu registrieren oder einem Unternehmen beizutreten.
Klicke auf Ein neues Unternehmen registrieren.
Unternehmensdetails eingeben
Beginne damit, die Details deines Unternehmens hinzuzufügen, um dein Profil auszufüllen.
Klicke auf Einstellungen > Allgemein.
Auf dieser Seite kannst du Folgendes bearbeiten:
Unternehmensname
Standardzeitzone: die Zeitzone, in der dein Unternehmen tätig ist. Bitte beachte, dass, wenn einige deiner Mitarbeiter in einer anderen Zeitzone arbeiten, sie diese in ihrem Profil unter Einstellungen bearbeiten können.
Standard-Datumsformat: bevorzugtes Datumsformat. Jeder Benutzer kann dies unter Einstellungen nach Wunsch bearbeiten.
Standard-Zeitformat: bevorzugtes Zeitformat. Jeder Benutzer kann dies unter Einstellungen nach Wunsch bearbeiten.
Standard-Wochenstart: der erste Tag der Woche, der für die Benutzer deines Unternehmens angezeigt wird.
Geschäftszeiten festlegen
Du kannst deine Betriebszeiten ganz einfach unter Einstellungen > Allgemein > Geschäftszeiten konfigurieren. Diese Stunden bilden die Grundlage für die Arbeitspläne der Mitarbeiter.
Klicke auf Anzeigen & Bearbeiten, um sowohl den Tag als auch das Zeitfenster festzulegen, in dem du deine Mitarbeiter einplanen möchtest.
Hier hast du die Möglichkeit, den Beginn und das Ende der Schicht für jeden Wochentag zu ändern sowie festzulegen, ob die Abwesenheiten der Benutzer als ganzer oder halber Tag abgezogen werden sollen.
Wenn Mitarbeiter die Möglichkeit haben sollen, Abwesenheiten für halbe Tage zu buchen, musst du die Kästchen für die Vormittags- und Nachmittagschicht auswählen.
Wenn du mit deinen ausgewählten Geschäftszeiten zufrieden bist, klicke auf Speichern, um deine Änderungen zu speichern. Denke daran, dass diese nicht dauerhaft sind; Anpassungen können jederzeit vorgenommen werden!
Standardmäßig wird dem Benutzer die Arbeitszeit des Unternehmens zugewiesen, aber wenn der Benutzer einen anderen Arbeitsplan hat, kann dieser leicht angepasst werden.
Du kannst einen separaten Arbeitsplan für jeden Benutzer unter Einstellungen > Benutzer > Zeitplan bearbeiten.
Klicke auf Anzeigen und Bearbeiten unter dem aktiven Zeitplan des Benutzers und nehme die gewünschten Änderungen vor, einschließlich des Datums, an dem der neue Zeitplan beginnen soll. Ab diesem Datum wird der Kalender des Benutzers mit seinem neuen Zeitplan aktualisiert, anstatt mit dem des Unternehmens.
Weitere Informationen findest du in unserem Artikel über einrichten eines Benutzerzeitplans.
Plattform auswählen
Nachdem du dein Unternehmen registriert hast, kannst du absentify weiterhin über deine Suchmaschine verwenden oder über die Teams-App darauf zugreifen.
absentify in der Teams-App herunterladen
Es ist einfach, die absentify App in deinem Microsoft Teams Konto zu installieren! Gehe einfach zu Microsoft Teams > Apps > suche nach absentify > klicke auf Hinzufügen. Die App wird automatisch installiert, sodass du absentify von deinem Teams-Konto aus verwenden kannst.
Wenn du noch nicht in deinem Microsoft-Konto angemeldet bist, wirst du dazu aufgefordert. Danach wirst du automatisch zum absentify Dashboard weitergeleitet.
Abteilungen hinzufügen
Durch das Hinzufügen von Abteilungen kannst du sicherstellen, dass die Abwesenheiten deiner Mitarbeiter organisiert und für jede einzelne Abteilung leicht nachvollziehbar sind. Die von dir erstellten Abteilungen sollten deiner tatsächlichen Unternehmensstruktur entsprechen.
Hinweis:
Vergiss nicht, dass du für jede Abteilung einen Manager benötigst, der die Abwesenheiten der Abteilungsmitglieder genehmigt.
Beginne, indem du zu Einstellungen > Abteilungen navigierst.
Du wirst aufgefordert, Folgendes auszufüllen:
Name: Name der Abteilung
Manager: bis du deine Benutzer eingeladen hast, kannst du dich selbst als Manager festlegen und dies später bei Bedarf ändern
Genehmigungsprozess: wähle die Reihenfolge, in der die Abwesenheitsanträge an die Manager gesendet werden sollen, wenn die Abteilung mehr als einen hat
Maximal abwesend: die maximale Anzahl von Benutzern innerhalb der Abteilungen, die gleichzeitig abwesend sein können
Kontingent (Tage): das Standardkontingentsguthaben für Mitglieder der Abteilung (dies kann später in den Benutzerdetails geändert werden)
Wenn du mit deinen Änderungen zufrieden bist, klicke auf Speichern.
Um Änderungen an einer Abteilung vorzunehmen, gehe zu Einstellungen > Abteilungen und klicke auf das Stiftsymbol neben der jeweiligen Abteilung für "Bearbeiten".
Von hier aus kannst du Änderungen an der Abteilung vornehmen, einschließlich des Wechsels des genehmigenden Managers, indem du einen Benutzer aus der Dropdown-Liste auswählst.
Um mehr über mögliche Abteilungsänderungen zu erfahren, lies unseren Helpdesk-Artikel, Verwalten der Abteilungen.
Feiertage hinzufügen
Hat dein Team an Feiertagen frei? Wenn ja, können wir all diese Tage direkt in den Kalender eintragen und sie jedem Mitarbeiter individuell zuweisen.
Hinweis:
Denke daran, dass diese Feiertage nicht vom jährlichen Kontingent des Benutzers abgezogen werden.
Navigiere zu Feiertage
Beginne, indem du zu Einstellungen > Feiertage > Feiertag hinzufügen gehst.
Wähle das Land aus
Benenne den Feiertag und wähle dein gewünschtes Land aus dem Dropdown-Menü.
Wähle die Region des ausgewählten Landes aus
Nach der Auswahl des Landes wirst du aufgefordert, die Region auszuwählen.
Klicke auf Speichern, um deine Änderungen zu speichern
Dein neuer Feiertag wird nun in der Hauptfeiertagsliste angezeigt.
Für Unternehmen mit Nutzern, die unterschiedliche Spracheinstellungen haben, werden die Feiertage automatisch aktualisiert, um der vom Nutzer eingestellten Sprache zu entsprechen!
Bitte beachte, dass dies nicht für die Sprache, in der der Feiertagskalender benannt wurde, oder für hinzugefügte Termine gilt, da diese Einstellungen nur von einem Administrator erstellt/geändert werden können.
Erstellen von Gruppenfeiertage
absentify ermöglicht es Admins und Abteilungsleitern, Gruppenanfragen zu erstellen – ideal, wenn dein Unternehmen eine unternehmensweite Abwesenheiten, zum Beispiel für die Winterferien, anbietet. Dies erspart den Genehmigern den Aufwand, jede einzelne Anfrage zu bearbeiten, da sie die Gruppenanfrage mit nur einem Klick genehmigen können!
Weitere Informationen zu Feiertagen und Gruppenauszeiten findest du in unserem Helpdesk-Artikel Gesetzliche Feiertage.
Abwesenheiten anpassen
Kontingente und Abwesenheitstypen sollten hinzugefügt werden, bevor du dein Team einlädst, damit ihre jährlichen Kontingente bereits eingerichtet sind, bevor sie zur App eingeladen werden.
Ein Kontingenttyp erstellen
Der folgende Abschnitt gibt einen kurzen Überblick über die Erstellung von Kontingenten. Für eine detailliertere Erklärung, besuche unseren Artikel über
Neues Kontingent anlegen
Beginne, indem du zu Einstellungen > Kontingente > Neues Kontingent navigierst.
Hier kannst du den Kontingenttyp gemäß der folgenden Einstellungen anpassen:
Name: Benenne den Kontingenttyp
Kontingent in Tagen oder Stunden: Im Dropdown-Menü kannst du die Abwesenheitseinheit des Kontingents auswählen. Das jährliche Kontingent muss in der gewählten Einheit eingegeben werden.
Maximale Übertragung: Wenn ein Nutzer am Ende des Geschäftsjahres ein verbleibendes Kontingent hat, kannst du das Maximum festlegen, das ins nächste Geschäftsjahr übertragen werden kann.
Limit ignorieren: Aktiviere diese Option, wenn Nutzer mehr Abwesenheit nehmen dürfen, als ihnen zugeteilt wurde. Bei deaktivierter Option können Nutzer keine weiteren Abwesenheiten dieses Typs anfordern, sobald das festgelegte Limit erreicht ist.
Standardkontingent für aktuelles und nächstes Jahr: Lege fest, wie viele Tage jeder Nutzer als jährliches Kontingent für das aktuelle und das nächste Geschäftsjahr deiner Organisation erhält.
Die gewählte Zeiteinheit kann später nicht mehr bearbeitet werden. Stelle sicher, dass du die richtige Zeiteinheit in Tagen oder Stunden eingibst!
Klicke auf Speichern, um deine Änderungen zu sichern.
Ein Standardkontingent einrichten
absentify bietet Administratoren auch die Möglichkeit, ein Standardkontingent pro Nutzer einzurichten und bestimmte Kontingente vom Kontingent eines Nutzers zu entfernen. Erfahre mehr über Standardkontingente Standardkontingente.
Einen Abwesenheitstyp hinzufügen
Nachdem du ein neues Kontingent eingerichtet hast, kannst du jeden Abwesenheitstyp individuell anpassen und auswählen, von welchem Kontingent die Abwesenheit abgezogen werden soll, oder einen neuen Abwesenheitstyp erstellen. Der folgende Abschnitt gibt einen kurzen Überblick über die Erstellung von Abwesenheitstypen. Für eine detailliertere Erklärung, besuche unseren Artikel über Erstellen und Bearbeiten von Abwesenheitstypen.
Gehe zu Einstellungen > Abwesenheitstypen und wähle den Abwesenheitstyp, den du bearbeiten möchtest, indem du auf das Stiftsymbol klickst, oder klicke auf Neuen Abwesenheitstyp hinzufügen.
Bearbeite die iCal-Synchronisierungseinstellungen nach deinen Wünschen.
Wenn der Abwesenheitstyp von einem Kontingent abgezogen werden soll, aktiviere die Option Von Kontingent abziehen und wähle das entsprechende Kontingent aus.
Beachte bitte, dass, wenn du einen Kontingenttyp mit einer anderen Abwesenheitsdauer-Einheit als die im Abwesenheitstyp angegebene auswählst, die Dauereinheit automatisch an die entsprechende Kontingenteinheit angepasst wird.
Entscheide, ob der Arbeitsplan oder Feiertage des Nutzers bei der Berechnung der Kontingente berücksichtigt werden sollen.
Beende das Einrichten deines Abwesenheitstyps, indem du die Datenschutzeinstellungen bearbeitest, und klicke auf Speichern, um deine Änderungen zu speichern.
Für eine ausführlichere Erklärung zur Erstellung von Abwesenheitstypen, klicke hier: Erstellen und Bearbeiten von Abwesenheitstypen.
Benutzer hinzufügen
Nachdem du Abteilungen, Kontingente, Abwesenheitstypen und Feiertage eingerichtet hast, ist es an der Zeit, dein Team aufzubauen, indem du deine Mitarbeiter registrierst. Gehe zuerst zu Einstellungen > Benutzer.
Du hast zwei Möglichkeiten, wie du deine Benutzer hinzufügen möchtest: einzeln oder per Massendatenimport aus einer Excel-Tabelle.
Einzelne hinzufügen
Klicke auf das Pluszeichen für Neuen Benutzer einladen.
Das Formular Neuen Benutzer einladen wird automatisch angezeigt, wo du aufgefordert wirst, die Details des Mitarbeiters hinzuzufügen. Diese beinhalten:
Name
E-Mail: dies muss eine Microsoft-E-Mail-Adresse sein
Abteilung(en): wähle eine oder mehrere Abteilungen, denen der Mitarbeiter angehört
Feiertage: wähle einen oder mehrere Feiertage aus, die im Kalender des Mitarbeiters angezeigt werden
Beschäftigungsbeginn: gib an, wann der Mitarbeiter seinen ersten Arbeitstag hatte/hat
Jahreskontingent: das jährliche Kontingent (aktuelles Jahr), das du für den Mitarbeiter festlegen möchtest
Pro-rata Berechnung
Die Kontingente für das aktuelle Geschäftsjahr werden automatisch anteilig basierend auf dem Eintrittsdatum des Arbeitnehmers und der Abteilung, der er zugewiesen ist, berechnet. Bitte überprüfe diese Kontingentwerte, um sicherzustellen, dass sie korrekt sind
Der neue Benutzer wird automatisch auf inaktiv gesetzt, bis du ihn aktivierst. Dies geschieht unter Einstellungen > Benutzer > Bearbeiten > Benutzer aktivieren. Durch Aktivieren des Schalters An sendet absentify dem Benutzer einen Einladungslink per E-Mail. Bevor du diese Funktion aktivierst, stelle sicher, dass das Profil des Benutzers vollständig eingerichtet ist!
Per Import
Wenn du deine Benutzer per Excel-Export importierst, empfehlen wir, zuerst die Teams- und Entra-ID-Gruppensynchronisierung unter Einstellungen > Microsoft zu aktivieren. Weitere Informationen zur Einrichtung dieser Funktion findest du unter Microsoft Integration.
Klicke auf Benutzer importieren.
Du wirst aufgefordert, eine Excel-Vorlage herunterzuladen. Klicke auf Herunterladen.
Die Tabelle enthält drei verschiedene Blätter, auf denen du die Informationen deines Unternehmens ausfüllen kannst.
Springe zu diesem Artikel, Benutzer importieren über Excel, der das Ausfüllen dieses Dokuments detaillierter beschreibt.
Weitere Informationen zu den individuellen Berechtigungen pro Benutzer findest du in unserem Artikel Individuelle Benutzerrechte.
Brauchst du Hilfe?
Für weitere Hilfe, wende dich bitte an absentify support. Wenn du Vorschläge für neue Funktionen hast, hinterlasse bitte Vorschläge auf der absentify roadmap. Wir sind hier, um das Beste aus absentify für dich zu machen!
Schnelleinstieg:
Unsere Schnelleinstieg-Anleitung sind hilfreiche Ressourcen für deinem Team, um absentify erfolgreich zu nutzen!
Schnelleinsteig für Administratoren
Schnelleinstieg für Mitarbeiter
Schnelleinstieg für Manager
Aktualisiert am: 12/11/2024
Danke!